Archivo centralizado, descentralizado y mixto: ventajas, desventajas y tipos
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Resumen
El documento explica los tres sistemas de organización de archivos en una empresa: centralizado, descentralizado y mixto. Describe sus ventajas e inconvenientes, el control de entrega de documentos y la clasificación según la frecuencia de consulta en archivo activo, semiactivo y definitivo. También recoge los materiales y el mobiliario necesarios para guardar la documentación.
Puntos clave
- Archivo centralizado: toda la documentación se concentra en un solo lugar que atiende a los departamentos; ofrece eficacia y menor coste, pero genera retrasos.
- Archivo descentralizado: la documentación se reparte entre secciones y, tras un tiempo, se traslada a un depósito común; ofrece operatividad y rapidez, pero repite tareas y eleva el coste general.
- Archivo mixto: combina ambos sistemas, con un archivo central para documentación general y archivos específicos para los procesos en marcha.
- El control de entrega exige una solicitud por escrito y un recibí firmado que permanece en el archivo central.
- Archivo activo: documentos recientes o de procesos en marcha que se consultan con frecuencia.
- Archivo semiactivo: documentos que ya no están vigentes pero que deben conservarse por ley o por su valor para la empresa.
- Archivo definitivo o inactivo: documentos con valor histórico o documental que rara vez se consultan; los antiguos pueden eliminarse con el tiempo.
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Archivo Centralizado
La totalidad de la documentación se concentra en un solo lugar, desde el que se atiende a los distintos departamentos.
Ventajas del Archivo Central
- Eficacia en la gestión.
- Eficacia en la organización.
- Menor coste de instalaciones y materiales.
- Menor coste de mano de obra.
Desventajas del Archivo Central
- Todos los departamentos dependen del archivo central, menor operatividad.
- Retrasos en la gestión.
- Controlar la documentación que se entrega a los departamentos.
Control de Entrega de Documentos
Controlar cuándo y a quién se entregan documentos:
- Cuando una sección o departamento necesita algún documento, lo solicita por escrito al archivo central. Dispone de un modelo estándar, en el que figuran datos sobre el departamento y la persona que hace la solicitud, tipo de documento, fecha en la que se entrega, así como la devolución.
- Una vez entregado, se firma un recibí, que permanece en la central y permite llevar un control de la documentación.
- Cuando los documentos vuelven al archivo central, la ficha de solicitud puede ser eliminada.
El Archivo Descentralizado
La documentación se reparte entre diversas secciones y, pasado cierto tiempo, se lleva a un depósito común.
Ventajas del Archivo Descentralizado
- Operatividad.
- Rapidez en la gestión.
- Menor coste de gestión.
Desventajas del Archivo Descentralizado
- Se repiten las tareas de archivo.
- Mayor coste general.
- Menor eficiencia.
Archivo Mixto
Combina lo mejor de los dos sistemas: el archivo descentralizado y el centralizado. Aprovecha las ventajas y evita los inconvenientes.
Formas de Operar
- Concentrar la documentación de carácter general en un archivo central, y mantener archivos específicos de cada departamento o sección.
- Descentralizar el archivo por departamentos para aquellos procesos que están vigentes o en marcha, y una vez finalizados, se trasladan a un archivo central.
Frecuencia de Consulta de la Documentación
El archivo mixto combina lo mejor de los dos sistemas: el archivo descentralizado y el centralizado. Aprovecha las ventajas y evita los inconvenientes.
Formas de Operar
- Concentrar la documentación de carácter general en un archivo central, y mantener archivos específicos de cada departamento o sección.
- Descentralizar el archivo por departamentos para aquellos procesos que están vigentes o en marcha, y una vez finalizados, se trasladan a un archivo central.
El Archivo Activo
Lugar donde se guardan los documentos que se consultan con frecuencia, porque son recientes o porque se refieren a procesos en marcha. Una vez que dejan de estar activos se llevan a otro lugar.
El Archivo Semiactivo
Para la documentación procedente del archivo activo, que ha dejado de estar vigente, pero que todavía no se puede eliminar, porque la ley obliga a conservarla o porque sigue teniendo valor para la empresa.
El Archivo Definitivo o Inactivo
Para guardar los documentos que, aunque hayan perdido su vigencia o actualidad, siguen teniendo un valor histórico o documental para la empresa. La información recogida en este archivo rara vez se consulta. Puede ocurrir que, pasado determinado tiempo, dejen de tener interés y haya que eliminar los antiguos.
Equipos y Materiales Necesarios para Guardar los Documentos
La elección de unos y otros responderá a las necesidades de cada empresa, al tipo de documentos que van a guardar y a su propia organización.
Materiales
- Carpetas: Simples, con sistema de sujeción, carpeta de suspensión.
- Cajas de Archivo: Pueden ser de cartón o de material plastificado.
- Fichas: Material auxiliar del archivo.
- Guías
Mobiliario
- Estanterías abiertas para colocar en posición horizontal las carpetas.
- Estanterías abiertas para colocar en posición vertical las carpetas.
- Armarios.
Preguntas frecuentes
¿Qué ventajas tiene el archivo centralizado?
Ofrece eficacia en la gestión y en la organización, además de menores costes de instalaciones, materiales y mano de obra.
¿Cuál es la diferencia entre archivo activo y semiactivo?
El archivo activo guarda documentos que se consultan con frecuencia por ser recientes o de procesos en marcha. El semiactivo guarda documentos que ya no están vigentes pero que aún no se pueden eliminar porque la ley obliga a conservarlos o porque tienen valor para la empresa.
¿Para qué sirve el archivo definitivo o inactivo?
Sirve para guardar documentos que han perdido vigencia pero conservan valor histórico o documental. Su información rara vez se consulta.
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