Operaciones y Agenciamiento Marítimo: Roles Esenciales y Procedimientos

Salvage Association

Son entidades creadas también por las casas aseguradoras para prestar asistencia técnica a las naves cuando han sufrido algún accidente. Están compuestas por expertos que asesoran y coordinan todo lo necesario para salvar o recuperar la nave. Analizan precios y buscan la forma más eficiente y económica para el salvataje. Los expertos concurren al sitio del accidente y desde allí coordinan las operaciones.

El Agente Protector: Situaciones y Funciones

El agente protector emerge en diversas situaciones y cumple funciones específicas:

• Debe estar inscrito en la autoridad marítima competente.
• Representa al armador en juicio.
• No tiene facultades operativas respecto a la nave y la carga.
• Su función principal es vigilar el cumplimiento de los contratos de fletamento.

Relación entre Proforma y Remesa

Un liquidador de gastos, con antelación a la recalada de la nave, debe conocer el monto de la remesa enviada por el armador o naviero a la agencia. Esto es crucial para poder determinar, en el momento de liquidar los gastos, si la remesa enviada para la atención de su nave cubre los gastos reales. De no ser así, deberá informar inmediatamente al departamento responsable para que soliciten los fondos faltantes de forma oportuna. La proforma actúa como una estimación inicial de estos gastos.

Importancia de la Liquidación de Gastos para la Compañía

La liquidación de gastos es realizada por el agente de naves. Se efectúa lo más rápido posible para que el armador conozca el resultado comercial de la operación, protegiendo así sus intereses. Este proceso le permite al armador:

• Rechazar, endosar o aceptar los gastos presentados.
• Llevar un orden adecuado de su contabilidad.

Departamentos Clave en la Agencia Marítima

Departamento de Abastecimiento

Funciones principales:

• Compra de combustible.
• Adquisición de vituallas y lubricantes.
• Gestión de provisiones y pertrechos.
• Compra de repuestos.

Departamento de Exportación

Funciones principales:

• Cierre de cargas.
• Cálculo de fletes.
• Coordinación de la exportación.
• Emisión del Bill of Lading (Conocimiento de Embarque).
• Corrección y confección de documentos relacionados.

Departamento de Reclamos de la Carga

Funciones principales:

• Recepción de reclamos.
• Liquidación del viaje de la nave.
• Coordinación con el naviero.
• Coordinación con el seguro.
• Cálculo de pérdidas.
• Realización de inspecciones.

Departamento de Contenedores

Cuatro funciones principales:

1. Gestión de contratos de arriendo de contenedores.
2. Coordinación del transporte y almacenaje de contenedores.
3. Emisión de documentos asociados (EIR, etc.).
4. Manejo de garantías, seguros y procedimientos operativos.

Departamento de Importación

Funciones principales:

• Recepción de documentos de importación.
• Revisión exhaustiva de la documentación.
• Aclaración de dudas o inconsistencias en los documentos.
• Coordinación con el naviero para atenciones específicas.
• Distribución de documentos a las partes interesadas.
• Atención al cliente importador.
• Apertura de manifiestos y documentos relacionados.

Departamento de Documentación

Funciones principales:

• Recepción de documentos.
• Revisión de documentos.
• Digitación de la información documental.
• Emisión de documentos (manifiestos, conocimientos de embarque, etc.).
• Cálculo y gestión de comisiones de agenciamiento.
• Distribución de la documentación.
• Corrección de documentos.
• Despacho final de la documentación.

Departamento de Venta de Fletes

Funciones principales:

• Captación de clientes.
• Establecimiento y manejo de tarifas.
• Servicio al cliente.
• Promoción y publicidad de los servicios.
• Planeación estratégica de ventas.
• Gestión de reclamos relacionados con fletes.
• Negociación de acuerdos comerciales.
• Elaboración de estadísticas y estudios de mercado.

Departamento de Transbordos

Funciones principales:

• Coordinación con el naviero para operaciones de transbordo.
• Confección de documentos específicos de transbordo.
• Procesamiento de instrucciones de transbordo.
• Coordinación del transporte asociado.
• Atención al cliente para operaciones de transbordo.
• Mantenimiento de tarifas de transbordo.
• Aseguramiento del cumplimiento de normativas aplicables.

Departamento de Operaciones

Funciones principales:

• Supervisión de estiba y desestiba.
• Coordinación de entrega y recepción de carga.
• Gestión de consolidación y desconsolidación de carga.
• Coordinación de la movilización de carga dentro del puerto.
• Gestión del almacenamiento de mercancías.

Actividades del Agente Naviero

El agente naviero general o consignatario realiza una variedad de actividades cruciales:

• Recepción y despacho de naves.
• Gestión de transbordos.
• Supervisión de operaciones portuarias.
• Manejo de la unidad central de documentos.
• Venta de fletes y servicios asociados.
• Control y gestión de contenedores.
• Procesos de importación y exportación.

Actividades de los Receptores de Naves

Los receptores de naves, parte del equipo de agenciamiento, se enfocan en:

• Recepción física de la nave a su arribo.
• Despacho de la nave al zarpe.
• Atención a las necesidades de la tripulación.
• Coordinación portuaria general.
• Coordinación del servicio de pilotaje.
• Coordinación con las autoridades marítimas y portuarias.
• Coordinación con proveedores de servicios.
• Elaboración de informes estadísticos y operativos.
• Supervisión de operaciones de embarque/descarga.
• Mantenimiento de comunicaciones efectivas con todas las partes.