Manuales de Procedimiento: Estructura y Elementos Clave para la Eficiencia Organizacional

Manuales de Procedimiento: Fundamentos y Estructura

Los manuales de procedimiento consisten en una serie de documentos que representan el recurso más común dentro de una organización. Su propósito principal es homogeneizar los procesos; es decir, asegurar que la producción sea siempre constante e igual, independientemente de quién ejecute la tarea.

Objeto del Documento

El objeto indica de qué trata el documento y define su contenido esencial. La idea fundamental es que, cuando surja un trabajo, el colaborador pueda consultar exactamente cómo ejecutarlo. Cada documento representa la atomización de un proceso; es decir, se llevan a la mínima expresión para que sean más manejables, dividiendo el trabajo de forma eficiente.

Se redacta en tiempo presente utilizando un verbo en infinitivo. Por ejemplo:

• “El presente documento establece la frecuencia de compras de materiales e insumos”.
• “El presente documento explica el desarrollo del paso de alineación de tal pieza”.

Alcance del Procedimiento

El alcance es una delimitación del objeto y resulta más específico. Permite que la persona identifique rápidamente en el manual la parte del proceso que la involucra directamente. Se redacta en tiempo presente y existen dos formas principales de definirlo:

• Por procesos: Se define desde qué punto inicial hasta qué punto final se ejecuta el procedimiento.
• Por personas: Consiste en la descripción de los cargos y puestos involucrados en el proceso.

Ejemplo: “El presente documento describe el proceso de inscripción de cada semestre, desde que se define la cantidad de secciones por materia, hasta que los profesores entregan su disponibilidad y se arman los horarios [proceso]; incluye las actividades realizadas por la dirección de escuela y los profesores [personas]”.

Responsabilidades en la Organización

Las responsabilidades se definen bajo el principio de que se es responsable por aquello ante lo que se responde. En esta sección se detallan las jefaturas y cargos que, de una u otra manera, se involucran en el proceso. Se redacta generalmente en tiempo futuro.

Ejemplos de aplicación:

• Alcance por persona: “El presente documento incluye las responsabilidades de la Gerencia General”.
• Objeto: “El presente documento detalla la frecuencia de compras de suministros de materia prima”.
• Alcance por proceso: “El presente documento describirá las relaciones de compras y almacenes durante el proceso de capacitación”.
• Responsabilidad: “El gerente general velará por el cumplimiento de la norma ISO 9000 durante el proceso de la organización”.