Guia de Documents Administratius: Característiques i Models (Instància i Carta)

Documents Administratius: Característiques i Models

Entenem per documents administratius tots aquells escrits en què l'emissor o el receptor és una persona que s'encarrega d'administrar una entitat pública (govern, diputació, institut).

Característiques Generals

Estructura Clara

L'estructura ha de permetre separar visualment les diferents parts del text. Cada document té un format propi.

Registre Estàndard

El registre s'ha de caracteritzar per la correcció lingüística i per un grau de formalitat mitjà o, en certs documents, mitjà-alt.

Claredat i Concisió

La informació ha de ser l'estrictament necessària i, per tant, les idees s'han d'expressar de manera clara i concisa.

Tractament del Receptor

El tractament que cal donar al receptor és el de senyor o senyora i el de vós (us comunico) o vostè (li comunico).

To Neutre i Respectuós

Tenint en compte que ens dirigim a una persona que ocupa un càrrec, l'estil ha de ser neutre i respectuós.

Presentació

Els documents s'han de descriure en fulls DIN A4, amb el text emmarcat en marges d'uns 2 cm i amb un cos de lletra de 10 o 12 punts.

Fórmules Habituals del Llenguatge Administratiu

Fórmules de Tractament i de Salutació

• Senyor/Senyora
• Senyores i senyors
• Distingit senyor/Distingida senyora

Fórmules Introductòries

• El motiu d'aquesta carta és demanar-vos/informar-vos/comunicar-vos que...
• Us escric per comunicar-vos/informar-vos que...
• En resposta a la vostra carta de..., us comuniquem que...
• Hem rebut el vostre escrit del... en què ens assabenteu que...
• Referent a la vostra carta amb data de..., us comuniquem que...

Fórmules d'Agraïment

• Us agraïm l'interès que...
• Compteu amb la nostra gratitud...
• Gràcies per la vostra...

Fórmules d'Excusa

• Ens sap molt greu que...
• Us presentem les nostres disculpes per...

Fórmules de Conclusió

• Per tot això, us demanem/sol·licitem...
• Confiem que ens podreu respondre ben aviat.
• Si desitgeu més informació, quedem a la vostra disposició per a tot el que necessiteu.
• Us agraïm molt el vostre interès.
• Us agraïm per endavant.

Fórmules de Comiat

• Atentament.
• Rebeu una salutació de...

La Instància

És una sol·licitud escrita d'alguna cosa que un ciutadà o una ciutadana adreça a la persona responsable d'una entitat pública.

Dades de la Persona que Fa la Instància

Ariadna Ara Catalan, nascuda a Lleida el 10 de maig de 1994, estudiant de l'IES Josep Lladonosa de Lleida, amb DNI núm. 62.626.326A i amb domicili a Lleida, C/ Lluís Companys, núm. 15, 3r 1a (CP 25005), telèfon 973234562.

Exposició dels Fets

EXPOSO:

1. Que, en fer la matrícula de 1r de Batxillerat, vaig optar pel Batxillerat d'Humanitats i Ciències Socials i vaig triar les assignatures de modalitat següents: Grec, Llatí, Literatura Universal i Matemàtiques Aplicades a les Ciències Socials.
2. Que, un cop iniciat el curs, m'he adonat que els meus interessos s'orienten més aviat cap a l'àmbit científic, concretament cap als estudis de ciències de la salut.

Fórmula d'Enllaç

Per tot això,

Concreció del que se Sol·licita

DEMANO:

Que em permeteu modificar la matrícula i canviar de grup per tal de poder cursar el Batxillerat Científic fent les matèries de modalitat següents: Psicologia i Sociologia, Ciències de la Terra i Biologia.

Fórmula de Cortesia

Cosa que espero obtenir.

Localitat i Data

Lleida, 5 de març de 2010

Signatura

Destinatari (Càrrec)

SR. DIRECTOR DE L'IES JOSEP LLADONOSA. LLEIDA

La Carta

Una carta és una comunicació escrita de contingut variable que, per tant, permet tractar qüestions molt diverses: demanar informació, contestar un escrit que s'ha rebut, manifestar una queixa, fer una proposta, mostrar agraïment, fer una invitació, etc.

Destinatari o Destinatària

Sr. Àngel Ros, Alcalde de l'Ajuntament, Pl. Paeria núm. 1

Tractament

Distingit senyor,

Cos de la Carta (Distribuït en paràgrafs)

En nom dels alumnes i el professorat de l'IES Josep Lladonosa, em plau comunicar-vos que el dia 14 de juny celebrem una festa especial dedicada a la tecnologia i la ciència. La jornada constarà de diverses exposicions (experiments, noves tecnologies...) i diversos actes a través dels quals permetem donar a conèixer a les famílies i a la població una sèrie d'activitats que s'han dut a terme al llarg del curs.

Seria per a nosaltres una satisfacció poder comptar amb la presència d'un gran nombre de representants del consistori de la població i, de manera especial, amb la vostra intervenció, com a alcalde, en l'acte de cloenda que ha de tenir lloc a l'aula del centre a les 5 de la tarda.

Amb l'esperança que accepteu la invitació, us prego que us poseu en contacte amb nosaltres el més aviat possible per tal de poder concretar els detalls de l'acte.

Fórmula de Comiat

Rebeu una salutació cordial de

Signatura

Nom i Càrrec de l'Emissor

Xavier Solé i Montalà, Director de l'IES Josep Lladonosa

Localitat i Data

Lleida, 5 de maig de 2010