Gestión de Pedidos, Albaranes y Facturación: Conceptos Clave

Gestión de Pedidos y Documentación Mercantil

La gestión administrativa de las operaciones comerciales requiere un conocimiento preciso de los documentos implicados. A continuación, se detallan los aspectos fundamentales:

1. El Proceso de Pedidos

• Definición: El pedido es una solicitud de mercancía que realiza el cliente al proveedor (o el comprador al vendedor).
• Responsabilidad: Los pedidos los realiza el departamento de compras.
• Pedido en firme: Se denomina así cuando se realiza un pedido cuyas condiciones se han pactado previamente. Se suelen realizar en un documento creado por la empresa denominado pedido.
• Rotura de stock: Se puede producir cuando no se respeta el punto de pedido.

2. El Albarán y la Entrega de Mercancías

• Función: Es el documento que acompaña a la mercancía en su recorrido y acredita la entrega al cliente.
• Emisión y firma: Lo emite el vendedor, pero lo firma el cliente al recibir la mercancía.
• Verificación: Al recibir las mercancías solicitadas, se debe comprobar que coinciden con lo que figura en el albarán.

3. Facturación y Normativa

• Obligatoriedad: Los empresarios y profesionales están obligados a emitir facturas. También es obligatorio expedir factura cuando el destinatario lo exija.
• Emisor: La factura es un documento que emite el vendedor.
• Destinatario: No es necesario indicar el destinatario de una factura cuando no sea empresario ni profesional.
• Factura electrónica: Debe aparecer la firma digital del vendedor y se pueden expedir si el destinatario da su conformidad.
• Duplicados: Se pueden expedir duplicados de una factura cuando en la operación participen varios destinatarios.
• Factura proforma: Es un presupuesto de una posible venta.
• Facturas rectificativas: Pueden tener signo positivo o negativo.
• Conservación: Las facturas relativas a la compraventa de mercancías hay que conservarlas durante 4 años.

4. Transporte y Gastos Asociados

• Carta de porte: La expide la empresa que se dedica al transporte de mercancías para cobrar el servicio prestado.
• Gastos de transporte: Pueden incluirse en la factura y forman parte de la base imponible.
• Tipos de portes:
  • Portes debidos: Los paga el consignatario.
  • Portes pagados: Cuando los paga el vendedor.
• IVA en el transporte:
  • Si se incluyen en factura junto con las mercancías, se les aplica el 21% de IVA.
  • Si se facturan de forma independiente, se les aplica siempre el 21% de IVA.