Gestión y Conservación de Documentos en la Empresa: Claves y Métodos

Conservación de la Documentación

Antes de abordar la necesidad de guardar documentos, es fundamental distinguir entre dos conceptos clave:

• Información: Es la acción de formar e informar, es decir, hacer saber o dar noticia de algo.
• Documentación: Es la acción de documentar, que consiste en justificar la veracidad de algo mediante documentos. Un documento es cualquier escrito que informa acerca de un hecho.

La necesidad de guardar los documentos surge de dos aspectos fundamentales: la necesidad de información y la normativa legal.

A) Necesidad de Información

Debemos tener presente que todo lo que la empresa hace forma parte de su experiencia, conformando su crecimiento y su base de conocimiento. Todos los documentos impresos y las comunicaciones que realiza constituyen su vida empresarial y son fuentes de información necesarias para poder resolver sus operaciones diarias y futuras.

B) Norma Legal

Según el artículo 30 del Código de Comercio, las empresas conservarán los libros, la correspondencia y la documentación correspondiente a su negocio, de forma ordenada, durante seis años. Incluso el cese de la actividad no exime de este deber. En caso de fallecimiento del empresario, la obligación recae sobre sus herederos.

El Archivo

Concepto y Finalidad

El archivo es el lugar, físico o electrónico, donde se conserva el conjunto de los documentos de una empresa. Por lo tanto, podemos decir que archivar es guardar los documentos en un archivo. Su finalidad es doble: sirve como centro de información para tener los documentos ordenados y conservados, y además, constituye la memoria y el historial de la empresa.

Un buen sistema de archivo debe incluir una selección adecuada de los documentos, la aplicación de normas precisas y el uso de sistemas, métodos y técnicas eficaces.

Clases de Archivos

Podemos clasificar los archivos según diferentes criterios:

Según su ubicación y contenido:

• Archivos generales o centralizados: Todos los documentos se concentran en un único lugar.
• Archivos por departamentos o descentralizados: La documentación se distribuye en las diferentes secciones de la empresa.

Según su frecuencia de utilización:

• Archivos activos: Contienen documentos de consulta frecuente.
• Archivos definitivos o históricos: Albergan documentos que deben conservarse de forma permanente o que ya han cumplido el plazo legal de guarda.

Según su formato:

• Archivo manual: No utiliza procesamiento ni mecanización, por lo que requiere un esfuerzo físico para la búsqueda.
• Archivo informatizado: Utiliza el ordenador, simplificando la labor y ahorrando tiempo y esfuerzo. Actualmente, existen numerosos programas que realizan estas funciones.

Organización del Material

La elección del material y el lugar donde se va a guardar la documentación depende de varios factores, como el tipo de documento, su volumen, la comodidad en su manejo y su frecuencia de uso. Se dispone de varios tipos de materiales:

• Carpetas: Pueden ser sencillas (de cartulina), de sujeción (con espirales o anillas) o de suspensión (para ficheros).
• Archivadores: De tapas rígidas, donde los documentos se sujetan mediante ganchos que funcionan por palanca.
• Cajas archivadoras: Permiten contener una gran cantidad de documentos.

En cuanto al mobiliario, se pueden utilizar estanterías, armarios o ficheros con cajones.

Mecanización de la Información

Hoy en día, el ordenador se ha convertido en el elemento fundamental para el manejo de la información. Existen aplicaciones de uso general como los procesadores de texto, las bases de datos y las hojas de cálculo. Además, existen en el mercado los llamados paquetes ofimáticos, que integran los programas anteriores. También se comercializan otros programas que ayudan a realizar las funciones propias de la gestión de la empresa, como los programas de gestión de personal y de gestión comercial y contable.

Sistema de Clasificación

Hemos hablado del archivo como el lugar donde guardar documentos, pero es crucial definir cómo ordenarlos. Si introducimos documentación sin ningún criterio, el archivo perderá toda su utilidad. Para ello, debemos hablar de la clasificación y la ordenación de documentos.

• Entendemos por clasificar la acción de hacer separaciones por clases dentro de un conjunto de elementos.
• Entendemos por ordenar la acción de unir todos los elementos de cada grupo siguiendo un criterio específico.