Gestión y Clasificación de Archivos: Ciclo de Vida y Seguridad Documental
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Gestión y Clasificación de Archivos
El archivo es el lugar donde se encuentran ordenados y clasificados los documentos, tanto públicos como privados. Atendiendo a la antigüedad del documento, se dividen en:
- Activos: Documentos vivos.
- Semiactivos: Documentos de baja actividad.
- Inactivos: Documentos sin vigencia administrativa.
La Microfilmación
La microfilmación consiste en realizar fotografías a los documentos a través de un proceso que reduce considerablemente el tamaño del documento original.
Grado de Utilización de los Documentos
La clasificación según su uso se define de la siguiente manera:
- Activos: Los documentos se guardan en este tipo de archivo mientras su utilización sea frecuente.
- Semiactivos: Pasan a este archivo los documentos que se consultan de forma muy esporádica por ser operaciones ya finalizadas.
- Inactivos: Estos documentos rara vez van a ser solicitados.
Control de Acceso a la Información
El control de acceso a la información aumenta a medida que esta va siendo más confidencial y disminuirá a medida que su contenido sea menos relevante:
- Nivel alto: Ideologías, afiliación sindical.
- Nivel medio: Accidentes de trabajo, salarios, deudas.
- Nivel básico: Información de carácter general.