Fundamentos de la Gestión Logística Integral: Compras, Inventarios y Distribución Física

Tema I: Conceptos Fundamentales de la Logística

Definición y Objetivo Central

Logística: Control del flujo de materiales desde la fuente de aprovisionamiento hasta situar el producto en el punto de venta.

La logística abarca el flujo de información y el flujo de mercancías.

FIN Principal: Ofrecer a los clientes la máxima calidad de servicio al menor coste posible.

Factores de Cambio Logístico y Entorno Competitivo

Factores de Cambio Logístico:

• Exigencias crecientes del servicio.
• Las tecnologías de la información.
• Nuevas tecnologías de almacenaje.

Factores que Inciden en el Cambio del Entorno Competitivo:

• Globalización de las competencias.
• Explosión del servicio al cliente como ventaja competitiva.
• Utilización del tiempo de servicio como factor determinante de la competitividad.

Tendencias y Objetivos Logísticos

Tendencias y Estrategias: La logística evoluciona creando sistemas integrados de información y control para conseguir un flujo continuo de productos con las mínimas inversiones posibles y, consecuentemente, menores costes operativos.

Objetivos de las Funciones Logísticas:

• Garantizar el abastecimiento de todos los materiales que necesita la empresa.
• Minimizar los costes originados por el servicio.

Flujo Logístico: Materias Primas → Fabricación → Distribución → Punto de Venta → Consumidor.

Estudio Delphi: Consulta a expertos del sector sobre bienes de consumo, estrategias logísticas y distribución comercial.

Estrategias por Tipo de Empresa

Estrategias en Empresas de Distribución Comercial:

• Acortamiento del ciclo de pedido de tiendas.
• Automatización de las funciones logísticas.
• Planificación y gestión del transporte.

Estrategias en Empresas de Gran Consumo:

• Planificación y gestión integrada.
• Introducción en programas de calidad total.
• Acortar el plazo de servicio.

Áreas Clave y Operadores Logísticos

Áreas Claves de la Logística:

• Nivel de servicio al cliente.
• Sistemas de información.
• Operaciones Logísticas.

Operadores Logísticos:

• Distribución Comercial: Transporte a larga distancia, transporte de reparto capilar, almacenaje y gestión de stock.
• Gran Consumo: Transporte a larga distancia, almacenaje y preparación de pedidos, merchandising.

Principales Objetivos en la Optimización de la Cadena Logística: Satisfacción del cliente, Rentabilidad, costes y equipos.

Tema II: Función de Compras y Aprovisionamiento

Objetivos y Elementos de Compra

Objetivos del Departamento de Compra: Conseguir para cada producto las calidades, cantidades, precios y momentos de entrega adecuados.

Elementos de Compra:

• Calidad.
• Proveedor.
• Precio.

Aspectos del Pedido:

• Cantidades y fechas de entrega.
• Precio.
• Forma y plazo de pago.

Aprovisionamiento y Tipos de Pedidos

Aprovisionamiento: Fuentes de suministro, cantidades a adquirir, planificación y programación de compras. Incluye la Función de Compras y la Función de Aprovisionamiento.

Ventajas de Pedidos Cerrados:

• Ocupación adecuada de la capacidad de almacenaje.
• Optimizar el espacio con margen de seguridad.
• Optimizar la capacidad de carga de transporte.

Pedidos Abiertos:

Se utilizan si la demanda no es continua. Se fija una cantidad total y las condiciones económicas. Son muy utilizados en la centralización de la compra.

Evaluación de Proveedores

Criterios Cualitativos:

• Iniciativa de ahorro de costes.
• Calidad de la documentación.
• Aceptación de la paletización.

Tema III: Gestión de Inventarios

Concepto de Inventario

Cantidad de un determinado producto con la que se pretende establecer una cobertura que nos permita quedar a salvo, en lo posible, de los efectos de la demanda y los plazos de reaprovisionamiento.

Razones Positivas que Explican el Almacenamiento de Existencias:

• Cubrir plazos de entrega.
• Obtener descuento por grandes compras.
• Equilibrar fases del sistema productivo.

Significados del Stock por Departamento

• Comercial: Disponibilidad máxima, entrega rápida, calidad del producto.
• Finanzas: Inversión, gastos de almacenes, riesgos y seguros.
• Producción: Lote de fabricación, rotación de stocks, obsolescencia.

Clasificación y Costes de Inventarios

Clasificación de Stocks en Función del Estado:

• Materia Prima.
• Material o producto en curso de fabricación.
• Productos Terminados.

Costes Asociados a Inventarios:

• Coste de Adquisición de producto.
• Coste de Posesión de Inventario:
  • Coste Financiero.
  • Coste de Almacenamiento y obsolescencia.
• Coste de Realización de Pedido.
• Coste de Rotura de Stock:
  • De materias primas.
  • De productos terminados.

Gestión y Demanda

Gestión de Stock: Periodo de reaprovisionamiento, punto de pedido, lote económico, plazo de entrega.

Conocimiento de la Demanda:

• Demanda Determinista: Constante o Variable pero Conocida.
• Demanda Aleatoria.

Método Wilson (EOQ):

Para demanda constante y conocida. Determina el lote económico de pedido. Las variables son: Demanda Anual, Costes de aprovisionamiento y Costes de Almacenaje. Incluye el Stock de Seguridad.

Métodos de Previsión de la Demanda

Cualitativos:

• Red de Ventas.
• Opinión de los ejecutivos.
• Investigación de Mercados.

Cuantitativos:

• Regresión y Correlación.
• Modelos económicos.
• Alisados exponenciales.

Formas de Aprovisionamiento y Nivel de Servicio

• Pull (Tirar): Tira el producto (Almacén Regional → Almacén de Control).
• Push (Empujar): Empuja el producto (Almacén de Control → Almacén Regional).

Nivel de Servicio:

• Frecuencia Absoluta.
• Frecuencia Relativa.
• Probabilidad de demanda.

Tema III (Continuación): Negociación y Comunicación en la Cadena

Nuevas Relaciones Comerciales

Nueva Negociación: El fabricante toma conciencia como socio para la consecución de sus objetivos, a nivel bilateral o colectivo.

Organizaciones Acopladas:

• Distribución: El punto de venta es el centro de la empresa; los departamentos comerciales se agrupan por categorías de productos; la gestión por categorías adquiere preponderancia.
• Producción: Se enfrenta a especialistas con más información del mercado sobre sus productos.

Factores para los Cambios:

• La fuerza de las marcas.
• Las nuevas tecnologías.
• La eficacia de la publicidad.

Proceso y Formas de Comunicación

Proceso de Comunicación: El que habla → Lo que intenta decir → El que escucha.

Elementos del Proceso de Comunicación:

Emisor, mensaje, código, canal, contexto, receptor.

Objetivos del Proceso de Comunicación:

• Que el receptor reciba el mensaje (sms).
• Interpretación correcta del mensaje.
• Incitar a la acción.

Formas de Comunicación:

• Solo Verbal.
• Verbal Afectiva.
• No Verbal (Tono de voz, Expresiones Faciales, Movimientos Corporales).

Barreras y Reglas de Comunicación

Barreras de Comunicación:

• Debidas al entorno: Ruidos del ambiente, interrupciones varias, espacio físico.
• Debidas al emisor: Falta de código común, impresión del mensaje, actitud negativa.
• Debidas al receptor: Falta de atención, defensa psicológica, evaluar anticipadamente.

Reglas Comunicación Efectiva:

• Planificar y organizar el mensaje.
• Adaptar el mensaje al receptor.
• Mantener un orden lógico de argumentación.

Asertividad y Escucha Activa

Asertividad:

Saber decir NO sin ser agresivo.

Comportamiento Asertivo:

Reacción firme y desinhibida frente a situaciones adversas.

Formas de Conducta:

Asertivo, agresivo, pasivo.

Principios que Ayudan a Expresar la Opinión:

• Brevedad.
• Calidad.
• Sinceridad.
• Firmeza.

Ser Asertivos Implica: Ser capaz de decir NO, ser capaz de pedir un favor sin abusar de los demás, ser capaz de defender su opinión.

Método Escucha Activa:

• Ser consciente del otro.
• Observar e interrogar.
• Detectar las palabras claves.

Escucha Activa en Negociación: Nuestro interés se centra en la información que posee el oponente. Permite confirmar y ampliar la información preparada previamente.

Reglas Básicas para Mejorar la Escucha Activa:

• Tomar el tiempo necesario para escuchar.
• Escuchar y resumir.
• Preguntar y tomar notas.

Negociación en Compras y Venta

Departamento de Compras:

• Intervención de más de una persona en la toma de decisiones.
• Estilo del negociador basado en la racionalización y la utilidad.
• Buscan seguridad y precio.

Perfil del Vendedor:

Abierto, extrovertido, jovial.

Proceso de Negociación:

Preparación → Desarrollo → Conclusión.

Fases del Desarrollo de la Negociación:

1. Presentación.
2. Fijar límites y la agenda.
3. Negociación y alternativas.
4. Conclusión y acuerdos.

Principios de la Argumentación:

• Expresar los argumentos con claridad.
• Expresiones que eviten malas interpretaciones.
• Hablar en presente.

Tratamiento de las Objeciones:

• Nos dan información sobre el cliente.
• Generalmente son una táctica defensiva.
• A veces son dificultades reales o el resultado de la mala argumentación.

Herramientas del Negociador:

• Material de Apoyo: El Dossier, Gráficos y Diagramas, Otros medios de presentación.
• Entorno Físico: Uso del espacio, el mobiliario de los objetos, creado el ambiente adecuado.

Estilos de Negociación:

• Formalista: Propuestas concretas y precisas, coherencia entre lo que se dice y se hace, defender su postura y tener paciencia.
• Corporativo: Buscar soluciones a la esencia del problema, desarrollar la escucha activa y la paciencia, ayudar a concluir el proceso mediante resúmenes.
• Diplomático: Mostrar argumentos originales, mostrar agilidad mental, mostrar interés por lo que dice.

El Momento del Cierre:

• Cada vez aparecen menos objeciones y se ofrece menos reticencia a nuestros argumentos.
• Se observa cierta relajación en el ambiente.
• La parte contraria empieza a pedir detalles concretos con relación al servicio, plazo de entrega y cobro.

Tema IV: Gestión de Almacenes

Función y División de Almacenes

Función de los Almacenes: Evitar rotura de stock, movimientos especulativos, consolidación y división de pedidos.

División de Envíos: Fábrica → Transporte → Almacén de Distribución → Transporte → Cliente.

Clasificación de los Almacenes:

• Almacén de materias primas.
• De productos semielaborados.
• De productos terminados.

Tipos de Almacén según las Técnicas de Manipulación:

Convencionales, en bloque, compactos.

Clasificación de los Almacenes según Función Logística:

• Almacenes centrales o cabecera.
• Almacenes reguladores y de distribución.
• Depósitos.

El Almacén como Eslabón Clave

El almacén es un eslabón clave en la cadena logística. Interviene determinante en el Coste Global de la Cadena y el nivel de servicio.

Los aspectos claves son: número de almacenes, localizaciones de los mismos y dimensionamiento de cada almacén.

Localización Estratégica de los Almacenes

Implica:

1. Determinación de las necesidades.
2. El emplazamiento.
3. El dimensionamiento.

Determinación de las Necesidades:

• Aumento o disminución de líneas de productos.
• Aumento de zonas de influencia.
• Aumento de clientes y su tamaño.

Emplazamiento:

• Precio de los locales.
• Facilidades de acceso.
• Condiciones de tráfico, carga y descarga.

El emplazamiento su resolución responde a:

• Teoría de la Localización.
• Planteamiento de minimización de costes.
• Economías externas.

Teoría de la Localización:

• Modelo de Beneficios Potenciales (Incremento de la inversión).
• Modelos de Stokes (Coste unitario es inversamente proporcional al mercado potencial).
• Modelo de Reilly y Converse (Atracción de las ventas según población y distancia).

Dimensionamiento y Actividades

El Dimensionamiento:

• Características de la mercancía.
• Volumen de mercancía y número de referencias.
• Espacio para mercancía, pasillos, zonas de carga y descarga.

Actividades del Almacén:

• Entrada y recepción de mercancía.
• Clasificación de productos.
• Manipulación de mercancía.

Procesos Críticos:

• Cotejar la documentación.
• Comprobar la codificación del producto.
• Marcar la referencia o el precio de venta.

Sistemas de Información y Tecnología

Requisitos del Sistema de Gestión de Almacenes (SGA):

• Adecuado a la necesidad existente.
• Preciso en su información.
• Rápido en cuanto al proceso de la información.

Funcionalidad del Sistema Logístico de Información:

• Gestión de pedidos.
• Procesamiento de pedidos.
• Gestión de inventarios.

Tecnologías de Almacén:

• Código de barras.
• Capturas automáticas de datos.
• EDI (Intercambio Electrónico de Datos).

Ventajas y Beneficios de la Tecnología RFID:

• Lectura de varios productos simultáneamente.
• Mayor productividad.
• Reducción de errores.

Beneficios del RFID:

• Fabricante: Reduce el nivel de stock en toda la cadena, mejor gestión de fechas de caducidad, mayor eficiencia de los procesos.

Zonas del Almacén:

Recepción y control, servicios administrativos, almacenaje de mercancías y materiales varios.

Diseños de Almacén: En forma de T, de flujo giratorio, de esquina.

Tema V: Distribución Física

La distribución física es la función responsable de acercar el producto al mercado.

Organización de la Distribución Física

Organizar esta función comprende:

1. Establecer la red de distribución.
2. Seleccionar medios de transporte.
3. Planificación temporal de las rutas.

Modos y Medios de Transporte

Modos de Transporte:

Marítimo, carretera, aéreo, ferroviario.

Medios de Transporte:

Avión, coche, tren, ferrocarril.

Transporte Marítimo:

• Características: Gran capacidad de carga, costes reducidos, lentitud.
• Operadores Portuarios: Empresas estibadoras, agente de aduanas, el transitorio.
• Tipología: Carga masiva, línea regular, de cabotaje.

Transporte por Carretera:

• Características: Adaptabilidad a las cargas, rapidez, elevado coste.
• Canales de Comercialización: Directos, transitorios y centros de información, agencias de transporte.

Transporte Ferroviario:

• Características: Gran capacidad de transporte, redes de líneas fijas, flexibilidad.
• Tipología: Cerrados, jaula, plataformas.

Transporte Aéreo:

• Limitaciones: Peso de la mercancía, tamaño de las puertas, autonomía de vuelo.
• Características: Rapidez de entrega, sujeto a horarios fijos, reducida capacidad de carga.

Transporte Multimodal y Selección de Transportista

Transporte Multimodal: Reduce el tiempo de carga y descarga, disminuye el riesgo de accidentes y robos, acorta los plazos de transporte.

Aspectos Técnicos del Transporte Multimodal:

• Un solo contrato de transporte.
• Diversos medios de transporte.
• Facilitación de los trámites aduaneros.

Relación con el Transportista:

Problemas comunes: Incumplimiento de plazos, inadecuado seguimiento de la mercancía, coste elevado del servicio de calidad.

Criterios en la Selección de un Transportista:

• El coste.
• El plazo de entrega.
• La profesionalidad y credibilidad.

Modelos de Distribución

Elección del Modo de Transporte (Empresa): Localización de las fábricas, localización de almacenes, localización de los mercados.

Determinación del Tamaño de Flota: Volumen de carga, distancias, legislación.

Modelos de Distribución:

• Distribución Directa.
• Distribución de Red.
• Distribución Combinada.

Elección del Modelo de Distribución:

• Objetivo: Elegir el modelo con costes totales menores.
• Criterios: Completar la unidad de transporte, cumplir los plazos de entrega; el equilibrio entre ambos dependerá de los clientes.

Tema VI: Externalización y Logística del E-commerce

Razones para la Externalización (Outsourcing)

Razones de Externalización:

• Reducción de costes.
• Reducción de tiempos en las operaciones.
• Incremento de la calidad y nivel de servicio.

Canales Especializados:

Reparto capilar, necesidad de una infraestructura potente y eficiente, servicios de alto valor añadido.

Desarrollo del Negocio de Comercio Electrónico

Implica la gestión de:

• Recepción y almacenamiento y gestión de stock.
• Manipulación y preparación de pedidos.
• Centro de atención al cliente.

¿Por qué Subcontratar?:

• Mejorar el enfoque de la compañía en su objeto fundamental.
• Acceder a capacidades, habilidades técnicas o recursos especializados.
• Acelerar los beneficios de la reingeniería de procesos internos.

Requerimientos y Proceso de Subcontratación

Requerimientos para la Subcontratación:

• Posibilidad de reconversión del personal.
• Contar con potencial técnico suficiente para afrontar el control.
• Ambiente empresarial abierto a los cambios.

Pasos para la Subcontratación:

1. Formular un pliego de condiciones.
2. Proceso de licitación.
3. Confección de un contrato.

Condiciones Contractuales:

• Construir la especificación.
• Definición del nivel de servicio.
• Formato de los precios.

Tema VII: Rentabilidad y Control de Costes Logísticos

Costes y Rentabilidad

Costes Logísticos:

• De reaprovisionamiento.
• De proveedores.
• De stock.

Identificación de Costes:

Por cliente, por canal de distribución, por segmento de mercado.

Rentabilidad del Cliente:

Segmentar los clientes según tipología, análisis ABC, considerar los costes atribuibles.

Rentabilidad Directa por Producto:

Muy extendido entre los periodistas, puede utilizarse en la cadena logística, sigue el mismo esquema de la rentabilidad del cliente.

Ventajas de la Rentabilidad Directa por Producto:

• Control de costes de almacenamiento.
• Decisiones de aprovisionamiento correctas.
• Mayor eficacia de las promociones.