Fundamentos de la Administración y Supervisión Efectiva en la Empresa

Gestión de Recursos y Enfoques Administrativos

Para una administración eficiente, es fundamental considerar el recurso personal, así como las máquinas y equipos. Asimismo, los materiales (enfocados en la calidad del producto) y los presupuestos son pilares esenciales.

Funciones del Administrador

• Planificación: Definición de la ruta a seguir.
• Coordinación: Trabajo de los departamentos en conjunto.
• Organización y Control: Supervisión de los planes establecidos.

Enfoques Modernos de Gestión

• Enfoque contingencial: Capacidad de prepararse para lo nuevo (una visión clave de los gerentes).
• Enfoque sistémico: Comprensión del ciclo entrada / proceso / salida.

Objetivos de la Supervisión

La supervisión busca alcanzar metas específicas para el crecimiento institucional:

• Mejorar la productividad de los empleados.
• Asegurar el uso óptimo de recursos.
• Garantizar la rentabilidad de las actividades realizadas.
• Implementar capacitaciones constantes.
• Fomentar la comunicación: hablar con sus empleados y preocuparse genuinamente por ellos.
• Mejorar las condiciones laborales.

Características del Supervisor Exitoso

Un supervisor debe reunir competencias técnicas y humanas:

1. Conocimientos de trabajo: Dominio de materiales, calidad y costos.
2. Conocimientos de sus responsabilidades: Manejo de políticas y reglamentos.
3. Habilidad de instruir: Capacidad de brindar información clara y precisa.
4. Habilidad para mejorar métodos: Enfoque en el mejoramiento continuo.
5. Habilidad para dirigir: Basada en la credibilidad y colaboración.

Políticas de una Empresa

Cuando existe un compromiso formal, este se convierte en política. Es importante destacar que sin políticas no se tiene claro hacia dónde llegar.

¿Por qué fracasan las políticas?

• Incumplimiento de objetivos.
• Desconocimiento de la política por parte del personal.
• Creación de políticas utópicas.
• Redacción poco entendible.
• Objetivos que no están claramente establecidos.
• Falta de revisión periódica.

Políticas de Personal y Clima Organizacional

Las políticas orientadas al talento humano incluyen el reconocimiento al esfuerzo, la productividad, programas de incentivos, bonificaciones, gratificaciones, apoyo social y oportunidades de ascensos. Todo esto influye directamente en el clima organizacional.

Identidad Organizacional: Misión y Visión

Misión

Responde a las preguntas: ¿Qué somos? ¿Qué hacemos? En ella se refleja la personalidad de la empresa; a través de la misión se identifica la esencia de la organización.

Visión

Responde a: ¿Qué queremos ser? ¿Qué haremos? Existe una cadena lógica entre la Visión, las Políticas y los Objetivos (metas).

Planificación: Función Básica de la Administración

La planificación determina qué debe hacerse, quién debe hacerlo, dónde, cuándo y cómo, para lograr los mejores resultados. Para ello, es imperativo definir un objetivo que permita la materialización del plan o programa, la fijación de políticas y la determinación de normas y procedimientos.

Importancia de los Objetivos

Los objetivos buscan eliminar al máximo los imprevistos. Además, la planificación debe ser participativa para asegurar su éxito.

Pasos para una Planificación Exitosa

• Identificar el problema.
• Discutir las acciones y actividades que ayudan a solucionar problemas.
• Definir los pasos a seguir.
• Determinar quiénes asumirán las tareas.
• Analizar y evaluar los resultados.

Tipos de Planificación

• Planificación estratégica: Se proyecta a largo plazo y define los objetivos y estrategias globales.
• Planificación operativa: Puede ser de mediano plazo para varios objetivos; sirve para la actividad de un año o para el próximo mes.