Funciones del coordinador, reunión eficaz, hablar en público y gestión de conflictos

Funciones del coordinador

Funciones del coordinador: Producción: relacionadas con el contenido. Se hace el plan de trabajo (objetivos, metodología y sesiones). El coordinador presenta los temas, objetivos, modera las intervenciones y resume las decisiones.

Facilitación: relacionadas con el contenido y la participación. El coordinador da turnos de palabra para expresar opiniones e ideas, facilita la participación motivando a los inhibidos, modera a quienes participan en exceso y pretende conseguir que cada uno utilice sus propios recursos y se sienta importante en el grupo.

Regulación: relacionadas con la solución de conflictos. El coordinador es la conciencia del grupo, interpreta emociones y sentimientos.

Pasos para realizar con éxito la reunión

5.3.2. Pasos para realizar con éxito la reunión: Para lograr que una reunión tenga éxito, todos deben haber entendido lo dicho y acordado.

Preparación: se prepara el orden del día (lugar y fecha, tema a tratar y tipo de reunión) para saber cuál es el papel de cada uno.

Desarrollo: romper el hielo, crear un clima agradable. Se saludará a los invitados conversando mientras llegan todos, se comentará el objetivo que nos ha reunido, se desarrollará el tema centrando las intervenciones para no salirse del tema, resumiendo las aportaciones, evaluando el trabajo del grupo y resumiendo las conclusiones y decisiones que se toman.

Conclusión: se recuerdan los objetivos y los temas, se dejan claros los acuerdos y los temas pendientes para otro día, se agradece la asistencia y se hace un informe o acta de la reunión.

Hablar en público

5.4. Hablar en público: cuando hablamos en público es porque tenemos algo que ofrecer y las personas que están ahí quieren conocerlo.

Respecto al auditorio, deberemos conocer sus dimensiones y nuestra posición en él (sentado, de pie o en tarima) y la utilización de apoyos (micrófono, ordenador, guion).

Respecto a la audiencia: es bueno que conozcamos sus características para adaptarnos a sus expectativas, lenguaje y nivel de comprensión. Saludaremos para dar confianza y agradecer la asistencia, e invitaremos a la participación mediante la pregunta activa y el feedback.

Preparación de la exposición: deberemos preparar primero el material con antelación y después la introducción, de qué hablar, cómo, a quién y el cierre. Tendremos en cuenta el tono de voz alto al empezar, variar el tono, velocidad y volumen, utilizar ayudas visuales, poner un toque simpático o de humor, vestimenta adecuada y la sonrisa.

Evitaremos tocar objetos, pasarnos del tiempo previsto, gesticular en exceso, disculparnos por fallos y confiarlo todo a la memoria.

5.4.5. Puesta en escena

En cuanto a la comunicación no verbal, tendremos en cuenta el contacto visual con todos, la postura recta y manos abiertas, vestimenta apropiada, sonreír ya que el público será más receptivo, el tono de voz más elevado al empezar y variar el volumen, velocidad y tono, y ayudas visuales.

Vencer el miedo: pautas para superar la ansiedad

• Desacelerar la respiración (tomaremos aire, lo contendremos y sacaremos el aire).
• Cambiar la expresión de tensión de la cara (nos haremos conscientes de esa tensión en ojos, cejas, frente, cara, mandíbula y sonrisa).
• Relajar hombros (bajarlos relaja).
• Distraerse (no nos centraremos en los síntomas fisiológicos y miraremos al público).
• Bajar el volumen de voz (bajar el ritmo para tranquilizarnos poco a poco).

Tipos de conflictos

Tipos de conflictos:

• Según la forma: latente (existe pero no se manifiesta) o manifiesto (existe y se manifiesta abiertamente).
• Según la relación:
  • Individual: de origen interno y suele generar ansiedad, inseguridad, etc. En cuanto a la frustración: se da por no conseguir las metas propuestas. En el conflicto de intereses: las motivaciones personales que operan al mismo tiempo pueden llegar a ser incompatibles:
    • Atracción-atracción: todas las alternativas son igualmente atractivas pero solo se puede elegir una (me gustan dos carreras pero solo puedo estudiar una).
    • Evitación-evitación: hay dos opciones desfavorables y elijo una (si salgo, suspendo).
    • Atracción-evitación: la opción elegida tiene cosas positivas y negativas (me hago una dieta pero me invitan a una cena por compromiso social).
  • En el conflicto de roles: el rol que esperas de una persona no es el actuado (ej.: jefe sin estudios).
  • Interpersonales: existe conflicto entre varios para conseguir algo, afectan a las emociones. Cuando nos intentamos defender, nos protegemos y protegemos nuestra autoestima. Las relaciones se deterioran: se pueden romper por falta de comunicación, no ponernos en el lugar del otro, por carácter o personalidad, etc. Según los grupos: intergrupal (entre varios grupos dentro de una misma organización) e intragrupal (en grupos dentro del mismo grupo, ej.: clase).