Funcionamiento de las Licitaciones Internacionales: Fases y Requisitos Clave

Principios y valores que fundamentan la licitación

1. Publicidad: Garantiza la información suficiente, amplia y abierta a las empresas interesadas en el procedimiento de licitación, asegurando así la igualdad de condiciones de acceso. En este sentido, la divulgación del concurso objetivo se debe hacer de la forma más extensa posible.

2. Equidad (anticorrupción): Este principio garantiza la equidad entre los participantes, procurando la igualdad de oportunidades entre las empresas que compiten.

3. Transparencia: Se garantiza una máxima difusión de las comunicaciones y actos de las licitaciones, así como su fácil y correcta recepción por parte de los candidatos.

Fases del Proceso: Fase de Presentación de los Candidatos

Esta es la etapa de búsqueda y filtro inicial, donde la entidad compradora anuncia lo que necesita y las empresas empiezan a postularse.

• Aviso de la información previa: Es un anuncio anticipado. La entidad advierte al mercado de que habrá un proyecto; por ejemplo: "en los próximos meses vamos a necesitar construir un puente". Da tiempo a las empresas internacionales para prepararse, buscar socios locales o planificar su capacidad logística antes de que empiece a correr el reloj.

Aviso de contrato (Contract Notice)

Es el lanzamiento oficial de la licitación. Aquí se publican los pliegos de condiciones (técnicas, financieras y legales), los requisitos para participar y la fecha límite para entregar las propuestas.

Shortlist

En los casos de procedimientos de licitación restringidos, se elabora una lista corta de candidatos seleccionados a partir de la evaluación basada en los criterios de selección. A partir de este momento, solo las empresas incluidas en la shortlist pueden participar.

Invitación

En los procedimientos restringidos, el expediente de licitación se envía directamente a las empresas preseleccionadas; para el procedimiento abierto, el expediente queda disponible a partir de la publicación del anuncio del contrato. En ambos casos, el expediente contiene las instrucciones para los licitadores, detallando cómo y cuándo presentar las ofertas, los términos de referencia (qué debe incluirse en la oferta) y los criterios de adjudicación (cómo se evaluarán). La invitación se completa con los distintos formularios que deben utilizarse.

Fases del Proceso: Fase de Selección de los Candidatos

Es la etapa de cierre, donde se analiza la información recibida, se decide al ganador y se formaliza el acuerdo legal.

• Evaluación y Adjudicación: Un comité de evaluación analiza las ofertas y las califica según los criterios establecidos en el pliego de condiciones. Se dicta el fallo oficial donde se declara formalmente cuál es la empresa ganadora y se notifica a todos los participantes.

• Periodo de Suspensión: Es un plazo obligatorio de días hábiles (suele ser de 10 a 15 días) que transcurre después de anunciar al ganador, pero antes de firmar el contrato. Es una ventana legal para que las empresas que perdieron puedan revisar el acta, pedir aclaraciones o presentar recursos de impugnación si consideran que hubo irregularidades. El contrato no se puede firmar mientras este período esté activo.

• Firmas y Publicaciones: Una vez superado el periodo de suspensión, la entidad pública y la empresa ganadora firman el contrato definitivo, dando inicio legal a los trabajos. Se publica un último aviso oficial informando al mercado global quién ganó la licitación, por qué monto y bajo qué condiciones.

Documentación a presentar en una licitación

Expression of Interest (EOI): Es una carta o formulario formal donde la empresa comunica a la entidad contratante su existencia, cumplimiento del perfil e interés en participar en el proyecto.

• Datos de identificación: Información completa de número y domicilio de la empresa, identificación fiscal y datos de contacto.

• Descripción de la empresa: Detalle de la misión, visión y valores, acompañado de una copia del informe de gestión anual presentado a los accionistas.

• Cuentas anuales: Debe incluirse el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria, el estado de cambios en el patrimonio neto y el de flujos de efectivo, debidamente acompañados de un informe de auditoría. Si procede, se adjunta también el informe de autocartera.

• Experiencia: Información sobre la experiencia relevante en el sector objeto de la licitación (contratos ejecutados o en ejecución, detallados por países).

• Capacidad técnica: Justificación detallada y documentada de la capacidad técnica para ejecutar el contrato.

• Experiencia del personal: Referencia a la experiencia de los equipos humanos en trabajos previos similares.

• Disponibilidad: Detalle de la disponibilidad en términos de espacio y tiempo, citando posibles limitaciones.

• Referencias de terceros: Incluye publicaciones o informes realizados por terceros sobre la fiabilidad y solvencia de la empresa.

Otros documentos estandarizados

• RFI (Request for Information): Documento exigido para comparar las capacidades de los distintos proveedores.

• RFQ (Request for Quotations): Documento usado para establecer un rango o baremo de los precios de los productos o servicios.

• RFQs (Request for Qualifications): Documento donde la empresa especifica detalladamente sus capacidades técnicas. Permite al adjudicador construir un listado de posibles proveedores.

• RFP (Request for Proposals): Documento utilizado para presentar propuestas concretas cuando la capacidad técnica y financiera es determinante.

Fianzas y garantías en licitaciones internacionales

En las licitaciones internacionales influyen factores intangibles como compromisos políticos e imagen corporativa, lo que exige el cumplimiento de los contratos y la inclusión de garantías.

Garantías exigidas en los procesos de licitación y ejecución

La garantía es el compromiso de una entidad financiera de pagar al beneficiario si el cliente no cumple las obligaciones. Aunque a veces se usa como sinónimo, el aval es un tipo específico de garantía. En España, el ICO ofrece garantías internacionales para apoyar a empresas en estos procesos.

Tipos de garantías

En función de las necesidades del contrato, se distinguen cuatro tipos:

1. Garantía de cumplimiento: Instrumento financiero (aval bancario o seguro de caución) para asegurar que el proyecto se ejecute por completo y según lo pactado.

2. Garantía de licitación: Cubre la obligación de la empresa ganadora de mantener las condiciones ofrecidas hasta la firma del contrato.

3. Garantía de pago anticipado: Cubre la devolución del anticipo en caso de que las obligaciones no se ejecuten correctamente.

4. Garantía de los defectos o de mantenimiento: Se ejecuta si se detectan defectos en la obra o incumplimientos en el mantenimiento técnico. Suele estar vigente hasta la aceptación definitiva.

Participación de las empresas españolas en proyectos internacionales

Participar en licitaciones internacionales ofrece grandes ventajas de crecimiento:

• Financiación garantizada: El presupuesto ya está aprobado y reservado por el organismo gestor.

• Simplificación normativa: No siempre es necesario adaptarse a todas las leyes de contratación específicas de cada país si se rigen por organismos multilaterales.

• Seguridad y planificación financiera: Los pagos programados permiten una buena gestión de costes y están protegidos por la entidad financiadora.

• Prestigio y currículum: La experiencia internacional aporta reputación y mejora el posicionamiento local.

La clave del éxito: La empresa debe planificar minuciosamente cada etapa, prever las contrataciones necesarias y diseñar una estrategia sólida al preparar su propuesta.

CESCE

• Caución
• Seguros: Impago de exportaciones, cobertura individual y colectiva.
• Risk Management
• Financiación