Flujos de Comunicación Organizacional y Herramientas en la Era Digital

Comunicación Ascendente

La comunicación ascendente parte de los órganos inferiores de una organización y transmite información hasta los órganos de dirección. Este tipo de comunicación cumple tres funciones principales:

• Permite determinar si los subordinados han recibido y comprendido los mensajes dirigidos desde arriba.
• Proporciona feedback, mediante el cual la dirección puede obtener la información necesaria para evaluar y conseguir sus objetivos, planes, sistemas y métodos.
• Comunica a la dirección tanto la percepción de los subordinados acerca del funcionamiento de las dimensiones internas y externas a la organización, como las nuevas iniciativas acerca de procedimientos y objetivos de la organización, entre otras.

Tipos de Comunicación Ascendente

Dentro de esta categoría, podemos encontrar las siguientes modalidades:

• Problemas y excepciones: Situaciones que se plantean en el desempeño del trabajo y que el empleado no puede manejar, de modo que las comunica a sus superiores.
• Informes del desempeño: Suelen ser informes escritos y periódicos que se envían a los superiores para informarles de la marcha del trabajo y la consecución de objetivos.
• Quejas y desavenencias: Se trasladan de manera ascendente en la jerarquía de la organización para su solución, siendo lo más usual plantearlas al superior inmediato.
• Sugerencias de mejora: Sistema por el cual los empleados pueden realizar propuestas de mejoras para la organización, su departamento, etc.

Comunicación Horizontal

La comunicación horizontal consiste en el intercambio lateral de mensajes entre miembros de un mismo nivel jerárquico dentro de la organización. Favorece el desarrollo de las tareas y la resolución de problemas que puedan surgir. Esta comunicación puede dividirse en:

• Resolución intradepartamental del problema: Busca la coordinación entre los miembros de un mismo departamento.
• Actividades interdepartamentales: Facilitan la realización de proyectos que requieren actividades conjuntas.
• Asesorías de apoyo a departamentos: Expertos de estas áreas de apoyo realizan informes o proyectos específicos para departamentos de línea.

Comunicación Informal

Las comunicaciones informales constituyen un conjunto de interrelaciones espontáneas basadas en preferencias, simpatías y rechazos de los empleados, independientemente del cargo que ocupen.

Ventajas de la Comunicación Informal

Algunas ventajas de la comunicación informal frente a la formal son:

• Es una forma de expresión más espontánea y, por lo tanto, más satisfactoria.
• Es más rápida que los canales de comunicación formal.
• En algunos casos en que la comunicación formal sufre restricciones, la informal resulta más exacta.
• Proporciona gran cantidad de información al incorporar con mayor facilidad a los mensajes no solo contenidos racionales, sino también sentimientos, actitudes y valores de los miembros, aunque su transmisión no se produce de forma literal.

La eficacia de la comunicación informal viene afectada por una serie de factores como la proximidad y la atracción mutua, la semejanza de valores y la proximidad social en función de características como la clase social, los ingresos y el contexto cultural.

La Comunicación en la Era de la Información

La comunicación electrónica implica el uso de los medios electrónicos en las actividades de las empresas y de las organizaciones. Entre las herramientas principales destacan:

• Correo electrónico (e-mail): Reduce costos de distribución de información, aumenta el trabajo en equipo, reduce el tiempo, aumenta la flexibilidad y permite que los usuarios se conecten cuando y donde quieran.
• Lista de discusión: Grupos de personas que intercambian mensajes sobre un tema en particular.
• Servicio de noticias: Grupos de discusión de noticias. Es el intercambio de noticias entre grupos de personas con intereses comunes.
• Conversaciones interactivas en modo texto: Comunicación en tiempo real con otros utilizando el lenguaje escrito.
• Voz en internet: Conversaciones telefónicas a través de la red.
• Intranet: Permiten compartir información sin limitaciones de tiempo y espacio.