Estructura y Redacción de la Carta Comercial: Características y Tipos

Características Fundamentales de la Carta Comercial

Para lograr una comunicación empresarial efectiva, toda correspondencia debe cumplir con las siguientes cualidades:

• Clara: De fácil comprensión para que sea entendida a la primera lectura.
• Ordenada: Hay que poner los asuntos de forma lógica y coherente. El orden exige tratar los puntos que forman el contenido de manera independiente.
• Breve: Se ha de ajustar a lo que se desea comunicar, evitando el exceso de palabras.
• Precisa: Empleando en cada momento la palabra o frase que mejor se ajusta a lo que pretendemos expresar.
• Cortés: Evitando cualquier falta de consideración hacia el destinatario.
• Completa: Decir todo lo que hay que decir y conseguir con ella captar la atención de quien la lee, sin omisiones que puedan dar lugar a futuras consultas o aclaraciones.

Estructura de la Carta Comercial

La carta consta fundamentalmente de tres partes claramente diferenciadas:

1. El Encabezamiento

Ocupa el espacio superior del papel y consta de:

• Membrete: Contiene los datos identificativos del remitente (nombre, apellidos, logotipo, dirección, provincia, código postal y número de teléfono).
• Destinatario: Son los datos de la persona o empresa a la que se dirige la carta.
• Referencia: Número de expediente, etc.
• Asunto: Tiene por finalidad dar a conocer con pocas palabras el tema principal de la carta.
• Fecha: El día en que se manda.
• Saludo: Estimado/a señor/señora, estimado/a cliente/a.

2. Cuerpo o Texto

Es el contenido del mensaje y motivo principal de la carta. Ocupa la parte central del papel y se estructura en:

• Introducción al tema que se va a tratar.
• Exposición o desarrollo del asunto.
• Conclusión del tema.

3. Cierre o Pie

Se divide en:

• Despedida: Debe reunir las mismas características de sencillez y brevedad que el saludo y concordar gramaticalmente con él. Ejemplos: Le saludamos atentamente, reciba un cordial saludo o atentamente.
• Firma: Es un dato imprescindible, sin ella la carta no tiene validez.
• Nombre: Es el nombre y apellidos del firmante. Se coloca debajo de la rúbrica y se antepone con la abreviatura fdo.
• Cargo: Es el puesto o cargo que ocupa el firmante en la empresa, se escribe debajo del nombre.

Nota: Se usará una postdata o un anexo en caso de necesitar incluir información adicional.

Tipos Principales de Cartas Comerciales

La Carta de Presentación

Se envía para darse a conocer. Con ella, la empresa trata de introducirse en el mercado. Otras veces, se utiliza para comunicar un cambio de domicilio, apertura de una nueva sucursal, etc.

La Carta de Oferta

Se utiliza para dar a conocer un nuevo producto o servicio y realizar alguna oferta especial a los clientes habituales. Este tipo de cartas suelen ir acompañadas de catálogos, folletos informativos, libros de precios, etc.

Cartas de Solicitud de Información y Presupuesto

Cuando la empresa está interesada en adquirir un producto o servicio, procede a la localización de diferentes empresas que puedan suministrarle lo que necesita. Debe llevar detalles como:

• Condiciones de venta: Precios, tipos de envases, descuentos, bonificaciones, etc.
• Formas de suministro: Plazos de envío, gastos y medios de transporte, etc.
• Sistemas de pago y plazos que concede el vendedor.

Por su parte, el comprador facilitará al futuro proveedor el nombre de las empresas o entidades financieras que puedan aportar referencias sobre su solvencia.

Contenido del Presupuesto

Al recibir o emitir un presupuesto, se deben tener en cuenta los siguientes puntos:

• Características técnicas y componentes del producto objeto del presupuesto. También se deben incluir los planos y las características convenientes cuando se trata de artículos complejos.
• Importe total, matizando si este incluye transporte, instalación o montaje, impuestos, etc.
• Forma de pago, si debe efectuarse al contado o mediante una entrega inicial y varios plazos.
• Tiempo de validez del presupuesto (el plazo máximo para que sea aceptado). Pasado este plazo se procederá a actualizar el precio y confeccionar un nuevo presupuesto.

Carta de Pedidos

Hay que tener cuidado al redactarla, ya que se adquiere un compromiso. Se inicia con fórmulas como: Ante la necesidad de reponer nuestras existencias le rogaríamos nos remitan las siguientes mercancías… o bien De conformidad con su oferta número X nos complace cursarles el siguiente pedido.

Posteriormente pasamos al contenido en el que se detallará con precisión:

• Las mercancías que se solicitan (cantidad, descripción, precios, etc.).
• Las condiciones a las que se ha de ajustar el pedido (plazo de entrega, forma de envío, lugar de entrega, forma de pago, descuentos, portes, seguros, etc.).

En cuanto a la despedida, se suelen utilizar frases como: En la confianza de recibir los artículos según lo establecido nos despedimos atentamente.