Estrategias de Comunicación Escrita y Correspondencia Comercial Efectiva

1. La comunicación escrita en la empresa

La comunicación escrita es muy frecuente en la actividad de las empresas y constituye uno de los tipos de comunicación más importantes.

Características principales

• Código: Utiliza como código el lenguaje escrito.
• Comunicación diferida: Se trata de una comunicación diferida desde que se transmite el mensaje hasta que llega con claridad y corrección.
• Retroalimentación: La retroalimentación no es inmediata.

Formas de expresión

En el ámbito empresarial se utilizan diferentes tratamientos, terminologías y fraseologías con abreviaturas, siglas o acrónimos.

• Saludo: Por ejemplo, "Señores".
• Despedida: Por ejemplo, "Atentamente".

Siglas y acrónimos

• Siglas: Se forman a partir de las letras iniciales, sin espacios ni puntos, se escriben en mayúscula y no llevan tilde.
• Acrónimos: Son formaciones libres de vocablos que, además de las iniciales de las palabras, incorporan otros elementos.

Signos de puntuación

• Punto: Señala una pausa larga en el texto (puede ser punto y seguido, punto y aparte o punto final).
• Coma: Indica una pausa breve en el texto.
• Dos puntos: Utilizados frecuentemente en cartas y documentos.
• Punto y coma: Señala una pausa intermedia.

Estructura de una carta

1. Introducción: Debe exponer de forma resumida lo que se va a decir.
2. Cuerpo principal: Donde se desarrolla el tema central.
3. Conclusión: Cierre del mensaje.

Manual de estilo de la empresa

Es el documento donde se recogen las normas que establece la empresa para la redacción de textos escritos, asegurando la uniformidad y profesionalidad.

2. La correspondencia comercial

Es el documento por excelencia en la comunicación escrita empresarial. La carta transmite la imagen de la empresa y le permite relacionarse con el exterior.

Características fundamentales

• Claridad: Un escrito es claro si solo da lugar a una única interpretación.
• Corrección: Escribir con corrección, sin faltas de ortografía y adecuado al manual de la empresa.
• Integridad: Es importante que el texto recoja toda la información que se quiere transmitir.
• Brevedad: Exponer las ideas con brevedad, mediante frases cortas, concisas y con las palabras necesarias.
• Cortesía: Uso adecuado de saludos y despedidas.

Características complementarias

• Coherencia: Un texto coherente es aquel que resulta claro y ordenado mediante el uso correcto de los signos de puntuación.
• Cohesión: Consiste en evitar la repetición innecesaria de palabras mediante el uso de pronombres, formas verbales adecuadas, conectores y una puntuación correcta.
• Adecuación: El texto debe escribirse con una intención concreta dirigida a uno o varios receptores dentro de un contexto específico.
• Generar interés: Motivar la lectura evitando que el receptor la abandone.
• Modernidad: La correspondencia comercial debe adaptarse a un lenguaje y formas utilizados en la actualidad.
• Lenguaje positivo y no sexista: Es fundamental evitar palabras con connotaciones negativas como "reclamación", "queja" o "desafortunadamente", promoviendo un trato inclusivo y constructivo.