Encapçalament carta formal
Otras materias5,39 KB
-Sempre cal donar resposta a tot document rebut. La carta comercial és un mitjà de comunicació i intercanvi d’informació entre empreses o entre empreses i particulars. Les cartes comercials s’envien no només per comunicar alguna cosa, sinó també per establir i mantenir relacions en l’àmbit empresarial. Es important mantenir l’amabilitat, sobretot en missatges negatius. El to amable s’aconsegueix usant fórmules de cortesia pròpies del llenguatge escrit, com salutacions i comiats.Els textos curts i el llenguatge clar i directe afavoreixen la comprensió del missatge.
Un dels recursos més importants per mantenir una bona relació comunicativa és evitar els judicis personals.
Un dels recursos més importants per mantenir una bona relació comunicativa és evitar els judicis personals.
PASSOS PREVIS
•Analitzar la situació •Generar idees i seleccionar la informació •Elaborar un esquema
REDACCIÓ: Redactar: elegir l’estil més adequat i presentar les idees en una seqüència lògica.
REVISIÓ •Revisar •Valorar •Polir.
PRESENTACIÓ DE LA CARTA COMERCIAL
•Els marges han de ser amplis. •Cada idea s’ha de desenvolupar en un paràgraf.
•El text s’ha d’alinear a l’esquerra i justificar. •Utilitzar sempre el mateix tipus de lletra, l’estil habitual és la rodona. •El subratllat de paraules i frases no es aconsellable.
ENCAPÇALAMENT
CONTINGUT:
•CAPÇELERA •DESTINATARI •REFERÈNCIES •ASSUMPTE •DATA •SALUTACIÓ
EL COS
CONTINGUT DEL COS: Introducció: plantejament inicial de l’assumpte i informació prèvia.
Desenvolupament: idea principal, informació i arguments en què es basa.
Conclusió: idea final, síntesi i incitació a actuar.
CLOENDA, PEU O CONCLUSIÓ
CONTINGUT:•Comiat •Signatura Signatura autògrafa Nom del signatari Càrrec que ocupa el signatari, •Annexos •Postdata.
CARTES RELACIONADES AMB EL CICLE COMERCIAL
LA COMANDA
La funció del document es doble.
Carta de confirmació Carta de denegació Carta de modificació Carta d’anul•lació
CARTES DE RECLAMACIÓ
Àrea essencial de l’empresa des del punt de vista estratègic.
CARTES DE PRESENTACIÓ
La carta de presentació és un document que s’usa per presentar una empresa, un producte o un servei.
TEXTOS PER A COMUNICACIONS INTERNES
-AVISOS I ANUNCIS
Són missatges breus adreçats a un col•lectiu per anunciar alguna cosa o avisar d’algun fet d’interès per a tothom. Se solen enviar a través de correu electrònic, a més d’exposar-se al tauler d’anuncis de l’empresa o un altre lloc apropiat i ben visible. Es redacten amb un llenguatge senzill i molt acurat.
-COMUNICAT INTERN O MEMORÀNDUM
La majoria de les comunicacions internes de l’empresa es poden fer personalment o per telèfon, però determinats assumptes interns s’han de quedar documentats per escrit. El missatge ha de ser breu i àgil.
-INFORME
L’informe es un document que recull la descripció de totes les dades, fets o esdeveniments relacionats amb un assumpte determinat.
Estructura: portada, introducció, desenvolupament, conclusions, recomanacions i annexos.
-CONVOCATÒRIA
La convocatòria és un escrit en què se cita una o diverses persones per tal que assisteixin a una reuníó.
S’utilitzarà un llenguatge neutre i concís, i s’hi informarà del motiu de la reuníó, el lloc, la data i l’hora. És obligatori que a l’ordre del dia consti la relació detallada dels assumptes.
Estructura: títol, convocatòria, ordre del dia i cloenda.
-ACTA
L’acta es la relació escrita del succeït, tractat i acordat durant una reuníó o assemblea.
Un dels participants actuarà com a secretari i s’encarregarà d’elaborar l’acta a partir de les notes recollides.
Estructura: capçalera, relació d’assistents, lloc i data de la reuníó, hora d’inici i finalització, ordre del dia, resum dels temes debatuts i decisions al respecte i signatura del secretari i acceptació i signatura del president.
-CERTIFICAT
El certificat és un document que permet constatar un fet determinat. S’emet a instància de qui el rep i l’elabora una persona autoritzada en l’organització.
Estructura: capçalera, cos, cloenda.
-NOTES DE RECEPCIÓ DE TRUCADES TELEFÒNIQUES I VISITES.
Les notes de recepció de trucades i visites són documents breus que utilitza la persona que atén el telèfon o una visita per transmetre un missatge al destinatari corresponent.
Estructura: destinatari, remitent, motiu de la trucada o de la visita, número de telèfon i missatge.
-TEXTOS PROTOCOL•LARIS
Els textos protocol•laris són documents formals que s’envien per cortesia a una persona o a un grup de persones sense tenir una finalitat comercial.
-TIPUS I CARACTERÍSTIQUES DELS TEXTOS PROTOCOL•LARIS
•Saluda •Invitació •Felicitació
1)