Documentación Esencial en Transacciones Comerciales: Pedidos, Albaranes y Trazabilidad

Flujo de Documentos en Operaciones Comerciales

Los documentos comerciales se clasifican principalmente en dos tipos:

• Documentos de compraventa: Incluyen el pedido, albarán, factura, carta de portes y ticket de venta.
• Documentos de pago: Abarcan el recibo de pago, cheque, letra de cambio, transferencia bancaria, etc.

El circuito documental entre el proveedor y el cliente se inicia con el pedido que envía el comprador al vendedor. Al entregar la mercancía, el vendedor emite el albarán para dejar constancia de la entrega. Una vez que el comprador examina y acepta la mercancía, el vendedor expide la correspondiente factura, detallando los artículos vendidos, precios, etc. Si el cliente devuelve mercancías defectuosas, se expide la nota de abono.

El Pedido Comercial

El pedido es el documento que el comprador envía a su proveedor para solicitar el suministro de los artículos deseados. Se puede solicitar de diversas maneras:

• Impreso o carta.
• Impreso del vendedor o propuesta de pedido.
• Por teléfono.
• Por internet.

Tipos de Pedido según Compromiso

Según el compromiso adquirido por el comprador y el vendedor ante la solicitud, existen dos tipos:

• Pedido en firme: Se utiliza cuando el comprador conoce todas las condiciones del vendedor y las acepta sin ningún tipo de reserva.
• Pedido condicional: Es aquel que está pendiente de una confirmación por parte del vendedor o del comprador.

Contenido Esencial del Pedido

Un pedido formal debe contener la siguiente información:

1. Emisor: Datos del comprador.
2. Proveedor: Datos de identificación del vendedor.
3. Nº Pedido: Puede ser correlativo o incluir una numeración específica. Las dos últimas cifras suelen indicar el año (Ej. 223/02).
4. Fecha de expedición: Día, mes y año en que se formaliza el pedido.
5. Referencias: Números de contrato o nombre de la persona que tomó nota si se realizó por teléfono.
6. Plazo de entrega: Tiempo estipulado para la entrega desde la fecha de emisión.
7. Medio de envío: Medio de transporte o agencia encargada.
8. Dirección de entrega.
9. Relación de artículos solicitados.
10. Condiciones: Forma de pago, descuentos aplicables, etc.

El Albarán o Nota de Entrega

El albarán es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. Consta de varias copias de distintos colores: una se queda el vendedor y dos van para el comprador, una de las cuales debe ser firmada.

La copia con la firma del cliente se remite a contabilidad para confeccionar la factura. La finalidad del albarán es acreditar que la mercancía se ha entregado al destinatario y sirve también de referencia para la confección de la factura. Es fundamental comprobar los artículos recibidos con el albarán; si no corresponden, se procede a su devolución y no se firma la aceptación.

Albarán Valorado

En ocasiones, si el comprador no exige factura y la compra se efectúa al contado, el documento que justifica la entrega se denomina albarán valorado. Se diferencia del albarán general porque se le añaden requisitos legales exigidos a las facturas. Cumple dos funciones: justificante de entrega y documento de compraventa.

Packing List

El Packing List es un documento similar al albarán, pero utilizado por los exportadores. Su función es complementar la información descrita en la factura y facilitar el reconocimiento selectivo de la mercancía por la inspección aduanera durante el despacho aduanero.

Trazabilidad en la Cadena de Suministro

La trazabilidad es el proceso de seguimiento de un producto a lo largo de toda la cadena de suministro, desde su origen hasta su destino final. Este proceso es de carácter obligatorio para los sectores que trabajan con alimentos, piensos o animales destinados a la producción de alimentos.

Requisitos del Sistema de Trazabilidad

El sistema sobre el que se sustenta la trazabilidad requiere el registro de información a tres niveles:

1. En la etiqueta que acompaña a la mercancía y que aporta los datos necesarios del producto.
2. La información que se registra en las bases de datos de cada agente que interviene en la cadena de suministros.
3. La transmisión de información vía electrónica entre los agentes de la cadena de suministros.