Comunicación Empresarial: Proceso, Tipos, Problemas y Claves del Éxito
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Información y comunicación
Información: contenido básico del mensaje, se envía y se recibe de forma inconsciente y unidireccional.
Comunicación: proceso intencionado cuya finalidad es provocar una reacción en el receptor; es bidireccional.
Proceso comunicativo
El proceso comunicativo consta de las siguientes etapas:
- Elaboración del mensaje.
- Transformación de la idea en lenguaje, símbolos y signos.
- Envío del mensaje a través de un canal.
- Recepción del mensaje.
- Interpretación de los signos.
- Emisión de una respuesta.
Problemas de la comunicación
- Código o lengua no común entre emisor y receptor.
- Señal que entra y sale de forma diferente.
- Nivel de lenguaje superior del emisor.
- Imprecisión en el mensaje (lenguaje).
Tipos de comunicación
Existen distintos tipos de comunicación: oral, escrita, corporal y gestual, sordomudo, tráfico, artística y táctil.
Comunicación eficaz
Para que la comunicación sea eficaz, todos los elementos que participan en el proceso comunicativo deben conocer el lenguaje y el código utilizados.
Comunicación en la empresa
Comunicación interna
Su objetivo es lograr una buena relación laboral.
Comunicación externa
Permite proyectar una buena imagen corporativa y dar a conocer el producto. Se establece entre la empresa y sus proveedores, clientes, empleados, accionistas, organismos oficiales y distribuidores.
Éxito y fracaso de la comunicación
Éxito: se logra cuando emisor y receptor colaboran para conseguir una retroalimentación razonable, siempre que ambos estén en escucha activa.
Fracaso: puede deberse tanto al receptor como al emisor.
Canales de comunicación en la empresa
- Personales: entrevistas y reuniones.
- Impersonales: publicidad.
Flujo de la información-comunicación
La comunicación interna puede ser descendente, ascendente u horizontal.
Objetivo del sistema de información-comunicación
Dentro de la empresa, su objetivo es dar a todo el personal implicado en el proceso comercial y de ventas información mayor y más exacta.
Clasificación de las comunicaciones
Según cómo se realizan
- Presenciales: conversación, coloquio y reunión.
- No presenciales: teléfono, megafonía y videoconferencia (especiales).
Según quién participa
- Individual: entre dos personas.
- Colectiva: grupales y asambleas.
Características de la comunicación oral
- El mensaje caduca.
- Es imposible comprobarlo posteriormente.
- Está influida por la percepción selectiva (selección de información en función del interés y el estado de ánimo).
- Retroalimentación inmediata: intercambio de mensajes con respuesta inmediata (feedback).
- Permite la rectificación inmediata.
Comunicación personal de ventas
Su objetivo es la reunión e intercambio de ideas e información, la toma de decisiones y la explicación y resolución de dudas.
Comunicación escrita
Puede ser interna, externa, individual o colectiva. Además, según el soporte utilizado, se clasifica en: documentos, correspondencia, propaganda, prensa, publicaciones oficiales y, según la tecnología empleada, en manuscrita, mecanografiada, reproducción y medios de transmisión (correo y fax).
Características de la comunicación escrita
- Permanencia en el tiempo.
- Comunicación diferida.
- No hay retroalimentación inmediata: no se pueden hacer preguntas ni obtener aclaraciones.
- Requiere mayor elaboración del mensaje.
- Permite la comunicación múltiple y simultánea.
- Se produce entre personas desconocidas.
- Es impersonal y voluminosa.
Claves para una buena comunicación escrita
- Pensar qué se escribe.
- Pensar a quién se escribe.
- Expresar las ideas de forma clara y breve.
- Cuidar el contenido, la gramática y la presentación.
Comunicación interna
- Normal: por teléfono.
- Con constancia: comunicación interior por triplicado.
- Aviso (anuncio o comunicado): para informar a todos los empleados de un hecho de carácter general. Debe emplear un lenguaje sencillo, incluir saludo y despedida, fecha, firma final, sello del departamento y firma del responsable.
- Tablón de anuncios.