Protocolo y buenas prácticas en llamadas telefónicas, centralitas y videoconferencias
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Protocolo en las llamadas telefónicas
Tratamiento
- Trato respetuoso y formal.
- Usar usted si no hay confianza; emplear don/doña o señor/señora al preguntar por alguien.
- Evitar conversaciones largas o temas confidenciales.
- Ajustar la forma de la llamada según la situación, el asunto y el rango jerárquico.
Atención de llamadas
- Contestar lo antes posible, preferiblemente al primer o segundo tono.
- Permitir dejar mensaje si no se puede atender.
- Usar un contestador amable e informar de los horarios de atención.
- Priorizar las visitas sobre las llamadas cuando no son urgentes.
- Dar tiempo al interlocutor para despedirse.
Atención de quejas
- Mantener la calma y escuchar al interlocutor.
- Hacer notar que se está escuchando mediante expresiones de comprensión.
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