Gestión y Organización de la Documentación en Centros Sanitarios

1. Concepto e Importancia de la Documentación

Se entiende por documento toda información registrada en un soporte. El formato estándar utilizado habitualmente es el DIN A4.

Importancia de la documentación

Es imprescindible para garantizar una atención sanitaria de calidad, además de ser un requisito legalmente exigible. A todos los pacientes hospitalizados se les debe proporcionar:

• Informe de alta.
• Factura correspondiente.

Tanto las pequeñas consultas como los hospitales y cualquier otra entidad deben conservar debidamente los documentos importantes.

1.2. Estructura de los documentos

Todo documento se compone de tres partes fundamentales: cabecera, cuerpo y pie.

2. Clasificación de la Documentación

Existe un gran número de documentos, muy variados, que cumplen funciones distintas. Podemos dividirlos en dos grandes grupos:

• Documentación no sanitaria: Relacionada con la gestión y administración.
• Documentación sanitaria: Se subdivide a su vez en:
  • Clínica: Relacionada directamente con la atención sanitaria al paciente.
  • No clínica: Generada en las actividades de gestión y administración vinculadas a la atención de los pacientes.

3. Documentación No Sanitaria

En las tareas de gestión, destacamos la labor de comunicación con pacientes y proveedores, así como la gestión de citas.

3.1. Comunicación con proveedores y clientes

Un buen funcionamiento de un laboratorio requiere una comunicación fluida. Esta se lleva a cabo de forma continua mediante diversos medios: verbal, electrónico o cartas comerciales.

Las cartas comerciales permiten informar o solicitar servicios a proveedores. Su estructura recomendada es:

• Cabecera: Membrete y destinatario.
• Datación: Fecha y lugar.
• Cuerpo: Saludo, texto principal y despedida.
• Pie: Firma y anexos.

3.2. Agenda de citas

Es conveniente aprender a confeccionar una agenda eficiente que incluya:

• Nombre y apellidos del paciente.
• Número de teléfono.
• Motivo de la visita.
• Forma de abono.
• Otros datos de interés.

Resulta muy útil para el facultativo disponer de un listado diario de visitas.

4. Documentos No Clínicos

Son aquellos empleados en los centros sanitarios para actividades de gestión y administración. Entre ellos, mediante programas informáticos, se gestionan:

• Documentación de petición y recepción de material.
• Envío o petición de materiales al servicio de esterilización.
• Planilla de dietas.
• Tarjetas sanitarias (incluyendo la tarjeta sanitaria individual).