Ventas

Presupuestos

Definición y Concepto

El presupuesto, conceptualizado en forma amplia, es una herramienta de dirección que tiene como principal objeto prever, coordinar y controlar en cifras monetarias el desarrollo de la actividad futura de una empresa durante un período.

Los presupuestos han de permitir a los diferentes niveles de toma de decisiones, formarse una idea aproximada, pero aun así, lo suficientemente clara y precisa de las posibilidades futuras de lograr el objetivo propuesto, como para confirmar el acierto de la gestión y permitirles en forma oportuna su rectificación o ajuste a través de la comparación continúa de los resultados reales con las cifras presupuestadas. Todo esto requerirá de un muy eficiente sistema de control presupuestario.

En resumen, podemos señalar que los resultados de la gestión de los negocios se muestran en los estados financieros. Entonces, los presupuestos son los estados financieros proyectados, los cuales serán expresiones formales de los planes administrativos que abarcan todas las áreas o fases de operaciones de la empresa.

Ventajas de los Presupuestos

Los presupuestos proporcionan a la administración general, los siguientes beneficios:

A.- Obliga a la administración a fijar los objetivos y metas en forma anticipada.

B.- Contiene dispositivos de control que permiten evaluar la gestión administrativa y planear mecanismos que permitan mantener la característica de flexibilidad de los presupuestos.

C.- Asegura la coordinación entre las unidades de la empresa.

D.- Establece que exista una estructura organizacional definida y acorde con los objetivos que se quiere lograr.

E.- Facilita la asignación eficiente de los recursos.

Limitaciones de los Presupuestos

A pesar de sus ventajas y los objetivos que tienen los presupuestos, su uso debe ser cuidadoso porque es una herramienta que tiene limitaciones. Estas limitaciones deben conocerse para que el presupuesto sea utilizado en forma adecuada y se obtengan con él los resultados esperados. Estas limitaciones son:

A.- Los presupuestos son una estimación aproximada de lo que traerá el futuro pero no es una medición exacta. Por lo tanto, no debe pensarse en ellos como algo estático, sino como un instrumento de planificación muy flexible.

B.- Los resultados no se obtendrán por el solo hecho de presupuestar. Los resultados se obtendrán cuando el presupuesto comience a ejecutarse.

C.- El presupuesto es un medio para conseguir fines y no es un fin en sí mismo. Por lo tanto, no es un sustituto de la administración, es sólo una herramienta de apoyo.

Período de los Presupuestos

El período que pueden abarcar los presupuestos dependerá de la naturaleza de la empresa o bien de las necesidades de información que requiera, pero lo mas generalizado es un período de un año, el que puede estar coordinado con el período contable. También se puede efectuar la planeación a corto, mediano o largo plazo.

Clasificación de los presupuestos.

1. PRESUPUESTO DE CAPITAL.

Se refiere al establecimiento de los flujos ocasionados por un proyecto específico de inversión, buscando evaluar la viabilidad y conveniencia financiera del mismo, a través de la medición de indicadores tales como; la tasa interna de retorno (TIR) o el valor actual neto (VAN).

1. PRESUPUESTOS OPERATIVOS.

Se definen como aquellos que tienen relación con la operación o giro de la organización.

1. Presupuesto de Ventas.
2. Presupuesto de Producción.
3. Presupuesto de Costos.
4. Presupuesto de Gastos.
5. Estado de Resultado Proyectado.

1. PRESUPUESTOS FINANCIEROS.

Se refieren a las decisiones financieras.

1. Presupuesto de Caja.
2. Balance General Proyectado.
3. Estado de Cambio en la Posición Financiera.

1. PRESUPUESTOS PERÍODICOS.

Se llama así a los que se confeccionan por un numero fijo de períodos, que al vencer cada período se agrega uno nuevo a los presupuestos.

1. PRESUPUESTOS FLEXIBLES.

Buscan dejar establecidas variables  que cambian de valor a través del tiempo, de tal forma que se conozcan los resultados a distintos valores, en este caso es similar al llamado análisis de sensibilidad.

1. PRESUPUESTOS POR NIVEL.

Determina los presupuestos a distintos niveles de actividad programada, por ejemplo, al 100% de capacidad instalada, al 80%, etc.

1. PRESUPUESTO PARCIAL.

Se refiere a que se presupuesta una sola actividad en forma aislada dentro de la organización y se administra en forma independiente.

1. PRESUPUESTO BASE CERO.

Se basa en el supuesto de que recién se inicien las actividades de la organización, desconociendo la validez de lo sucedido en períodos anteriores.

1. PRESUPUESTO DE CONTINUIDAD.

Es lo contrario al Presupuesto Base Cero.

1. PRESUPUESTO MAESTRO.

Es el presupuesto hacia el cual confluyen los flujos presupuestados de las distintas actividades de  la empresa.

1. PRESUPUESTO DE RESPONSABILIDAD.

Divide a la actividad presupuestada anual en términos de responsabilidad individual. Por ejemplo: metas por vendedor, niveles de producción, etc.

Sistema Presupuestario.

DEFINICION: es un conjunto de presupuestos que se relacionan entre sí; sirve para controlar periódicamente los presupuestos y para analizar las desviaciones.

Esta destinado  a construir y a  realizar los objetivos de la empresa, constituye una herramienta de planificación, coordinación y control.

Objetivos  del Presupuesto como herramienta de planificación.

1. Sirve para estimar los resultados de la empresa  para un período determinado.
2. Sirve para fijar metas  y estándares.
3. Sirve para asignar responsabilidades mostrando  los planes futuros en términos de las personas respecto de la ejecución.
4. Toma de decisiones y orientar  futuras acciones al hacer evaluaciones periódicas de estos.

Objetivos del Presupuesto como herramienta de coordinación.

Coordinar las actividades de la empresa  en su conjunto de manera  tal que la encausa   a conseguir los objetivos  finales.

Hace posible una efectiva acción administrativa.

Objetivo del presupuesto como herramienta de control.

Evaluación periódica del avance de la operación.

Ayuda a señalar el grado de eficiencia  al evaluar  los resultados  obtenidos

Funcionamiento del Sistema Presupuestario.

ENTRADA: es la información  interna y externa, cuantificable o no.

PROCESO: es el desglose, registro y orden de la información  obtenida.

SALIDA: son los presupuestos propiamente tal.

RETROLALIMENTACION: es la comparación de los datos y el análisis de estos para volver a planificar.

Etapas para la aplicación del control presupuestario.

1. Fijar estándar de rendimientos basados  en la experiencia o en cálculos financieros.
2. Medir los resultados reales en el período presupuestario.
3. Comparar los resultados reales obtenidos con los presupuestados.
4. Analizar las variaciones producidas y determinar las causas que lo originan.
5. Determinar medidas de rectificación.

 Presupuesto de Ventas.

Este es el punto de partida del sistema presupuestario, ya que sobre la base de las ventas se planifica la producción, los costos, gastos asociados, etc.

Las variables a considerar son los pronósticos de ventas en unidades, la proyección de precios, la publicidad, el estudio de mercado, los vendedores, etc.

Pronóstico de Ventas

Existen diversos métodos para pronosticar las ventas, entre ellos encontramos:

Métodos Estadísticos-Matemáticos.

Método de los mínimos cuadrados: consiste en linealizar el comportamiento de las ventas.

Y = b x + a 

            Y = variable dependiente (cantidad, unidades físicas, etc.)

         b = pendiente

         x = variable independiente (tiempo, mes, año, etc.)

         a = parámetro de posición  

Métodos en Base a Porcentajes.

Métodos en Base a la Experiencia.

Presupuestos de ventas valorizados

Ventas proyectadas (unidades)

              *

Precio de venta neto

Ventas netas

             +

Iva débito fiscal

Ventas brutas

Presupuestos de ingresos por ventas

Esta referido a proyectar el ingreso efectivo producto de las ventas del giro; en él se consideran las ventas brutas proyectadas y las políticas de crédito otorgadas a los clientes con su respectiva incobrabilidad.

PRESUPUESTO DE PRODUCCION

Las variables a considerar son: las ventas proyectadas en unidades físicas y la política de inventario final de artículos terminados.

PRESUPUESTO DE PRODUCCION.

Ventas proyectadas (unidades)

              +

Inventario final en artículos terminados.

              -

Inventario Inicial en artículos terminados.

Cantidad a producir.

PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MATERIA PRIMA DIRECTA.

Cantidad a producir.

          *

Tasa de uso

Consumo de materia prima directa (unidades)

           *

Costo unitario

Consumo de materia prima directa valorizado ($)

PRESUPUESTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA DIRECTA.

Consumo de materia prima directa

+

Inventario Final de MPD

-

Inventario Inicial de MPD

Cantidad a comprar

*

Costo unitario ($)

Compras netas ($)

+

Iva crédito fiscal.

Compras brutas

PRESUPUESTO DE EGRESOS POR COMPRAS.

PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MANO DE OBRA DIRECTA

Cantidad a producir

             *

Tasa de uso

Consumo de MOD ( hrs.)

            *

Valor de la hora

Consumo de MOD valorizado ($$)

PRESUPUESTO DE CONSUMO COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION CIF

Base de distribución

        *

cuota

Consumo de CIF valorizado ($)

PRESUPUESTO DE COSTO DE PRODUCCION

Consumo de MOD

           +

Consumo de MPD

           +

Consumo de CIF

Costo Total de Producción

PRESUPUESTO DE IVA.

Iva débito fiscal

           -

Iva crédito fiscal

Iva por pagar o recuperar

Presupuesto de Caja

Representa el comportamiento de los flujos de efectivo para mantener en todo momento la liquidez suficiente para que una empresa pueda hacer frente a todos sus compromisos.

En el presupuesto de caja se proyectan las entradas y salidas de dinero. Si ambas corrientes no coinciden, puede suceder dos cosas:

• Que las salidas de dinero sean mayores que las entradas de dinero. En este caso la empresa no tendrá suficiente liquidez, dicho de otra forma tendrá un saldo negativo de caja.
• Que las entradas de dinero sean mayores a las salidas de dinero. En este caso la empresa tendrá un saldo positivo de caja. Esto significa que puede hacer frente a todos sus compromisos y aun así tener excedente.

La empresa buscará la manera de financiar su saldo negativo (por ejemplo;  vía préstamos bancarios) y utilizar en forma  adecuada su saldo positivo o excedente (por ejemplo; invirtiendo ese excedente en un depósito a plazo)

El presupuesto de caja es una de las herramientas  más importante  para tomar decisiones de corto plazo que involucren la administración de los recursos financieros (dinero).

Desde el presupuesto de caja  se obtiene la siguiente información:

• Entradas de dinero y sus fuentes
• Salidas de dinero y sus usos
• Saldo de efectivo y su financiamiento o utilización

PRESUPUESTO DE CAJA.

 Balance General Proyectado o Balance Proforma

El Balance General Proyectado es un estado que basándose en datos de todos los presupuestos realizados con anterioridad, permite tener una visión sobre el estado futuro de los Activos y Pasivos de la Empresa.

El Balance General Proyectado es un estado fundamental de la empresa por cuanto nos mostrará en forma anticipada cual será el patrimonio de ésta, a través de una relación valorada de sus activos y pasivos, productos de las acciones que lleve a cabo la entidad durante el período presupuestado.

Además este estado proyectado  nos mostrará  cual podrá ser la situación económica y financiera de la empresa esto es,  si se cumplieron todos los planes trazados por la empresa para el período, a través de la relación sistematizada de los recursos económicos y financieros, debidamente clasificados y valorizados.

Estado de Resultados Proyectado

Es un estado proyectado que incorporando información sintetizada de presupuestos diversos realizados con anterioridad nos permite mostrar como se produce el resultado económico de la empresa.

En términos generales , este presupuesto permite apreciar cual será el resultado probable de la gestión empresarial al final del período presupuestado  y en particular permite conocer los detalles que provocarían este resultado. Es decir,  nos muestra la situación económica futura que tendría la empresa  producto de la eficiencia en la administración del negocio durante el ejercicio presupuestado.