Tipus de documents escrits en comunicació empresarial

CARTA:

Tipus de document escrit en el qual es transmet informació adreçada a un particular o a una altra empresa.

Carta comercial:

Mitjà de comunicació que té més influència en l'àmbit dels negocis, poden ser cartes de comanda, d'oferta de comandes, de reclamació,...

Carta circular:

Carta de tipus general adreçada a determinats col·lectius per a informar-los d'algun assumpte.

Carta de sol·licitud:

Quan enviem el currículum a alguna empresa hem d'acompanyar-lo amb una carta de sol·licitud de lloc de treball.

INFORME:

És una enumeració detallada i ordenada de fets concrets o activitats i és la resposta a una pregunta plantejada per una institució o persona que busca informació.

Tècnica de l'informe:

1. Redacció de manera directa i impersonal
2. Avoid frases llargues
3. Ha de ser comprensible, breu i concret
4. Avoid ambigüitats
5. Ha de ser monogràfic, tractar d'un sol tema
6. Aportar solucions alternatives a problemes concrets

INSTÀNCIA:

Document en el qual es formula una petició a un organisme o entitat pública o privada.

MEMORÀNDUM:

Comunicació breu entre diversos departaments o persones d'una mateixa empresa per a donar una informació determinada.

AVIS o ANUNCI:

Comunicació breu amb la qual es vol informar d'allò que es desitja que arribi al coneixement general en l'empresa.

SALUDA:

Comunicació breu que porta impresa la paraula saluda precedida del nom o càrrec del remitent.

COMUNICACIÓ ORAL:

És la transmissió de missatges mitjançant l'ús de la llengua parlada.

Característiques comunicació oral:

1. Expressió clara i concisa
2. Exposar les idees amb un llenguatge que s'ajusti al nivell intelectual i cultural de l'interlocutor
3. Adoptar actitud dialogant
4. Parlar alt i clar
5. Emprar frases curtes i seguir un ordre en l'exposició d'idees
6. Cuidar el llenguatge no verbal
7. Cuidar la pronunciació, intensitat i entonació

Etapas en l'elaboració missatge oral:

• Analitzar la situació: Delimitar els objectius, definir per què ho vull comunicar, identificar el receptor, establir el lloc més adequat
• Preparar el contingut del missatge: pensar abans de parlar, ordenar les idees, estructurar el missatge
• Formular el missatge: adaptar el missatge al receptor, construir frases amb paraules conegudes, cuidar l'entonació, captar l'interès amb una exposició atractiva

Tècniques comunicació oral:

DIALEG:

Conversa entre dues o més persones per tal de tractar algun tema concret i contrastar opinions.

DEBAT:

Tècnica oral en la qual diverses persones amb diferents opinions dialoguen sobre un tema, exposen els seus arguments i valoren altres per arribar a una proposta conjunta.

Recomanacions entrevista de treball:

C. VERBAL:

Preparar les respostes, llenguatge correcte, respondre sense agressivitat, evitar monosíl·labs, no interrompre, respondre de manera tranquila.

C. NO VERBAL:

Estrenyar la mà amb fermesa sense exagerar, no fumar, buscar postura còmoda per evitar moviments bruscos, mantenir contacte visual, presentar una imatge externa correcta, discreta i senzilla.

CONFERÈNCIA:

És una dissertació oral en la qual un conferenciant informa un auditori sobre un determinat tema.

ATENCIÓ TELEFÒNICA:

Regles bàsiques:

1. Quan sona el telèfon hi ha d'haver un responsable que l'agafi
2. Al despenjar es dirà el nom de l'empresa amb un to de veu amable
3. Identificar la trucada rebuda
4. Preguntar fins a tenir el motiu de la trucada
5. Hem de concentrar-nos en la conversa i no fer altres coses a la vegada
6. Parlar baix i a poc a poc i amb amabilitat

MISSATGE PUBLICITARI:

Objectius:

1. Captar l'atenció dels consumidors
2. Generar expectatives
3. Ser creïble i fàcil de comprendre
4. Afaborir una resposta i ser fàcil de recordar

ESCOLTA ACTIVA:

Comporta el fet de comprendre adequadament el que estem sentint i mantenir una actitud positiva davant del missatge i les conseqüències i els comportaments que pot provocar. L'escolta activa implica que estem comprenent el missatge, no que hi estem d'acord.

Estratègies per captar l'atenció del receptor:

1. Començar amb una visió de tots els punts que es tractaran
2. Presentar en 1r lloc els aspectes més positius del tema per captar l'interès de l'audiència
3. Seguir un ordre i estructura lògica
4. Acceptar comentaris i crítiques
5. Mirar el públic gairebé tot el temps
6. Cuidar la comunicació no verbal (gestos, tics, moviments)
7. Utilitzar correctament la combinació de volum, to, velocitat i pronunciació
8. Utilitzar un vocabulari senzill i adequat al nivell del receptor
9. Finalitzar l'exposició amb una sèrie de conclusions o resums

DIRECCIÓ:

És l'organ que determina els objectius que s'han d'assolir i els plans d'actuació que permetin la seva consecució, dota l'empresa de l'organització i recursos necessaris, estimula, mana, coordina i avalua els seus col·laboradors per executar els plans i assolir els objectius.

Característiques direcció:

1. Capacitat d'anàlisi crítica, mentalitat oberta, i per detectar oportunitats
2. Esperit emprenedor i entusiasme
3. Capacitat de prendre decisions ajustades a la situació
4. Capacitat organitzativa i de comunicació
5. Mentalitat per a influir i liderar els altres

Funcions direcció:

1. Planificació (ha de preveure i disposar els mitjans per ha fer-ho)
2. Organització (es fixen les estructures de l'organigrama)
3. Execució (un cop definit el pla i l'estructura per a dur-lo a terme, s'emprenen les accions)
4. Coordinació (es concreten els mitjans i esforços per l'acció comuna)
5. Control (Mitjançant el control es veurà si els plans han tingut èxit o poden fracassar)

Estils de direcció:

1. AUTOCRÀTIC: Davant d'un directiu que pensa que té subordinats, no col·laboradors i la seva visió sobre ells coincideix amb la teoria de McGregor. El directiu critica la feina dels membres i no pren part del seu treball. Els treballadors no es troben motivats.
2. PATERNALISTA: Directiu autoritari, reuneix moltes de les seves característiques però es preocupa pels problemes personals i professionals dels seus subordinats, com un pare que pensa que ha de decidir per ells. No hi ha normes, no es compleixen, no es té en compte les opinions dels subordinats.
3. ESTIL DEMOCRÀTIC: És un directiu que pensa que té col·laboradors, no subordinats i la seva visió sobre ells és amb la teoria Y (persones actives per naturalesa on actuen per assolir metes personals). Establiment de normes, possibilitat d'acció i de la participació de persones.
4. LAISSEZ FAIRE: El cap no exerceix la direcció i delega tota la seva activitat en els subordinats. Cada treballador acaba actuant segons la seva ètica personal. Els membres prenen decisions lliures sense participació del directiu.
5. BUROCRÀTIC: Crea una estructura jerarquitzada i fortament normativitzada. Creació d'un comportament rígid entre el dirigent i treballadors sense tenir en compte factor humà.
6. INSTITUCIONAL: Adapta el seu estil a situacions en les quals ha de desenvolupar el procés directiu, al clima laboral i capacitat dels col·laboradors. Preocupació per la gent, es fixa en el millor de cadascun, reconeix els errors, coneix a tothom per el seu nom, confia en la gent.

CÀRREC INTERMEDI:

És un professional amb un alt nivell de coneixements tècnics sobre la feina que es desenvolupa en la seva unitat, i que ha estat un element valorat per a la seva promoció professional en l'empresa.

Característiques càrrec intermedi:

1. Receptor de la delegació de funcions: Actua per aconseguir els objectius de l'empresa que han estat fixats pels directius.
2. Facilitador del treball dels seus col·laboradors: Te la responsabilitat del treball d'altres persones del seu rendiment i en conjunt de la consecució dels resultats.
3. Mediador: El seu paper és decisiu per tal de facilitar la comunicació ascendent.

Funcions:

1. Organitzar l'activitat, gestionar els recursos i dirigir les persones.
2. Gestionar l'informació necessària per a obtenir els resultats atribuïts a la seva àrea de competència.
3. Vetllar per l'aplicació dels plans de prevenció i seguretat.