Tipos de documentos comerciales y administrativos: características, estructura y uso

Tipos de documentos comerciales y administrativos

A continuación se describen los principales documentos de comunicación comercial y administrativa, con sus características y estructura.

1. Carta comercial

Sirve para el inicio de relaciones y para acciones anteriores (comprador o vendedor) referentes a pedidos o pagos, dentro o fuera de la empresa.

Encabezamiento: datos, fecha y dirección, asunto y saludo; cuerpo; despedida y firma.

2. Saludo protocolario

Saludo protocolario según el cargo. Se escribe en papel cuartilla y grueso, con parte impresa y parte escrita, en tercera persona y tono formal, vertical y sin firma.

• Encabezamiento: cargo + saluda a...
• Cuerpo
• Cierre: nombre y apellidos, fórmula de cortesía, localidad y fecha.

3. Informe

Conjunto de hechos internos y externos de la empresa. Debe caracterizarse por la comprensión, la rapidez, la claridad y la comparación.

• Encabezamiento en mayúsculas (nombre y apellidos, asunto y fecha)
• Cuerpo: introducción, exposición, conclusión y localidad
• Pie: destinatario

4. Notas interiores

Dentro del ámbito para la comunicación. Se escriben en papel variable, por duplicado.

• Membrete (nombre de la empresa)
• Referencia (nombres de los que se comunican)
• Asunto
• Cuerpo
• Localidad, fecha, firma y recibí

5. Citación

Convocatoria a reunión o asamblea.

• Membrete
• Introducción
• Orden del día
• Asistencia
• Fecha, cargo y firma

6. Acta

Comunicación interior que da fe del suceso de una reunión. Existe la obligación de llevar un libro de actas.

• Asistentes
• Asuntos
• Votación
• Acuerdos
• Lugar y tiempo
• Firma

7. Certificado

Se da fe de la veracidad de un hecho. Se escribe en tercera persona, en folio o cuartilla.

• Membrete
• Encabezamiento (nombre, apellidos, cargo o en mayúsculas)
• Texto + certificación
• Frase final (que consta)
• Localidad, fecha, firma, sello y visto bueno

8. Instancia

Demanda o solicitud de petición. Se presenta por duplicado para su justificación, en tamaño folio, en tercera persona, centrada a 1/3 del margen izquierdo, con breve respetuosa repetición y fecha en letra.

Instancia específica: empresa u organismo, recurso ordinario (a nivel superior).

• Encabezamiento: NOMBRE, APELLIDOS, edad, DNI, localidad, domicilio, profesión, teléfono
• Expone que:
• Es por lo que solicita que...
• Pie: localidad, día, mes y año, firma, tratamiento, nombre y cargo del receptor

9. Declaración

Un particular manifiesta a la administración ciertos hechos, de forma simple o jurada.

• Datos
• Juramento
• Contenido
• Localidad, fecha y firma

10. Currículum vitae

Historial de datos personales y profesionales.

• Nombre, apellidos, edad, domicilio, localidad, profesión, teléfono
• Datos académicos y profesionales
• Aficiones
• Localidad y fecha

11. Oficio

Utilizado por organismos públicos para comunicarse con personas y empresas. Se redacta en cuartilla o folio, en tercera persona. El nombre se escribe en mayúsculas; si no cabe, se usa (…/…). Si hay que mencionar algo al dorso, se indica.

• Membrete
• Referencia
• Asunto
• Número
• Cuerpo
• Terminación: fecha, cargo, firma, sello
• Pie: receptor, cargo y organismo