Tipos de Departamentalización en Empresas: Organización y Funciones

Departamentalización en la Empresa

Definición de Departamento

Un departamento es una rama diferenciada dentro de la empresa, con un supervisor que tiene autoridad sobre la realización de ciertas actividades específicas que realiza un grupo de personas.

Ejemplos de cargos y sus correspondientes áreas dentro de una empresa:

• Director general => Empresa
• Vicepresidente => División
• Director => Departamento
• Gerente => Sucursal
• Jefe => Sección

La departamentalización es la especialización dentro de la empresa y se rige por el principio de homogeneidad. Puede ser vertical u horizontal.

Departamentalización Vertical y Horizontal

• Departamentalización vertical (proceso escalar): Aumenta la calidad en la dirección, para ello se crean más niveles jerárquicos.

• Departamentalización horizontal: Lo normal en una empresa es que se den las dos departamentalizaciones a la vez, aumentando la calidad del trabajo y de la dirección. Sin embargo, si se sigue especializando, el costo se dispara. Hay que buscar el equilibrio lógico.

Tipos de Departamentalización

Departamentalización por Número Simple

Se agrupan las personas que han de ejecutar la misma tarea bajo un mismo director, siendo lo importante el número de personas que trabajan. Está cayendo en desuso.

Departamentalización por Tiempo

Agrupa las actividades con relación al tiempo. Se usan turnos, por ejemplo, la policía, conductores de autobuses, etc.

Ventajas

• Los servicios pueden ir más allá de la jornada laboral normal.
• El proceso de producción puede ser ininterrumpido.
• El equipo de capital caro puede usarse más tiempo.
• Permite la adaptación a los horarios de algunas personas.

Inconvenientes

• La falta de supervisión en el turno de noche.
• Factor fatiga: se altera el comportamiento.
• Problemas de coordinación y comunicación entre los diferentes turnos.
• Elevado coste que supone utilizar varios turnos.

Departamentalización por Funciones

Consiste en hacer departamentos de acuerdo a las funciones básicas de una empresa. Depende del sector en el que esté situada la empresa para ver cuántos departamentos hay que crear.

Ventajas

• Es el reflejo lógico de las funciones que se desarrollan en la empresa.
• Se mantiene el poder de las funciones principales.
• Sigue el principio de especialización ocupacional. Facilita la eficiencia de la ocupación del personal.
• Facilita la formación y la capacitación, ya que al ser las funciones básicas las que se encuentran cerca de los niveles superiores, estos tienen la responsabilidad sobre los resultados finales.
• Permite un control estricto desde la cima.
• Se aconseja a empresas que tengan pocas líneas de productos y que se encuentren en mercados estables.

Inconvenientes

• Se resta importancia a los resultados globales.
• Exagera la especialización.
• Se reduce la coordinación entre funciones.
• Toda la responsabilidad final reside en la alta dirección.
• Lenta adaptación a los cambios.
• Se dificulta la formación de directores generales.

Conclusión: La departamentalización por funciones se utiliza en empresas que trabajan en condiciones estables, que tengan pocos productos o servicios y que sus tareas sean rutinarias.

Departamentalización por Zonas Geográficas

Agrupamos dependiendo de la zona donde se localice la actividad que realice la empresa.

Ventajas

• La responsabilidad se coloca en niveles superiores.
• Aprovecha los mercados locales.
• Mejora la coordinación regional.
• Proporciona una ocasión para la formación de directores generales.

Inconvenientes

• Requiere personal de más alto nivel.
• Dificulta la centralización de las funciones.
• Se dificulta el control de la empresa.

Conclusión: Esta departamentalización depende del área de mercado, producción y operación, pero no de las finanzas. Aumentan los problemas de control y se utiliza para dar cobertura efectiva a un mercado de consumidores. Lo que se hace es descentralizar la producción.

Departamentalización por Productos

Se da en las empresas que estaban departamentalizadas por funciones y que, debido a la cantidad de productos o servicios que oferta la empresa, la departamentalización se queda pequeña. También se utiliza para poder dar la misma importancia a distintos productos.

Ventajas

• Focaliza la acción sobre el producto.
• Facilita la especialización por producto.
• Mejora la coordinación de las funciones.
• Coloca a menor nivel la responsabilidad financiera.
• Proporciona formación para los futuros directores.
• Aumenta la diversificación de la empresa.

Inconvenientes

• Requiere más empleados de alta dirección.
• Dificulta la centralización de las funciones económicas.
• Problemas de control para la dirección general.

Conclusión: Se recomienda en circunstancias ambientales inestables, aumenta la coordinación entre los técnicos para un mismo producto.

Departamentalización por Clientes

Agrupa las actividades que reflejan un interés especial por los clientes.

Ventajas

• Estimula la especialización.
• El cliente tiene la impresión de ser el único.
• Facilita el conocimiento de cada tipo de cliente.

Inconvenientes

• Difícil coordinación de demandas opuestas de un mismo cliente.
• Requiere un staff muy especializado.
• Es difícil orientar la agrupación por clientes dentro de una empresa.

Conclusión: Está orientada al exterior de la empresa, al contrario que las otras especializaciones. Se utiliza cuando se tienen varios productos o servicios, pero el cliente es lo más importante.

Departamentalización Orientada al Mercado

Ventajas e inconvenientes: Igual que en la departamentalización por productos y por clientes.

Departamentalización por Proyectos

Se utiliza cuando se está realizando un proyecto para poder producir un nuevo producto. Se emplea para facilitar el control presupuestario.

Departamentalización Multidivisional

Consiste en mezclar los criterios vistos anteriormente.

Departamentalización Matricial

Es la combinación de la departamentalización funcional y la departamentalización por productos. Es muy utilizada en ingeniería y en I+D, pero es muy poco utilizada en mercadotecnia. Se usa para intentar garantizar que se cumplan los resultados. No se usa solo la departamentalización por proyectos porque puede ser que el proyecto necesite muy poco personal o porque la duración del proyecto sea muy corta. Aunque se puede reorganizar a menudo, da más seguridad el no hacerlo. Los trabajadores prefieren estar organizados por funciones que por proyectos.

En la práctica ocurre que:

• Los directores de proyectos en algunos casos suelen estar sobre los directores de departamentos funcionales.
• Surgen fricciones entre los directores funcionales y los directores por proyectos.

Ventajas

• Se orienta hacia los resultados finales.
• Mantiene la identificación profesional.

Inconvenientes

• Conflictos de autoridad entre los dos departamentos.
• No se cumple el principio de unidad de mando.
• Se requiere de un buen director en cuanto a relaciones humanas.
• Debido a los conflictos potenciales, cada persona de la organización va a querer que se ponga todo por escrito.