Tipología de participantes en una reunión

Elementos que deben considerarse a la hora de organizar una reuníón:

Miembros o asistentes a la reuníón:

la participación de los miembros dependerá del número de asistentes y de sus carácterísticas.

Número de asistentes: 5 o - : la reuníón consigue gran eficacia y participación e implicación de los asistentes. Tiene la dificultad de potenciar las influencias personales. -Entre 5 y 7: grupo de trabajo eficaz. .Entre 10 y 20: se crean subgrupos y no es eficaz para la toma de decisiones.-Más de 20: Poco eficaz. Solo para reuniones informativas y para ratificar acuerdos y decisiones que previamente ya se han trabajado.

Carácterísticas del grupo:Nivel de participación e implicaciónNivel de interacción y interdependenciaGrado de madurezGrado de cohesión del grupoLibertad en la constitución del grupoMotivación y estabilidad de los miembrosOrganización interna

Tiempo o duración de las reuniones:

Cuantas más personas haya, más tiempo se necesitará. Y debe considerarse a la hora de planificar.

Tema de la reuníón:

Las personas participantes deberán recibir una orden del día unos días antes. La finalidad es:Recordarles la reuníón, el lugar y la hora.

Asegurarnos de que estamos considerando todos los asuntos importantes.Identificar los puntos más importantes para poder debatirlos.Centrarnos en estos puntos en la reuníón, sin posibilidad de divagar sobre temas no previstos.

Finalidad de la reuníón:

Se especifica en el objetivo que se pretende alcanzar. Puede ser informar, debatir un tema, formarse o tomar una decisión.

Informativas:

El objetivo es transmitir una información que es necesaria o conveniente. Se limita a que la persona o grupo que proporciona la información, la comuniquen y resuelvan las dudas o contesten a las preguntas sobre el tema. Conviene no desviarse del tema y fijar tiempo a las intervenciones. Tiene 3 momentos clave:

- Comunicación de la información- Rueda de presentación de dudas y preguntas.- Contestación a las diferentes dudas o preguntas.

Consultivo-deliberativas:

Su finalidad es estudiar o analizar propuestas o soluciones a temas o problemas. Se estudian las diferentes propuestas analizando pros y contras. Objetivos de estas reuniones:

- Diagnóstico de un problema o de una situación problemática.- Conocer reacciones ante un cambio.- Proponer alternativas de solución.- Generar una innovación.- Identificar posiciones ante un conflicto.- Analizar y estudiar las diversas opciones.- Realizar consultas entre los directivos.

Formativas:

Crear opinión y transmitir ideas. Cada persona aporta información y conocimientos para que el grupo vaya progresando y aprendiendo en conjunto. Formar a un equipo del cual necesitan información.

Decisorias:

Su objetivo es tomar una decisión entre todos. Es conveniente discutirla y debatirla con anterioridad para no precipitarse. La decisión debe venir consensuada por los equipos.

Ventajas: Permite la definición de un grupo.Los asistentes del grupo ponen al día, añaden y revisan información.Cuando se reúnen diferentes personas para que piensen juntas, se obtiene un resultado superior.Hacen surgir en los asistentes un compromiso hacia las decisiones tomadas. Cuando son participativas, promueven la integración e implicaciones.

Desventajas, mitos y falsas creencias:Cuantos más seamos, mejor será nuestro equipo.A mayor número de reuniones, la comunicación mejorará.La reuníón resultará un éxito mientras todos los participantes tengan la oportunidad de expresar opinión.Lo único que se tiene que hacer es reunir a la gente, plantear buenas preguntas y las respuestas requeridas surgirán por sí mismas.Las reuniones son buenas porque despejan la atmósfera y producen consenso.Todo se debe resolver o decidir en equipo.