Terminal portuaria

1.Documentación entregada por la agencia

Carné de bonos

Documento por el cual se reconoce que se ha prestado un servicio especificado, en la fecha indicada y para el nº de pax que el guía ha indicado.

Es un documento de reconocimiento de deuda en el que no figura el importe devengado

Principal ventaja: El guiá no ha de llevar encima grandes cantidades de efectivo.

En el bono debe constar:

• Nombre de la AV, su dirección y número de serie del bono

• Firma y sello de la AV

• Nombre, dirección y teléfono del prestatario del servicio

• Tipo de servicio contratado

• Número de pax que consumen el servicio

Una vez entregado el bono, el establecimiento elabora una factura que enviará junto con el bono a la AV, la cual pagará el servicio en el plazo acordado.

Boarding List

Documento en el que figura los nombres de los pasajeros y su destinación en el autocar.

Hoja de recogidas y dejadas

Figuran los lugares y horas de recogida/dejada cuando los clientes inician/finalizan el viaje desde diferentes ciudades y hoteles.

Rooming list

La AV facilita una lista con la ubicación de los viajeros en las habitaciones a cada uno de los hoteles donde se aloje el grupo durante un circuito.

Dinero en efectivo

Dinero que la agencia facilita al guía (en euros o moneda local) para gastos de circuito (teléfono, propinas, maleteros, taxi…) siempre justificantes de pago.

Badge y material corporativo

Chapa identificativa con el nombre del guía y material como uniforme, camiseta, bolsa, etc. Identifica al guía como personal de la agencia.

Carteles informativos

Carteles para colgar en los hoteles recordando horarios y actividades/excursiones a los viajeros. Se cuelgan en algún lugar visible de la recepción. También sirve de publicidad para la agencia.

Etiquetas para maletas

El guía las distribuirá entre los viajeros al inicio del viaje para que estos identifiquen sus maletas.

Hojas de liquidación del viaje

En ellas, el guía indica los gastos soportados durante el viaje.

Informe del guía

El guiá opina sobre los prestatarios de servicios (autocar,restauración, hoteles…) el itinerario y explica los incidentes.

Informe o encuesta del cliente

Donde el cliente expresa su opinión sobre los servicios recibidos.

Talonario de comprobantes de propina

Las propinas sirven a la agencia para obtener un trato preferente con sus grupos en diferentes establecimientos (restaurantes, tiendas, hoteles…)

Algunas AV hacen firmar a los receptores de propinas un comprobante que el guía entregará a la AV.

Teléfonos de interés

Listado con los teléfonos de contacto de la agencia (administración, sucursales de la agencia y responsables para casos de emergencia).

Lista de propinas, maleteros y gratificaciones al conductor

Lista de importes que el guía debe abonar por estas conceptos. Explicación de las condiciones económicas pactadas entre la agencia y los conductores de autocar.

Tabla de precios por kilómetro

En las excursiones facultativas, el guía debe comunicar a la AV el coste de los km. Realizados por el autocar. Para ello la agencia facilitará al principio una lista de precios/km.

Hojas de ventas de excursiones facultativas/ hojas de inscripción/ talonarios

Para facilitar la inscripción y el control de participación de los clientes en las excursiones o actividades extras.

Sirven para calcular el número de pasajeros y los importes devengados.

Carpetilla del cliente y material entregado por la agencia

Carpetillas en las que se incluyen fotocopias del contrato del viaje, seguro, itinerario, referencias de contacto,etc. Regalos de cortesía.

Todo este material se entrega en la agencia o en el terminal de salida.