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Las empresas, en general, necesitan abastecerse de todos aquellos productos y servicios que le
son necesarios para sus procesos productivos y, con ello, satisfacer la demanda de sus clientes. Se trata de la función de aprovisionamiento, cuyo objetivo es poner a disposición de la empresa los productos y servicios necesarios en el momento preciso, con la calidad definida y a un coste razonable.

Para alcanzar este objetivo, la función de aprovisionamiento consta de las siguientes actividades:

Stocks o almacenes: surgen como complemento a las compras para garantizar la continuidad en el suministro o cuando los costes así lo aconsejen.
Organización de la función de aprovisionamiento: se establecen las diferentes tareas a realizar, quién lo hará, qué documentos y herramientas se han de utilizar y qué conexiones se han de mantener con las distintas áreas de la empresa.
Control: ha de existir una inspección para verificar que se cumple con la calidad del servicio y con los costes previstos.
Planificación de necesidades: es preciso conocer qué necesidades se tienen de cada tipo de producto, la cantidad y el momento de suministro para disponer los medios necesarios para su ejecución.
Compras: una vez que se prevén las necesidades comienza el proceso de compra. Se buscan varias ofertas que satisfagan esas necesidades para elegir la opción más atractiva para ¡a empresa, fruto de un proceso de negociación con los proveedores.

4.1. NECESIDADES DE ALMACENAMIENTO EN EL TALLER DE MANTENIMIENTO

Planificar las necesidades es importante para la buena gestión de los almacenes y para el
negocio en su conjunto sin embargo, en ocasiones es complicado y no carente de riesgos.

Un elevado almacenamiento de productos puede ser garantía de servicio, pero a un coste muy elevado, al tener que disponer de la capacidad financiera y física necesarias, al margen del riesgo de obsolescencia, es decir, de almacenar productos que finalmente no encontrarán utilidad.

Por otra parte, si somos muy estrictos en almacenar productos podemos sufrir una «rotura de stocks». Esto quiere decir que no dispondremos de los productos necesarios en el momento adecuado. Habremos ahorrado en recursos financieros pero también habremos causado un paro de la producción, lo que puede ser considerado más grave, tanto a nivel de servicio global como de costes, al tener todos los recursos inmovilizados por un tiempo

Para realizar esta planificación en las mejores condiciones es necesario diferenciar los tipos de aprovisionamientos que podemos encontrar en el taller de reparación.

4.1.1. Almacenamiento de recambios

Según el destino de estos productos diferenciamos los recambios para el taller, de los recambios
para la venta del distribuidor de recambios, sea concesionario o distribuidor libre.

a) Recambios en reparación

La demanda de estos recambios está condicionada por cada una de las reparaciones, por lo que los aprovisionamientos se realizan sobre pedido, es decir, se compran cuando surge la necesidad. Este
planteamiento es el más apropiado para la gestión de las reparaciones; así, el almacén sólo contendrá los productos suministrados para las reparaciones en curso.

La mayor dificultad en esta actividad se concentra en la organización de las compras, comenzando por la correcta identificación de los recambios, con el fin de evitar devoluciones y, sobre todo, de que las piezas estén «justo a tiempo» para ser montadas, y que no haya retrasos en el acabado de las reparaciones.

Este proceso, sin embargo, debe encuadrarse dentro de una planificación o presupuesto anual, que oriente sobre el volumen de recambios que se moverán a lo largo del año, facilitando la negociación con los proveedores sobre las condiciones de entregas y descuentos que permitan un buen servicio, con un margen razonable.

b) Recambios para la venta

Las necesidades de almacenamiento cuando se trata de productos para la venta dependen, por una parte, del volumen de transacciones que se estime -generalmente, basándose en las ventas recientes y en su previsible evolución, con demanda creciente o decreciente-; y, por otra parte, del entramado logístico que acorte los tiempos de suministro. No es igual que un pedido se tarde en recepcionar una semana que un día; el volumen de almacenamiento es más exigente cuando los tiempos se dilatan, siendo necesario garantizar el suministro durante ese tiempo, además de cubrir una posible variación de la demanda.

El taller de reparación, ocasionalmente, puede disponer de un pequeño almacén de productos para la venta, que coincide con artículos de consumo habitual en las reparaciones, como baterías, aceites y lubricantes, lámparas, etc., con el fin de dar un servicio rápido y un beneficio a sus clientes. Estas operaciones tienen un riesgo de posible obsolescencia de los productos; por tanto, se deberá medir muy bien qué producto es interesante almacenar y en qué cantidad.

4.1.2. Almacenamiento de materiales de pintura

Los materiales de pintura son considerados materias primas dentro del proceso productivo de
los talleres de reparación, ya que necesitan un proceso de elaboración o transformación para incorporarse a las reparaciones. En este caso, las necesidades de almacenamiento parten de una estimación de los consumos, que depende del número de reparaciones; generan unas estimaciones anuales en cuanto a volumen físico y monetario, muy útiles para negociar con los suministradores y calcular los consumos medios diarios.

Sin embargo, realmente la variable que más incide en la cantidad a almacenar es el tiempo de suministro, no ya sólo por lo que se tarde en recibir un suministro, sino por la organización interna del taller, que habrá establecido unas rutinas más cortas o largas para realizar los pedidos. Si los pedidos se establecen semanalmente se necesitará almacenar, aproximadamente, la mitad que si son quincenales.

4.1.3. Almacenamiento de productos auxiliares para producción y mantenimiento

En el taller de reparación se utilizan múltiples productos; al margen de los considerados
anteriormente, algunos se incorporan en las reparaciones como todo tipo de tornillería y grapas universales, productos anticorrosivos y antisonoros... Se llaman, en general, material de taller. También encontramos materiales y productos almacenados para el mantenimiento de las instalaciones y herramientas que facilitan el perfecto funcionamiento de los equipos para evitar parar la producción,
como los filtros de las zonas de preparación de pintura y cabinas o los productos de enmascarado y protección de los vehículos que se están reparando.

4.2. EL ALMACENAMIENTO FÍSICO

El objetivo básico de una organización eficiente del almacenamiento se basa en dos criterios:

Maximizar la utilización del espacio y volumen disponibles.
Minimizar las operaciones de manipulación y movilidad internas de los materiales

Todo ello, en aras de ofrecer un buen servicio apoyando, en todo momento, el proceso productivo.

4.2.1. Parámetros más importantes en la distribución de un almacén

Uno de los aspectos más importantes que debe cumplir el almacenamiento de productos dentro
del taller de reparación de vehículos es minimizar movimientos y evitar pérdidas de tiempo. Para ello es necesario diseñar la distribución de los distintos almacenes, desde el primer momento según estos parámetros:

Aprovechamiento óptimo del espacio disponible.
Accesibilidad de los artículos del almacén.
Facilidad de control e identificación de los artículos almacenados.
Facilidad en la colocación y recogida de productos.
En general, los almacenes tienen en común tres zonas diferenciadas: A) Zonas de descarga y recepción de productos

Deben facilitar las labores de abastecimiento y tener buena accesibilidad para los proveedores,
así como favorecer el control físico y documental de los productos suministrados. Una buena distribución de la planta puede permitir disponer de una zona de recepción para todos los tipos de productos, sin necesidad de que cada almacén disponga de uno en exclusiva.

B) Zona de almacenamiento

Aquí se realiza el depósito de las mercancías almacenadas. Debe estar adaptada a las
características físicas y operativas de los productos; así, se dispondrá de una amplia variedad de sistemas de almacenamiento, dependiendo tanto de aspectos físicos -peso, volumen, fragilidad y resistencia como operativos -destino u origen-. Podrán almacenarse directamente en envases rígidos o en estanterías de distintas formas, normales, con voladizo o cantileversy compactas o drivers.

También encontramos diferentes grados de mecanización y automatización en los sistemas de almacenamiento, desde un almacén convencional hasta uno totalmente automatizado.

C) Zona de preparación de pedidos y expedición

En esta zona se establece el control físico y documental de los productos que salen para la venta
o para el consumo. Cuando el destino de los productos sea la venta al exterior, esta zona ha de estar acondicionada para facilitar la preparación y embalaje de los pedidos de los clientes, así como disponer de un buen acceso para la carga y descarga de mercancías.
4.2.2. Consideraciones particulares de los almacenes en la posventa de automoción

1. ° Almacén de productos de pintura

Es un depósito pequeño compuesto por estanterías estándar; los productos son etiquetados o
referenciados y ocupan un lugar fijo. Esta característica, así como su almacenaje en reducidas cantidades facilita el control, evitando roturas de stocks o faltas puntuales de suministro.

Zona de mezclas.- Este almacén tiene un anexo: la zona de mezclas, donde se prepara el color aplicable a cada reparación.

Para un óptimo flujo de productos, tanto el almacén como la zona de mezclas deberán estar ubicados junto a las cabinas de pintura y zonas de aplicación, dado que el mayor movimiento físico de productos, se realiza desde el almacén a estas zonas de producción.

2." Almacén de recambios en reparación

Las necesidades de almacenamiento en un taller de reparación son bastante limitadas, ya que
su cometido es custodiar temporalmente los recambios, tanto nuevos como desmontados, de los vehículos en reparación.

Su dimensión puede oscilar entre el 5% al 10% de la superficie total de taller. Su ubicación, dada la frecuencia de recepción de mercancías (en muchas ocasiones voluminosas o frágiles), debe estar junto a la zona de recepción de productos.

No obstante, se ha de elegir un lugar cercano a la zona de reparación de carrocería para facilitar el suministro del material. Para ello, se necesita disponer de útiles como transpaletas y carros porta piezas. Estos carros, identificados para cada reparación, pueden transitar desde el almacén hasta el puesto de trabajo y acompañan al vehículo hasta que se montan todas sus piezas. Este sistema permite localizar fácilmente todas las piezas de cada reparación.

3. ° Almacén de recambios para la venta

Este tipo de almacén es más exigente, al estar enfocado para dar un servicio de venta y disponer
de un amplio inventario de productos. Su tamaño dependerá del nivel de ventas y de los plazos de aprovisionamiento.

Para satisfacer las necesidades de almacén y, dependiendo de su magnitud, puede estar equipado con los útiles de almacenamiento más sencillos, con manipulado manual, hasta otros más sofisticados y automatizados. Los primeros suelen ser almacenes para distribución minorista, con mostrador de venta. Los segundos, para suministros industriales y logísticos.

El almacén para la venta minorista deberá contar con un diseño que facilite el picking o preparación de pedidos y su expedición por ventanilla o para distribución en el exterior.

La amplitud y variedad del almacén hace necesario codificar las diferentes zonas -hasta cuatro niveles- ocupando los productos un lugar fijo:

1.Zona del almacén (mecánica, carrocería, consumibles, etc.)
2.Estantería o pasillo (motor, faros, puertas, aletas)
3.Profundidad de la estantería o pasillo (modelo, versión, etc.)
4.Nivel o altura del estante
4.2.3. Elementos de manipulación y movimiento físico

Estos elementos han de cumplir objetivos como la garantía de seguridad, tanto de las personas
como de los objetos manipulados, fundamentalmente desde el punto de vista de la ergonomía y de los automatismos que facilitan el movimiento y limitan el esfuerzo de estas operaciones.

1. ° Equipos para transporte horizontal

Se encargan de realizar los movimientos dentro de las áreas de carga y descarga, tanto en las
zonas de recepción como en las de expedición de pedidos, así como otros de movilidad dentro del propio almacén. Para estas operaciones, distinguimos los siguientes grupos de elementos:

A) Transpaletas para movimiento de palés o adaptadas a otros sistemas de contención. Pueden ser manuales, eléctricas -evitan el esfuerzo del operario- o autopropulsadas, donde el operario va montado. Son equipos muy utilizados en los talleres para transportar mercancías y también para mover vehículos en proceso de reparación.

B) Carros transportadores. Son muy prácticos en los talleres; cada uno tiene asignada una reparación. Contienen tanto las piezas nuevas de recambio como las desmontadas para reparar, facilitando su identificación y evitando pérdidas o extravíos.

C) Caminos de rodillos, movidos por tracción manual, gravedad o motorizadas.

D) Cintas o cadenas transportadoras, movidas por tracción mecánica.

E) Carretillas autodirigidas (sin conductor). Son muy comunes en las plantas de fabricación en serie.
Están dotadas de sistemas acústicos y de seguridad para evitar accidentes. Se mueven automáticamente por el almacén, bien mediante un sistema de guías empotradas en el suelo (filodirigidos), bien mediante sistemas de infrarrojos (optodirigidos), siguiendo líneas trazadas en el suelo y permitiendo cambios en las rutas establecidas en la nave.

2. ° Equipos de transporte vertical

Además de permitir el transporte horizontal, su función es trasladar los productos en altura y
situarlos en su ubicación. Existe gran variedad, condicionados por los medios empleados, la anchura de los pasillos y la altura máxima a la que pueden acceder:

A) Elevadoras convencionales. Se conocen en la jerga por toros, pueden ser de mástil fijo o contrabalanceado. Precisan un mínimo de 3 a 3,5 m de pasillo y la altura que alcanzan oscila entre los 5 a 6 m de altura.

B) Elevadoras retráctiles. Sus pinzas disponen de movimiento de extensión y contracción, facilitando la manipulación del palé, lo que permite reducir la necesidad de pasillo a unos 2,5 m.

C) Máquinas trilaterales. Son más versátiles y costosas, al requerir una infraestructura adaptada. Permiten acceder a alturas de 9 y 10 m. Poseen un doble movimiento de traslación y elevación simultáneo, permitiendo conseguir buena productividad en las operaciones.

D) Transelevadores. Se mueven simultáneamente en altura y en traslación, su altura suele oscilar entre los 20 y 60 m, consiguiendo la máxima utilización del volumen disponible. Operan según las órdenes recibidas a través de un procesador especialmente programado para optimizar tanto los movimientos como la ocupación del almacén.
E) Puente grúa y polipastos. Se usan para mover productos de gran peso en altura y en translación. Son muy habituales en los talleres, ya que facilitan operaciones de montaje y desmontaje de conjuntos mecánicos y las reparaciones de vehículos pesados.

4.2.4. Normas de seguridad en el almacenamiento

La seguridad en los almacenes de recambios puede verse afectada por los riesgos derivados del
manejo de cargas pesadas y de materias peligrosas, así como por los de que se produzca un incendio en la instalación. Este apartado se centra en los aspectos relativos al riesgo de incendio, a su prevención y a la limitación de sus consecuencias.

Se debe evitar la concurrencia de elementos que pueden favorecer el incendio en alguna de sus fases. Por ejemplo, se ha de proteger la zona de fuentes de ignición en forma de chispas, fuentes de calor, etc., que den origen a un incendio, así como mantener en perfecto estado las instalaciones eléctricas que impidan originar un incendio.

Es conveniente que los productos inflamables como lubricantes, disolventes y/o productos de pintura estén correctamente almacenados en lugares adaptados, con buena ventilación, iluminaciones ignífugas y aisladas de otras instalaciones, aspectos que impiden la propagación de un posible incendio.

En cualquier almacén puede acumularse una carga de fuego suficiente para producir daños a la estructura del local. Esta carga puede provenir no sólo del artículo almacenado sino, además, de los embalajes de cartón no tratados contra el fuego, los palés de madera o los envoltorios de plástico retráctil con los que se protege la mercancía. Boca de incendio equipada (BIE)

Independientemente de un buen sistema de prevención de incendios y de la señalización adecuada de los riesgos, el almacén deberá estar dotado de medios de protección adecuados. Se compondrán por el número necesario de bocas de incendio equipadas (BIE), extintores e, incluso, un sistema integral de detección y extinción, formado por rociadores o sprínklers en distintos niveles de las estanterías.

El proyecto y las necesidades de las instalaciones de protección contra incendios deberán cumplir la normativa vigente (Real Decreto 786/2001, de 6 de julio) y la norma NBE-CPI/96, en caso de que aplique alguna de sus partes.

Los riesgos laborales relativos a incendios y explosiones pueden ser minimizados con un plan de prevención adecuado, siguiendo los pasos contemplados en la Ley 31/1995 de 8 de noviembre de Prevención de Riesgos Laborales.

4.3. GESTIÓN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS

El almacenamiento de existencias en las empresas tiene como misión garantizar un suministro
frente al riesgo de escasez, a un coste controlado. Así, surge un doble objetivo: dar un servicio y controlar los costes.

El stock regula, adapta y asegura el suministro ante cualquier cambio e imprevistos que surjan en la producción o en la venta. Una buena gestión de stocks consiste en:

Determinar qué productos es necesario almacenar, en qué medida y forma.
Establecer por cada empresa sus propias políticas de almacenamiento, tratando de compaginar un buen servicio con un bajo coste o alta rotación.
Instaurar un sistema óptimo de decisiones, basándose en modelos matemáticos. No obstante, se pueden seguir criterios prácticos por tanteo y verificar su eficiencia.

Al final de todos los procesos está el cliente, el consumidor; él es quién marca el ritmo y, por tanto, se ha de disponer de un pronóstico de venta para una buena gestión de stocks. En este sentido, es necesario tener como referencia, tanto de las ventas como del consumo interno, de un presupuesto anual de actividades en el que se fijen las necesidades de los distintos aprovisionamientos y se determine qué cantidades comprar y almacenar, para alcanzar los objetivos de servicio y rentabilidad.

4.3.1. Políticas de compras y abastecimientos «justo a tiempo»

El sistema «justo a tiempo» (justin timé) se desarrolló inicialmente por la empresa japonesa
Toyota, adoptándolo, posteriormente, numerosas empresas de fabricación a partir de los años 70 del siglo XX. Constituye un método racional de producción al eliminar los costes de almacenamiento en toda la cadena de producción.

Este proceso exige una compenetración plena entre la empresa y sus proveedores, creando un contexto de confianza, en un proceso continuo de mejora, para que el sistema funcione a la perfección. Pero en ocasiones, los volúmenes de materiales son escasos para que esta política sea viable económicamente; finalmente, se recurre al mantenimiento de pequeños stocks áe seguridad.

Recambios para reparación

La gestión de estos productos se realiza bajo pedido, es decir, no se almacenan productos, sino que se compran cuando son necesarios, pero sí es importante que los suministros lleguen en el plazo necesario para que las reparaciones se realicen sin contratiempo, debido a la falta de materiales. De esta forma, los recambios estarán depositados en el taller durante el tiempo mínimo que dura la reparación.

Recambios para la venta

Dada la aleatoriedad en la previsión de las ventas no es factible mantener una política «justo a tiempo» al pie de la letra; en este caso, también será necesario contar con stocks de seguridad a lo largo de la cadena logística, minimizando los costes.

4.3.2. Stock mínimo. Nivel de existencias de seguridad

Diferenciamos primero los productos según la facilidad de pronosticar los consumos.

a) Productos con demanda aleatoria difícil de pronosticar

La característica común en la demanda de recambios es la aleatoriedad de las cantidades
necesarias en el tiempo. Esta circunstancia se debe, en gran medida, al tamaño reducido de las empresas y a la amplia variedad de artículos, creando problemas de abastecimiento y de servicio en ciertos momentos.

Para evitar esta precariedad se han de mantener unos altos niveles de stocks que garanticen el servicio. En algunos casos puede resultar costoso, planteándose la posibilidad de reducir su cantidad y el grado de servicio. En otros muchos artículos de bajo precio, su coste puede ser poco relevante, no presentando ninguna dificultad el hecho de mantener un alto volumen de stock para garantizar un alto nivel de servicio.
En primer lugar, se ha de efectuar una clasificación de los productos (clasificación ABC) según las cantidades y el coste, creando diferentes categorías. De esta forma, los productos con un alto coste y poco volumen de unidades tendrán un stock mínimo de cero, pues es más costoso para la empresa tener inmovilizado este capital -con el riesgo de no venderlo durante un período de tiempo razonablemente largo- que el no poder atender, en el momento necesario, una hipotética venta.

En el lado opuesto, habrá piezas de poco valor y mucho volumen; en este caso el almacenamiento de seguridad será mayor, aunque siempre limitado para mantener un orden.

En el lado intermedio están las piezas con valor medio y una relativa cantidad de movimiento. En este caso, es necesario medir la cantidad a almacenar como stock de seguridad para no excederse en inversiones innecesarias, garantizando, a su vez, un nivel de servicio. Es necesario ponderar los riesgos y costes de ambos lados de la balanza buscando el máximo grado de servicio con el menor nivel de stock.

b) Productos con demanda predecible

Existen también productos de los que que se puede calcular el consumo medio sin grandes
problemas, por ejemplo, los de pintura -abrasivos, productos de enmascarado, pinturas, disolventes, barnices, aparejos...-; y los de mantenimiento -aceites y lubricantes, baterías, bombillas, anticongelantes, etc.-.

Suelen ser productos polivalentes para cualquier vehículo, al contrario de los exclusivos para cada modelo, permitiendo una alta rotación.

Tanto en los productos de demanda aleatoria como en los de demanda predecible, el stock de seguridad depende de la cantidad estimada de consumo diario y del tiempo de abastecimiento. Así, si la demanda aumenta inesperadamente o si el proveedor tarda más tiempo del estimado pueden provocar una rotura de stock e interrumpir el servicio. Ésta es la misión del stock de seguridad.

Para los productos de demanda aleatoria se minimiza el stock de seguridad al fijar un stock mínimo de pedido, produciendo automáticamente los pedidos cuando el stock baja.

En el segundo caso, con la demanda más alisada (sin grandes variaciones) el stock áe seguridad depende del tiempo de suministro.

Cálculo del stock de seguridad

El stock de seguridad, en la práctica, depende de la desviación típica de la demanda calculada anteriormente, si consideramos una distribución normal (curva de Gauss) y desconocemos el valor de la varianza.

Las empresas, por su experiencia, suelen huir de estos cálculos teóricos, guiándose, en unos casos por tanteo o atendiendo a los algoritmos preestablecidos en la programación que ofrecen los paquetes informáticos de gestión.

4.3.3. Punto de pedido óptimo

El punto de pedido óptimo se basa en el principio de que el stock se debe reponer en el
momento en el que su nivel alcance un valor equivalente a la previsión de consumo durante el tiempo de aprovisionamiento (lead time).
Como los cálculos de previsión de consumo incluyen un error estadístico, debemos añadir a esta previsión de consumo la parte del stock de seguridad anteriormente calculada.

Cálculo del punto de pedido

Además del consumo medio diario, el tiempo de aprovisionamiento es otra de las variables que determinan este punto. Así, cuanto más dilatado sea este tiempo mayor será el punto de pedido, y viceversa. El stock de seguridad también depende de las mismas variables, por lo que variará en las mismas condiciones.

El punto de pedido también suele coincidir con el nivel máximo del stock, dado que el coste de almacenar mayor cantidad es superior al coste de realizar más pedidos, teniendo en cuenta las facilidades que la informática reporta a la gestión de stocks. Así, el tamaño del pedido podrá ser igual al volumen del punto de pedido o aminorado por las existencias de ese momento para que el stock máximo no sobrepase esta cantidad.

4.3.4. Almacenamiento, control de entradas y salidas

Uno de los inconvenientes que podemos encontrar en la práctica cotidiana es que las unidades
físicas difieren de las reflejadas en los inventarios. Esto puede ser debido a fallos en los registros de entradas y salidas o a una mala identificación y localización de los productos.

Esta discrepancia puede echar por tierra cualquier planificación y gestión de stocks, por eso es determinante documentar el registro de entradas, mediante los albaranes proporcionados por los proveedores, y las salidas de productos por albaranes de venta, facturas o peticiones internas de material para consumo.

Para que el proceso sea óptimo, se requiere una normalización en la documentación e identificación de productos.

Esta identificación es también vital para realizar los pedidos, ya que una vaga identificación supone errores en los pedidos, devoluciones de material y trabajos innecesarios.

Requisitos para una buena identificación de productos

Para una perfecta identificación de recambios y accesorios se deben seguir las pautas de los fabricantes que ofrecen una referencia para cada artículo. Esta referencia es la misma que se utiliza al realizar la peritación o tasación de daños para buscar los precios de las piezas a sustituir. Una buena identificación del modelo y versión del vehículo es el punto de partida.

En reparación, se debe establecer una relación entre las piezas pedidas y el vehículo a reparar; así, cuando las piezas son suministradas se identifica cada artículo con el código de la reparación a la que va destinada, pasando posteriormente a ocupar un lugar en el almacén.

Cuando se trata de un almacén de recambios, se atenderá a las referencias directamente, ya que no se dispone de los vehículos a reparar.

Una vez identificadas las piezas recibidas se deben dar de alta en el inventario. Es aconsejable que el sistema de gestión de la empresa esté informatizado. Así, con un programa informático recuperamos automáticamente la peritación, seleccionamos la información relativa a los recambios y obtenemos la referencia, denominación, cantidad y precio.
De este modo, en el momento de registrar la entrada de los productos sólo hay que indicar su recepción, incluyendo el número de albarán y del proveedor, con su descuento o precio. Evita teclear varias veces las referencias y posibles errores de transcripción.

Las salidas de los recambios en reparación también se pueden dar de baja automáticamente. Una vez terminada la reparación y cerrada la orden los recambios desaparecen del inventario y se refleja en la factura de venta.

En el almacén de recambios la identificación puede ser más rápida y segura, ya que la rotación de los productos facilita el uso de códigos de barras; se pueden utilizar lectores de estos códigos para las salidas por ventas, emitiendo, de forma simultánea, el albarán correspondiente. No obstante, la codificación del producto debe incluir la ubicación física en el almacén.

En las entradas, los sistemas de gestión de stocks permiten controlar los pedidos realizados a los proveedores, facilitando el registro de entrada al dar de alta simultáneamente todos los productos recibidos de un pedido, en vez de artículo por artículo.

Especial cuidado se debe tener con las piezas que, por error o defecto, hayan de ser devueltas al proveedor. Se debe tener constancia de este registro para los albaranes de abono que el proveedor debe emitirnos. Cuando se recibe el albarán de abono se registra, cancelando esta situación transitoria.

4.3.5. Gestión de materiales de pintura

Estos productos se caracterizan por la alta previsibilidad de los consumos pero, a su vez, por una
discordancia entre las cantidades facturadas y las realmente consumidas. La gestión de estos productos debe Incidir en los procesos organizativos.

Proceso de gestión

El proceso se inicia en el cálculo de necesidades que tiene su referencia en la valoración/peritación de los daños del vehículo a reparar. Para dotar esta actividad de la mayor fiabilidad y profesionalidad debe apoyarse en un sistema de valoración o baremo preestablecido.

Una vez abierta la orden de reparación y valorado los daños, se puede emitir la orden de trabajo de pintura, que incluye la relación de piezas dañadas, con su nivel de daño, las piezas sustituidas y los tiempos asignados, en su caso, para la realización del trabajo y las cantidades de material necesarias.

Cuando el vehículo entra en la zona de pintura, ha de vigilarse que el trabajo coincida con el previsto en la orden de reparación; éste es el primer requisito para que los ingresos y los gastos de estas operaciones resulten favorables.

Es muy común que una operación en carrocería se efectúe incorrectamente, modificando la situación prevista en las órdenes. Un trabajo clasificado como daño débil para pintura puede, fácilmente, transformarse en un daño medio e, incluso, fuerte, simplemente al extenderse el chapista en el uso de abrasivos en la zona del daño.

Una vez detectado que la tarea a realizar es la estipulada, el pintor ha de preparar los productos de pintura para los distintos trabajos de fondos, enmascarados y acabados, para lo cual se guiará por la hoja de trabajo anterior. De esta forma, los consumos estarán en equilibrio con los trabajos y con la facturación.
Existen en el mercado balanzas inteligentes que permiten asignar los consumos directamente a la orden de reparación. Con esta información se pueden comparar con los ingresos y verificar si ha habido desviaciones entre los

Ingresos y los gastos por cada reparación.

Estas necesidades de material se han de suministrar diariamente desde un pequeño almacén que garantiza el abastecimiento. El stock de seguridad, stock mínimo y punto de pedido se establecerán como ya se explicó anteriormente, así como el emplazamiento del almacén y la ubicación de los productos, que tendrán un lugar fijo para su mejor identificación y control.

Procesos de compras

Para que todo el proceso quede perfectamente organizado se deben fijar unas pautas para la gestión de compras. Es Importante establecer unas condiciones negociadas con los proveedores, que generen un grado de confianza en las relaciones mercantiles, favoreciendo la calidad y seguridad en los suministros y garantizando la viabilidad del negocio.

En esta negociación, además de fijar unos descuentos y condiciones económicas, se deben establecer una forma de comunicación y pautas en los pedidos y entregas de los productos. La economía en la gestión es, muchas veces, superior a los márgenes brutos que puedan ofrecer los productos al eliminar barreras organizativas y favorecer la rapidez en la terminación de las reparaciones, objetivo principal del taller.

Nomenclatura de los productos

Los productos se deben parametrizar en la base de datos utilizada para la gestión. Se definirán: la denominación del producto, la marca, el proveedor que lo suministra, la unidad de consumo, el envase utilizado y la capacidad del proveedor, precio y descuento preestablecidos.

Los pedidos se gestionarán según las unidades de suministro, mientras que las salidas para consumo se harán según esta otra unidad.

Periodicidad de los pedidos

El taller es quien establece la pauta de los pedidos. Lo más apropiado es una pauta semanal, ya que obliga a que el Inventario esté actualizado, anotando las salidas de productos durante este tiempo. Por ejemplo, si se establece los viernes para realizar los pedidos a los proveedores, se deben anotar las bajas que haya habido hasta ese momento.

Los proveedores, una vez establecido el pedido, lo suministrarán el día y la hora determinada (preferiblemente, debe ser un tiempo fijo para evitar despistes). Esta peculiaridad, que a veces no se le da importancia, permite al taller organizar su tiempo disponible para realizar una buena recepción, almacenamiento y alta de los productos en el inventario. En caso contrario, los proveedores impondrán sus preferencias, desorganizando el tiempo del taller.

Máximos y mínimos

Para concluir la gestión de los productos de pintura, en los parámetros de definición se ha de incluir el máximo y mínimo, o que la aplicación los calcule automáticamente según los consumos y stock de seguridad definido.
El stock mínimo hace referencia al punto de pedido y se calculará como ya hemos comentado. El stock máximo puede coincidir con el stock mínimo limitando al máximo el lote de pedido, o bien ser superior, provocando un mayor almacenamiento y bajando la frecuencia de las compras del producto.

4.3.6. Control de inventarios

El control interno de los almacenes tiene por objeto garantizar la exactitud entre las existencias
físicas y las existencias inventariadas, para lo que se requiere una buena organización administrativa e informática.

Esta garantía se apoya en el registro documental de las entradas, salidas y otros movimientos internos, es decir, en documentar todos los movimientos físicos del inventario. Estos movimientos deben tener una autorización, tanto para emitir las ordenes de pedido como para justificar las salidas y consumos.

Para corregir errores existe la necesidad de auditar los inventarios, comprobando que las existencias físicas coinciden con las registradas. Las diferencias son prácticamente inevitables, debiendo realizar los ajustes correspondientes. En consecuencia, se establecerán recuentos frecuentes, con el fin de corregir estas disparidades y su origen para perfeccionar los procedimientos.

A medida que los errores son menos frecuentes e importantes, la frecuencia de los recuentos bajará, instaurando un recuento periódico trimestral, semestral o anual.

Cuando el recuento provoca la necesidad de interrumpir la actividad normal es conveniente realizarlo cíclicamente o bien de forma selectiva diaria, sin necesidad de paralizar la actividad, pudiendo hacer más hincapié en los productos con más actividad o más costosos.

Si la cantidad y diversidad de artículos es muy elevada se puede realizar un muestreo, ampliándolo o disminuyéndolo en función de los errores detectados.

4.3.7. Proceso contable de las operaciones. Valoración del stock, cálculo del consumo y determinación del margen bruto

Dentro de la gestión y control de existencias destaca su valoración, dado su carácter financiero
(en las compras) y económico (en los consumos). Según el Plan General de Contabilidad las existencias se valorarán por su precio de adquisición o por su coste de producción, en función de si son compradas a los proveedores o producidas internamente.

Se hace necesario contabilizar los stocks y tenerlos representados en el activo del balance de las empresas por el sentido de correlación de ingresos y gastos ocasionados durante el ejercicio económico. Así, se anotarán los gastos o consumos en función de la producción y las ventas, y no en función de las compras. Un aumento de compras, si no va acompañado de un incremento equivalente de las ventas se reflejará en un aumento de los stocks reflejados en el balance de la empresa, pero no en los gastos ni en los resultados económicos (hasta que esos excesos se consuman o se vendan).

El punto de partida para la valoración de los stocks son los precios de compra o costes de producción, pero estos pueden variar a lo largo del tiempo, al igual que las cantidades compradas, por lo que en el almacén podremos disponer de distintos precios para un mismo producto. Así, para determinar a qué precio salen los productos del almacén para ser consumidos o vendidos se seguirá alguno de los métodos más usuales, que desarrollamos a continuación.
Precio medio ponderado

Es el que usa más genéricamente, sobre todo en los almacenes de recambios, materiales de pintura y otros consumibles.

Los productos entran en el inventario por su precio de compra o coste; sin embargo, para valorar las existencias se calcula el promedio. Proviene del resultado del cociente entre el importe total y el número de unidades en el almacén; de esta forma todas las existencias valen lo mismo en un momento dado. Este método es bueno cuando existe alta rotación, pero resulta perjudicial cuando hay riesgo de obsolescencia en los productos o problemas de caducidad.

Otros métodos reflejados en las normas contables tienen un uso más restringido, como:

Método FIFO (First In - First Out)

Según el método FIFO, el precio de salida corresponde con los artículos más antiguos, con una
representación física similar: el primer artículo en entrar es el primero es salir. Este método es apropiado para evitar el envejecimiento de los stocks, favoreciendo la rotación y evitando que queden obsoletos o caducados.

Método UFO (Last In - First Out)

El método LIFO es al contrario: los productos primeros en salir son los últimos que entraron. Ésta
es una forma más conservadora de valorar las existencias, ya que al calcularlas con los precios más antiguos (y más bajos) se garantizan unos márgenes futuros. Suele ser más utilizada en materias primas o productos sin elaborar, como el stock de barras de hierro apiladas: las primeras en salir son las últimas que se almacenaron por la facilidad operativa.

Los recambios en reparación

La valoración de los recambios en reparación tiene un tratamiento diferente. Cada artículo es único y asignado a una reparación en concreto; así, cada pieza tiene su propio coste y su salida de almacén o consumo se realiza al tiempo que la orden de reparación finaliza y se emite la factura al cliente por el trabajo realizado, los recambios y los materiales de pintura incorporados.

El PVP de los recambios es el mismo tanto de compra como de venta, ya que el taller ha de respetar las tarifas de compra (no tiene potestad para modificar estos precios según la normativa por la que se regula esta actividad industrial). Sin embargo, al tratarse de un Intermediario en la cadena de distribución y soportar unos costes de gestión, los proveedores les ofrecen descuentos sobre el precio de venta final. El coste para el taller será el precio neto, una vez aplicado el descuento

Cálculo del consumo y determinación del margen bruto

Si la empresa tiene unos sistemas y aplicaciones informáticas adaptados al negocio, se puede conocer en todo momento el consumo de los distintos materiales gracias al registro de todas las operaciones -tanto de entradas como de salidas- No obstante, si no se dispone de esta información, el consumo se puede calcular mediante las operaciones contables.
a) Materiales de pintura y otros consumibles

Para calcular su consumo se ha de partir de un inventario inicial y otro final; así dispondremos
del valor de las existencias iníciales y de las existencias finales. También será necesario registrar las compras efectuadas en el período.

CONSUMO = existencias iníciales + compras - existencias finales

Si se registran las salidas (consumos) y éstas son diferentes al consumo calculado con la anterior operación, la diferencia corresponderá a mermas, pérdidas por distintos conceptos y errores de registro.

Por otro lado, al registrar los consumos particulares para cada una de las reparaciones se obtendrá una información más precisa con la que analizar los márgenes y comprobar la rentabilidad de los trabajos. Para calcular el margen se necesita, además del consumo, la facturación realizada en el mismo período:

Margen bruto = (Facturación de materiales de pintura - Consumo) / Fac. Mat. Pintura x 100 = %

Este margen bruto es un tanto impreciso, al no considerar la obra en curso que contiene materiales consumidos pero que están aún sin facturar, o facturados en el período pero consumidos en períodos precedentes.

Tasas negativas en el margen pueden ser debidas a disonancias entre los trabajos valorados y los realmente realizados en las reparaciones, así como a consumos no controlados.

b) Consumo y margen de los recambios

Una buena organización basada en la gestión de las órdenes de reparación es vital para calcular
el consumo real en un período. En este sentido, se deben registrar las órdenes en curso de reparación y las órdenes cerradas (finalizadas y facturadas). Cada orden de reparación en curso tendrá su inventario de piezas recibidas, así como de devueltas y abonadas. También se podrán comprobar las piezas pendientes de recibir.

Cuando la reparación está terminada y se han recibido todos los recambios es importante que los albaranes de esas piezas estén registrados para que, al cerrar la orden de reparación para facturar, queden asignadas todas las compras a esa orden.

Con la orden ya cerrada, los recambios quedan fuera del inventario al cambiar su estado de en curso a cerrada y pasan a considerarse consumo o salida del inventario. De esta forma, se puede comprobar para cada reparación el recambio consumido con la cantidad facturada y verificar el margen en cada uno de los casos.

No obstante, si no tenemos un registro de este tipo, habrá que recurrir al cálculo del consumo según la fórmula anterior de la contabilidad, quedando la información más vaga e imprecisa.

Para calcular el margen bruto se seguirá la operación antes expuesta pero, en este caso, no se producen distorsiones por la obra en curso y tampoco suelen presentar problemas entre las piezas facturadas y las consumidas, salvo excepciones de pequeño material no facturado o de piezas extraviadas o rotas en su manipulado.

Además de calcular el margen global, es interesante vigilar los márgenes y descuentos ofrecidos por los proveedores para mantener una política activa de negociación y obtener los mejores resultados.
También se puede realizar un análisis de los márgenes según la marca y modelo de vehículo, o según la magnitud de los daños y tipo de piezas sustituidas, todo ello para conocer más a fondo el negocio.

c) Consumo en el almacén de recambios

Al tratarse de un almacén, estos cálculos son similares a los materiales de pintura y otros
consumibles (apartado a). Tiene la particularidad de que por ser grandes volúmenes se precisa un registro de salidas, verificando el tipo de cliente (taller interno, taller externo, detallista, particular, etc.) para analizar y gestionar los márgenes y descuentos a aplicar en cada tipo de venta, así como registrar las operaciones urgentes y las que han sufrido retrasos en el servicio.

El margen bruto de venta también se guía por la operación ya expuesta. La singularidad se basa en su análisis en función de la tipología de los clientes, las características de los proveedores y los diferentes tipos de productos para determinar qué política de descuentos y de compras favorece los mejores resultados. La rentabilidad depende no sólo del margen bruto obtenido, sino también de las rotaciones o volúmenes de venta. Un margen bruto aceptable no garantiza un beneficio, pues quedan por descontar los costes fijos de la actividad.

4.3.8. Los costes de gestión: costes operativos y de oportunidad

Aunque no se registren los costes en una contabilidad analítica no implica que éstos no existan.
Sin embargo, las pequeñas empresas del sector, al carecer de herramientas analíticas de gestión, subestiman las existencias de los costes operativos y, mucho menos, de oportunidad que generan los stocks. Por tanto, en lugar de tratar de la contabilidad sin más, recurriremos a las actividades y a los medios para comprobar los costes que se soportan.

Actividades operativas

Actividades logísticas: preparar pedidos, recepcionar productos, suministrar al taller, registrar movimientos, controlar el estado de los productos, negociar condiciones de suministro y pedidos urgentes, mantener la comunicación con los proveedores, etc.
Actividades de almacenamiento: organizar e identificar los productos, hacer inventarios de comprobación, realizar operaciones de mantenimiento del local, etc.
Actividades de control y dirección: negociar constantemente las condiciones de suministro, seguir los indicadores operativos de márgenes y rentabilidad, diseñar estrategias comerciales y de negocio, etc.

Todas estas actividades implican costes de personal, tanto directo como indirecto, ya sea de personal a tiempo completo o parcial, combinándolo con otras actividades en la organización.

Medios materiales

Medios materiales son el espacio físico, las instalaciones para el almacenamiento y movimiento de objetos, la seguridad de los productos almacenados, la energía, los sistemas de comunicación y de procesamiento de la información, etc.

Estos medios se traducen en costes de amortizaciones de naves y edificios, de instalaciones, de la maquinaria, del mobiliario, de los equipos y aplicaciones informáticas y de los vehículos y utillaje; también en gastos de mantenimiento, seguros, comunicaciones y gastos financieros.
Estos costes han de ser cubiertos mediante el margen bruto calculado anteriormente, obteniéndose un resultado operativo de explotación.

Costes de oportunidad

Éste es un concepto más abstracto, relacionado con la eficiencia de los recursos materiales, financieros y humanos. Si se dedica el tiempo a una actividad, irá en detrimento de otra, si el almacén lo llenamos con un producto no podremos almacenar otro por falta de espacio.

En el ámbito del taller, el coste de oportunidad más representativo se produce cuando una reparación se paraliza por falta de recambio, se ha sufrido una rotura de stock y se ha interrumpido el servicio. El vehículo ocupa un lugar en el taller que no es posible utilizar o lo hemos apartado para dejar sitio libre, perdiendo tiempo y prestigio al no cumplir con los plazos de entrega. Éstos son costes de oportunidad.

Otra circunstancia que se produce a menudo es la proliferación de pedidos urgentes de piezas por no haber hecho una buena previsión. La petición de pedidos urgente conlleva una concentración de medios y esfuerzos adicionales, a la vez que menores márgenes en las operaciones, elevando los costes de oportunidad al requerir esta adición de medios.

Por otro lado, unos excesos de almacenamiento provocan otros costes de oportunidad, como el de necesitar más espacio y medios para el almacenamiento, además de los medios financieros que se requerirán para financiar los stocks, pudiendo dedicar estos medios a otras actividades más productivas.

4.4. APLICACIONES INFORMÁTICAS PARA LA GESTIÓN DEL ALMACÉN

Para que la gestión de cualquier empresa sea productiva debe tener un soporte informático que
permita registrar la información básica y ahorrar tiempo en las actividades de gestión y control; algunas de ellas pueden estar incluso automatizadas, realizando tareas laboriosas como la revisión de un largo inventario para preparar los pedidos semanales de recambios o pintura.

Es importante que el programa se adapte a las necesidades organizativas y operativas de la empresa, manteniendo cierta flexibilidad para adaptarse a los cambios; si bien es cierto que para las actividades de almacenamiento existen en el mercado multitud de aplicaciones, se debe buscar una global que integre todas las actividades importantes de la organización, sea un taller o un concesionario, disponiendo de un mercado específico para estos casos.

Para elegir el programa adecuado habrá que partir de las necesidades generales de la empresa y de su vertebración en un sistema integral. Posteriormente, nos debemos fijar en los detalles de la gestión de existencias, si requiere algún retoque para una mejor adaptación o bastaría con adaptar nuestra organización a los requerimientos del software.

Es mejor invertir tiempo y dinero en una aplicación adecuada que arrastrar unos largo tiempo posibles problemas de adaptación, pero también tenemos que evitar grandes inversiones innecesarias.
Requerimientos del paquete informático

Deberá contener los siguientes módulos relacionados con las existencias en posventa:

Tratamiento de pedidos y ventas.- Tramita los pedidos internos y de clientes, verificando la disponibilidad de stocks y la capacidad de crédito al cliente. Debe informar del estado de los pedidos pendientes y de los urgentes.
Gestión de stocks y compras.- Debe permitir conocer la situación del stock, recogiendo los movimientos de entradas y salidas. También ha de generar pedidos automática y manualmente, facilitando los trabajos de verificación y mecanización de los registros para utilizar códigos con lectores de barras u otros sistemas avanzados.
Gestión del almacén.- Este modulo permite la identificación y localización de los artículos en el almacén. Está relacionado con la parte de pedidos para las salidas y con la gestión de stocks y compras para las entradas. En este módulo se generan los parámetros de identificación de los productos, su unidad de consumo, de compra, envases, peso, volumen, etc.
Gestión de transporte.- En el caso de efectuar un transporte para la distribución de las ventas sería interesante un módulo para controlar las expediciones y establecer las rutas de reparto más adecuadas, así como para registrar los costes.
Información y control.- Este módulo se encarga de ofrecer la información básica de los anteriores y de los procesos burocráticos que intervienen como, por ejemplo, la emisión de albaranes de salidas, facturas, control de cobros, control de las compras, inventarios, situación de las compras, de los pedidos de venta, etc.

Estos módulos requieren un mantenimiento de datos; los más representativos para la gestión de existencias son las bases de datos de proveedores y de productos aunque, para el del marketing, la base de datos de clientes sea vital.

4.4.1. Base de datos de proveedores

En la aplicación se deben registrar los datos representativos de cada uno de los integrantes del
parque de proveedores de la empresa. Esta información sirve para entablar las comunicaciones necesarias para realizar los pedidos, recoger datos económicos o trabajar sobre condiciones pactadas.

Al interrelacionarse esta base de datos con los módulos anteriores, permitirá consultar el historial de cada proveedor, las operaciones realizadas, las compras y descuentos conseguidos, los productos suministrados, los pedidos pendientes de suministrar, los posibles retrasos en las entregas, la denegación de pedidos por falta de servicio, etc.

A nivel práctico, por ejemplo, deberá proporcionar una información rápida, fiable e íntegra de las operaciones generadas durante un mes, para poder comprobar la exactitud de las facturas recibidas, así como facilitar el cálculo del precio medio por producto o por categoría, sí lo suministran varios proveedores o éstos aplican diferentes descuentos.

Para la preparación de los pedidos y la comunicación, las posibilidades son cada vez más amplias, dependiendo de los volúmenes y variedad de proveedores que se manejen; así, las comunicaciones podrán realizarse vía fax, e-mail o a través de sistemas EDI (intercambio electrónico de datos), frecuentemente utilizados en fabricación.
También está muy extendida la comunicación on Une a través de una extranet (espacio web habilitado para el acceso exclusivo de los proveedores o clientes). En todo caso, dependerá del grado de Integración entre el proveedor y la empresa.

La base de datos también puede recoger información sobre la forma de pago a los proveedores, pudiéndose enlazar con otras aplicaciones, tanto on Une como offline, haciendo los trámites más rápidos y fiables.

Es importante en esta recogida de datos de los proveedores legalizar la base de datos conforme a la normativa aplicable sobre la Ley de Protección de datos personales.

4.4.2. Base de datos de existencias

Al igual que la anterior base de datos, ésta también se integra en todos los módulos anteriores;
recoge los datos más destacables para la gestión y almacenamiento de los productos, destacando su parametrización, con referencia interna para su control (en el caso de los recambios es aconsejable utilizar la misma que ofrece el fabricante) ya sea manual o automático a través de lectores de códigos. Información que recogen:

Denominación del producto.
Marca y modelo del fabricante.
Si corresponde a una marca o modelo de vehículo especifico, en el caso de los recambios.
Unidad de compra (caja de 6 botes, bidones de 25 I, etc.) para los pedidos.
Unidad de consumo o venta (bote, caja, etc.) para el registro de salidas y control de existencias.
Categoría, subcategoría del producto que lo identifica con unos parámetros de stock de seguridad, punto de pedido o stock mínimo y stock base para determinar el lote de pedido o cantidad a pedir.
Proveedor/es que lo suministran, facilitando los pedidos al tener configurado el proveedor principal.
Precio y descuento para valorar los pedidos y verificar los precios de suministro.
Volumen, peso, fragilidad y peligrosidad son características de los productos que indican la forma de manipulación y de almacenamiento específicos.
Ubicación física en el almacén, definiendo el almacén, la zona del mismo, así como la estantería, si fuese necesario.

Esta base de datos permitirá obtener información histórica sobre cada producto, su volumen, rotación, consumos, descuentos y márgenes, stocks, rotura de suministro, etc.; pero, sobre todo, permitirá emitir pedidos de los productos en los que haya bajado su stock por debajo del punto de pedido, configurando las cantidades a solicitar y ordenados por proveedores.

Independientemente de la informatización de estos procesos, de la amplitud y complejidad que pueden alcanzar ciertos almacenes -por ejemplo, un mayorista de recambios-, se requiere una robotización de las operaciones. La informatización suministra información para el manipulado físico de los productos y apoyo en los procesos. La robotización supone la ausencia de manipulado físico y la ejecución de procesos automáticos (por ejemplo, determinar dónde ubicar un producto en el almacén sin un lugar fijo o efectuar tanto entradas como salidas sin la intervención humana).
Tema 5

La norma internacional ISO 14001 «Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con orientación
para su uso» define medio ambiente como el entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, las aguas, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus internaciones.

Las actividades que realiza una organización tienen influencia en el entorno, que sufre las consecuencias derivadas de la explotación de los recursos y energía, de la generación de residuos, de la contaminación de las aguas, etc.

El desarrollo de estas actividades sin control conduce a un deterioro de la naturaleza más rápido que su propia capacidad de regeneración y a una pérdida paulatina de la calidad de vida. Con la aparición de la normativa ambiental se pretende mantener controlados los aspectos que causan la contaminación ambiental y caminar sobre la senda del desarrollo sostenible.

Más allá de los remedios normativos, también se han desarrollado otras fórmulas más globales para crear sistemas de gestión ambiental, de carácter voluntario, que establezcan las bases para lograr organizaciones ambientalmente responsables.

5.1. ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES EN UN TALLER DE MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS

La norma internacional ISO 14001 define «aspecto ambiental», pieza angular sobre la que se
organiza el sistema de gestión ambiental, como el elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente. Lo son el consumo de agua, las aguas que se devuelven a la red de saneamiento, los humos que salen por las chimeneas procedentes de una combustión para producir energía, etc.

Cualquier cambio en el medio ambiental, ya sea adverso o beneficioso, resultante total o parcialmente de los aspectos ambientales de una organización, se denomina «impacto ambiental» y así lo define dicha norma. Hay que reconocer que la mayor parte de los impactos de una organización sobre el entorno son adversos; una buena gestión ambiental tratará de controlar y minimizar los aspectos inherentes a su actividad para reducir, en la medida de lo posible, los impactos adversos y, por el contrario, procurar generar impactos beneficiosos para el entorno.

5.1.1. Emisión de contaminantes a la atmósfera

Los principales focos de contaminación atmosférica en el taller derivan de la combustión para
generar energía y de la emisión de contaminantes debidos a la actividad de pintado.

En las calderas de combustión para la calefacción y el funcionamiento de cabinas de pintura se generan gases de combustión formados por monóxido y dióxido de carbono (CO y C02, respectivamente), dióxido de azufre (S02), óxidos nitrosos (NOx) y partículas, que llegan al medio ambiente a través de chimeneas.

La emisión de compuestos orgánicos volátiles (COV) debido al uso de disolventes y al contenido de disolvente en las pinturas procede principalmente de la aplicación de pinturas, de la limpieza de superficies y del lavado de equipos de aplicación.

Pero no todos los contaminantes llegan a la atmósfera a través de chimeneas; también se originan gases de combustión de vehículos en funcionamiento, vapores de gasolina, gasoil, etc. Además,
hay que considerar otro contaminante atmosférico: la emisión de ruidos y vibraciones transmitidas al entorno del taller.

5.1.2. Vertidos de aguas residuales

El agua necesaria para los usos del taller queda alterada y transformada en agua residual a su
salida del taller, debido al arrastre de contaminantes de diferente naturaleza.

En los talleres de reparación de vehículos se pueden diferenciar dos tipos de aguas residuales; las derivadas del ámbito de oficinas y las de la zona del taller. A las primeras corresponden los vertidos originados en la zona de oficinas, exposición de vehículos, aseos y vestuarios de taller, así como las aguas de limpieza de estas áreas. Todas ellas tienen carácter sanitario. Sin embargo, en la zona de taller, principalmente por las operaciones de limpieza del taller y el lavado de vehículos, se genera un vertido industrial al arrastrar las aguas pequeñas cantidades de aceites, anticongelantes, disolventes o pintura debidos a derrames accidentales que no han podido recogerse por completo mediante los absorbentes adecuados; también partículas metálicas y polvo de lijado que no han podido ser recogidos mediante los sistemas de aspiración dispuestos. Igualmente, grasas y suciedad de los vehículos, restos de detergentes y abrillantadores, etc.

5.1.3. Contaminación del suelo

Con la aparición del Real Decreto 09/2005 de actividades potencialmente contaminantes del
suelo, la actividad de «mantenimiento y reparación de vehículos a motor» queda catalogada como actividad potencialmente contaminante del suelo.

5.1.4. Generación de residuos

El taller de chapa y pintura produce una gran cantidad de residuos: chatarra, neumáticos,
pinturas, etc. En general, los residuos derivados de la actividad industrial se diferencian según su pertenencia a una de estas dos categorías: residuos peligrosos y residuos no peligrosos.

De todos los residuos que el taller produce, aquellos que, por sus características, pueden afectar a la salud humana, a la salud del medio ambiente o a la seguridad son denominados residuos peligrosos (R.P.). Los talleres generan un elevado número de residuos peligrosos.

5.1.5. Consumo de materias primas y energía

Los consumos de materias primas y de energía ofrecen una de las mejores opciones para
minimizar el impacto sobre el medio ambiente y para obtener, al tiempo, beneficios económicos, ya que toda materia que se desperdicia y que se convierte en residuo es un gasto innecesario.

5.1.6. Elementos del estudio de Algunos consumibles para el pintado impacto ambiental

Si bien los sistemas de gestión ambiental tienen su aplicación sobre la gestión de una actividad
en desarrollo, y de este modo es posible controlar los aspectos ambientales ligados a dicha actividad, también es posible preveer, con antelación a su puesta en funcionamiento, en la fase de proyecto, los aspectos ambientales generados y sus posibles impactos.

La evaluación de impacto ambiental es un conjunto de estudios y análisis técnicos que permiten estimar los efectos que puede causar la ejecución de un determinado proyecto sobre el medio ambiente.
Esta técnica introduce la variable ambiental en la toma de decisiones sobre los proyectos con incidencia importante en el medio ambiente. Se manifiesta como la forma más eficaz para evitar las agresiones contra la naturaleza.

Proporciona una mayor fiabilidad y confianza a las decisiones que deban adoptarse, al poder elegir, entre las diferentes alternativas posibles, aquélla que mejor salvaguarde los intereses generales desde una perspectiva global e integrada y teniendo en cuenta todos los efectos derivados de la actividad proyectada.

La evaluación del impacto ambiental identifica, describe y evalúa los efectos directos e indirectos de un proyecto sobre los factores ambientales:

a) El ser humano, la fauna y la flora.
b) El suelo, el agua, el aire, el clima y el paisaje.
c)Los bienes materiales y el patrimonio cultural.
d) La interacción entre los factores mencionados anteriormente.

La amplitud y nivel de detalle de la evaluación de impacto ambiental de los proyectos depende del tipo de actividad y contiene, al menos, los siguientes datos:

Descripción general del proyecto y exigencias previsibles en el tiempo, en relación con la utilización del suelo y de otros recursos naturales. Estimación de los tipos y cantidades de residuos vertidos y emisiones de materia o energía resultantes.
Exposición de las principales alternativas estudiadas y justificación de las razones de la solución adoptada, teniendo en cuenta los efectos ambientales.
Evaluación de los efectos previsibles directos o indirectos del proyecto sobre la población, la flora, la fauna, el suelo, el aire, el agua, los factores climáticos, el paisaje y los bienes materiales, incluido el patrimonio histórico artístico y el arqueológico. Asimismo, se atenderá a la interacción entre todos estos factores.
Medidas previstas para reducir, eliminar o compensar los efectos ambientales significativos.
Programa de vigilancia ambiental.
Conclusiones y resumen del estudio. También, en su caso, un informe sobre las dificultades informativas o técnicas encontradas en su elaboración.

5.2. NORMATIVA AMBIENTAL PARA TALLERES

5.2.1. Normativa sobre la prevención de la contaminación a la atmósfera

Las principales normas generales sobre prevención de la contaminación de la atmósfera que
afectan a los talleres se citan a continuación:

Ley 34/2007 Calidad del aire y protección de la atmósfera.
Decreto 833/75, de 6 de febrero, que desarrolla la Ley 38/1972 de Protección del Ambiente
Atmosférico (Ley derogada por la 34/2007).
Orden 18/10/1976, Prevención y corrección de la contaminación atmosférica de origen industrial.

En el anexo IV de la Ley 34/2007, donde se recogen las actividades potencialmente contaminadoras, se encuentran las de aplicación de pintura en la reparación de vehículos; concretamente, en el epígrafe
06 01 02. Lo que no queda claro es si se trata de una actividad de tipo de A, B o C, y esto es importante,
ya que la norma especifica que los tipos A y B requieren autorización administrativa por parte de la Comunidad Autónoma correspondiente. En cuanto a la dirección en la que hay que aplicar estos requisitos, son más explícitos el RD 833/75 y la orden 18/10/76. Se consideran focos de contaminación aquéllos cuyo tiempo de funcionamiento (o de emisión de contaminantes) es mayor al 5% del tiempo de funcionamiento de las instalaciones. Por lo tanto, no todos los focos de emisión o chimeneas quedan sometidos a control, sino que depende del grado de producción que se lleve a cabo. Por otra parte, hay que diferenciar entre los focos de contaminación por combustión de aquellos otros, que podríamos definir como «de proceso», pues dependen del tipo de actividad que se desarrolle.

Emisión de COV (compuestos orgánicos volátiles)

Quizás los contaminantes atmosféricos de proceso más llamativos del taller de reparación de vehículos son los denominados COV. En el año 2003 se publicó el RD 117/2003, que establecía un limite de emisión para estas sustancias y que era de aplicación a los talleres que consumían más de 500 litros de disolvente/año.

Posteriormente, el RD 227/2006, por el que se complementa el régimen jurídico sobre la limitación de las emisiones de compuestos orgánicos volátiles en determinadas pinturas y barnices y en productos de renovación del acabado de vehículos, excluye de la aplicación de límites de emisión de COV a los talleres de reparación, aplicando sólo al pintado original. A su vez, este RD también prohibe la comercialización de productos de pintura que superen determinados limites en contenido de COV y establece obligaciones en el etiquetado y la información sobre el contenido en COV de los productos.

Los talleres de reparación de vehículos quedan, por lo tanto, exentos de cumplir los limites de emisión, en tanto que obligados a utilizar estos productos de bajo contenido en COV. No obstante todo lo anterior, que se refiere a normativa de carácter nacional, son los mínimos establecidos y es posible que las comunidades autónomas establezcan otros requisitos más restrictivos.

Contaminación por ruido

La Ley 37/2003 del ruido, de 17 de noviembre, se ha desarrollado posteriormente por el RD
1513/2005, en lo referente a la evaluación y gestión del ruido ambiental, y por el RD 1367/2007, en lo referente a zonificación acústica, objetivos de calidad y emisiones acústicas.

Según el modelo de desarrollo y aplicación de estas normas, finalmente hay que acudir a las ordenanzas municipales, donde se concretan los límites aplicables de emisión acústica, según la ubicación del taller y el horario en el que se desarrolla la actividad. Las mediciones se han de realizar a través de organismos acreditados y con la frecuencia que se estipule en cada caso.

Otro referente en el control de emisión de ruidos al exterior de las instalaciones es la Norma
Básica de Edificación NBE-CA-88, sobre las condiciones acústicas de los edificios.

5.2.2. Normativa sobre la prevención de la contaminación de las aguas

El vertido de aguas residuales está regulado por el Real Decreto Legislativo 1/2001, de 20 de
julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Aguas, donde se dispone la necesidad de:

Contar con una autorización de vertido.
Aplicar determinados límites a las sustancias peligrosas para la calidad de las aguas.
Satisfacer un canon para el control de los vertidos.
Esta normativa básica se ha desarrollado posteriormente y comprende un conjunto de normas. Además de éstas, de carácter nacional, también existe normativa autonómica y local, y es en las ordenanzas municipales donde se establecen los parámetros de calidad aplicables a las aguas residuales, en función de donde se ubique la actividad.

La autorización de vertido establece las condiciones en que deben realizarse los vertidos, las Instalaciones de depuración necesarias y los elementos de control de su funcionamiento, así como los límites cuantitativos y cualitativos que se impongan a la composición del efluente y el importe del canon de control del vertido, Tiene un plazo máximo de vigencia de cinco años, renovables sucesivamente, si se cumplen las normas de calidad y objetivos ambientales exigibles en cada momento.

La administración hidráulica competente es quien concede la autorización de vertido, salvo en los casos de vertidos efectuados en cualquier punto de la red de alcantarillado o de colectores gestionados por las administraciones autonómicas o locales o por entidades dependientes de las mismas, en los que la autorización corresponderá al órgano autonómico o local competente.

Con objeto de comprobar que los vertidos no sobrepasan los valores máximos establecidos en la autorización, o en la norma local aplicable, se ha de contar con una arqueta para llevar a cabo de forma periódica las tomas de muestras y los análisis de las mismas que se especifiquen. Estas operaciones serán realizadas por Organismos de

Control Autorizados cada cinco años, o bien puntualmente, cuando exista una modificación en los procesos productivos o en las instalaciones que afecte a las características de los vertidos originados.

5.2.3. Normativa sobre la prevención de la contaminación del suelo

El RD 9/2005, de 14 de enero, por el que se establece la relación de actividades potencialmente
contaminantes del suelo y los criterios y estándares para la declaración de suelos contaminados, establece nuevas condiciones para las instalaciones industriales, con el objetivo general de mejorar las condiciones y uso del suelo, así como prevenir su contaminación.

En este texto se definen las actividades potencialmente contaminantes del suelo como aquellas actividades de tipo industrial o comercial en las que, ya sea por el manejo de sustancias peligrosas, ya sea por la generación de residuos, pueden contaminar el suelo. Y en su anexo I se incluye la actividad de Mantenimiento y reparación de vehículos a motor como potencialmente contaminante del suelo, con el código CNAE93-Rev1 50,20. Otras actividades relacionadas también se incluyen en el anexo I.

Para los titulares de dichas actividades, el RD establece dos obligaciones principales: la de informar a la comunidad autónoma del estado del suelo y la de descontaminar el suelo que, en su caso, estuviese contaminado.

En la obligación de informar a la comunidad autónoma, el RD estableció la fecha límite de febrero de 2007 elaborada según las indicaciones de su anexo II «Alcance y contenido mínimo del informe preliminar de situación de un suelo».

La declaración de un suelo como contaminado obligará a la realización de las actuaciones necesarias para proceder a su recuperación ambiental en los términos y plazos que dicte el órgano competente. Aunque el RD no indica ninguna forma de reparación, sí establece algunas directrices:

Descontaminar hasta niveles aceptables para el uso actual o futuro del suelo afectado.
Empleo de las mejores técnicas disponibles (preferencia por las técnicas in situ).
Preferencia de las técnicas orientadas a la eliminación de los focos de contaminación y a la reducción de las concentraciones sobre aquellas destinadas a reducir la exposición.

También establece los responsables de la descontaminación del suelo; en primer lugar, lo serán los causantes de la contaminación (y cuando sean varios, responderán de forma solidaria); en segundo lugar, responderán, subsidiariamente y por este orden, los poseedores de suelos contaminados y los propietarios no poseedores.

Esta norma también establece un modo de informar públicamente de los suelos en los que se hayan realizado algunas actividades potencialmente contaminadoras del suelo, y sobre todo en el caso de los que hayan resultado contaminados.

Los propietarios de fincas en las que se haya realizado alguna de las actividades potencialmente contaminantes estarán obligados a declarar tal circunstancia en las escrituras públicas que documenten la transmisión de derechos sobre aquéllas. La existencia de tal declaración se hará constar en el Registro de la Propiedad, por nota al margen de la inscripción a que tal transmisión dé lugar.

La resolución administrativa por la que se declare el suelo contaminado se hará constar en el folio de la finca o fincas regístrales a que afecte, por medio de nota extendida al margen de la última inscripción de dominio. Esta nota marginal de declaración de suelo contaminado se cancelará en virtud de una certificación expedida por la administración competente, en la que se incorpore la resolución administrativa de desclasificación.

5.2.4. Normativa sobre la generación de residuos

La Ley Básica de Residuos, 10/98 de 21 de abril, establece que la responsabilidad sobre la
gestión adecuada de los residuos es de quien genera y posee dichos residuos. Fija las siguientes obligaciones generales:

Evitar la eliminación de los residuos potencialmente reciclables o valorizabas.
Entregar los residuos a un gestor autorizado para su valorización o eliminación, o participar en un acuerdo voluntario o convenio de colaboración que comprenda estas operaciones.
Mantener los residuos en condiciones de seguridad e higiene, desde el momento de su producción hasta el momento de su cesión al gestor autorizado.
Correr con los gastos que la gestión de los residuos ocasione.

Además de estas obligaciones generales es preciso completar un tratamiento integral de los residuos a través del cumplimiento de los trámites administrativos previstos y del tratamiento de los residuos en las instalaciones del productor, en las condiciones establecidas, así como cumplir los requisitos de entrega de residuos conforme a la ley.

El primer paso será solicitar al órgano medioambiental correspondiente de cada Comunidad Autónoma el listado de recogedores, transportistas y gestores autorizados, quienes sólo pueden prestar sus servicios a las empresas localizadas en las comunidades autónomas donde estén autorizados.

5.2.4.1. Trámites administrativos

Ante el organismo medioambiental competente de cada Comunidad Autónoma el productor
debe realizar su inscripción en el registro por la producción de residuos peligrosos. Además, dependiendo de cada Comunidad Autónoma, puede ser necesario presentar estudios de minimización de residuos cada cuatro años.
Inscripción en el registro de pequeños productores de residuos peligrosos

Para la Inscripción en el registro de productores de residuos peligrosos se distingue entre pequeños y grandes productores. Son pequeños productores aquéllos que originan menos de 10.000 kilogramos de residuos peligrosos al año. Sin embargo, dependiendo de las condiciones específicas de cada taller y del criterio de cada comunidad autónoma, aún excediendo dicha cantidad, los talleres de reparación de vehículos pueden ser considerados dentro de la categoría de pequeño productor.

Para la inscripción o autorización se realiza previamente una solicitud, según el modelo oficial de cada comunidad, con los siguientes datos:

Tipo de empresa y datos propios.
Tipo y cantidades de residuos peligrosos generados.
Características de los residuos.
Lugares donde se depositarán.
Tratamiento que van a recibir.

Por lo tanto, antes de formalizar la solicitud, es preciso conocer cómo se van a gestionar los residuos, y haber establecido contacto con los gestores.

Como respuesta afirmativa a la solicitud, la comunidad autónoma enviará un documento, indicando el número de registro asignado para el taller, reconociéndole su categoría de productor. Este documento ha de conservarse indefinidamente. En el caso de generar nuevos residuos será necesario presentar nueva solicitud.

Estudio de minimización de residuos peligrosos

Cada cuatro años, los talleres están obligados a presentar a la Administración un estudio para la minimización de los residuos peligrosos generados, en cumplimiento del principio de prevención de la contaminación que rige toda la normativa medioambiental. En la práctica, sólo algunas Comunidades Autónomas lo están exigiendo para los pequeños productores, mientras que para los grandes es obligatorio en todos los casos.

Esto supone localizar todo foco productor de residuos y seguir la cadena de origen para detectar los puntos en los que se podría evitar su generación, tanto en peligrosidad como en cantidad.

5.2.4.2. Separación, envasado, etiquetado y almacenamiento de residuos peligrosos

En las instalaciones del taller es obligatorio cumplir con determinados requisitos de separación y
envasado de los RP, etiquetado y almacenamiento.

Separar adecuadamente y no mezclar los residuos peligrosos

Los residuos peligrosos se han de tratar de modo separado; es importante evitar las mezclas ya que pueden suponer un aumento de su peligrosidad o dificultar su posterior gestión. En general, será el gestor de residuos quien indique el modo de separarlos.

Envasado de residuos peligrosos

Los envases de residuos peligrosos y sus cierres deben estar construidos en materiales resistentes al contenido y que no formen con él combinaciones peligrosas. Han de resistir las manipulaciones necesarias y no presentar defectos, como grietas en su estructura.
Etiquetado de residuos peligrosos

Los recipientes que contienen residuos peligrosos deben estar etiquetados de forma clara, legible e Indeleble. La etiqueta debe tener un tamaño mínimo de 10 x 10 cm y contener la siguiente información:

Código de identificación del residuo.
Naturaleza de los riesgos que presentan los residuos (pictogramas y/o frases R).
Nombre, dirección y teléfono del titular del residuo.
Fechas de envasado.

Es aconsejable que, en la etiqueta, se indique claramente el nombre del residuo, con el fin de evitar la mezcla de residuos por error.

Almacenamiento de residuos peligrosos

Se deberá disponer de zonas de almacenamiento de los residuos peligrosos y el tiempo de almacenamiento no podrá exceder los seis meses, salvo autorización especial del órgano competente de la Comunidad Autónoma.

El almacenamiento de residuos se realizará en condiciones de seguridad. Aunque no se especifica cuáles son estas condiciones, se considera necesario, a efectos prácticos:

Diferenciar el lugar de almacenamiento de residuos peligrosos del resto de los demás residuos y productos.
Establecer su ubicación en el almacén, a ser posible en el exterior de la zona de trabajo. Si se sitúa en el interior, ha de ser en un lugar bien ventilado y alejado de las fuentes de calor.
Disponer de suelo estanco y a cubierto de la lluvia para evitar que los posibles derrames contaminen el suelo y las aguas.
Disponer, para los residuos peligrosos líquidos, de un sistema de retención de derrames en caso de rotura accidental del contenedor.

5.2.4.3. Documentos de gestión de los residuos peligrosos

Para demostrar la correcta gestión de los residuos peligrosos, conforme a la legislación vigente,
es preciso llevar un control de documentos:

Documento de aceptación de cada residuo peligroso.
Documentos de control y seguimiento de residuos peligrosos.
Registro de retirada de residuos peligrosos.

Documento de aceptación de residuos peligrosos

Estos documentos son emitidos por el gestor autorizado, previa solicitud de admisión formal por parte del productor, en la que se aportarán los siguientes datos:

Identificación del residuo.
Propiedades y composición del residuo.
Volumen y peso.
Código de identificación.
Plazo de recogida.

El gestor debe contestar la solicitud de admisión de cada residuo en el plazo de un mes y, en caso afirmativo, enviar el documento de aceptación del residuo al productor. El documento de aceptación es único para cada tipo de residuo peligroso. Se caracteriza por un número de orden de aceptación que figurará después en los documentos de control y seguimiento de cada residuo, toda vez que se entregue el residuo al gestor.

Sin documento de aceptación de cada residuo, el taller no puede entregar sus residuos al gestor autorizado.

Documentos de control y seguimiento de residuos peligrosos

Cada vez que se entrega un residuo al gestor, se debe cumplimentar el documento de control y seguimiento, cuyo objeto es seguir los pasos del residuo desde que sale del taller hasta que llega al lugar en el que definitivamente va a ser tratado o eliminado, controlando quién es el titular y el responsable en cada momento. Este documento consta de una serie de hojas en papel autocopiativo.

Existen otros tipos de documentos de control y seguimientos más sencillos, como los de los aceites usados, donde el productor firma y sella una hoja de recogida que se lleva el gestor y se queda con un justificante de entrega.

Algunas comunidades autónomas utilizan este sistema en la entrega de residuos peligrosos al gestor, por parte de los pequeños productores. Estos documentos de entrega de residuos peligrosos deben conservarse al menos durante 5 años.

Registro de retirada de residuos peligrosos

El taller debe llevar al día un registro de los residuos peligrosos producidos y entregados, indicando, al menos, el residuo, la cantidad, la fecha de entrega y el número del justificante de entrega del residuo al gestor.

5.3. NORMAS ISO PARA LA GESTIÓN AMBIENTAL

Las normas ISO para la gestión ambiental establecen herramientas y sistemas enfocados a los
procesos de producción en el interior de una empresa u organización, y a los efectos o externalidades que de estos se deriven al medio ambiente. Es decir, se ocupan de qué es lo que la empresa hace para minimizar los efectos perjudiciales de sus actividades sobre el medio ambiente. Se involucran con los procesos y no con los productos de la empresa.

5.3.1. Familia de normas ISO 14000

ISO 14000 es el conjunto de normas internaciones relacionadas con temas ambientales. Han
sido preparadas por el comité técnico ISO/TC 207; su primera edición fue en 1996 y, periódicamente, se revisan e incluyen nueva normas.

De todas ellas, algunas son relativas a la gestión ambiental, mientras que otras se centran en otras cuestiones ambientales de interés como el análisis del ciclo de vida de un producto, el etiquetado ecológico o las declaraciones ambientales.

La norma ISO 14001:2004 es la única certificable y se complementa con la norma ISO
19011:2002. «Directrices para la auditoría de gestión de la calidad y/o ambiental».
5.3.2. Sistema de Gestión Ambiental. ISO 14001

Un sistema de gestión ambiental (SGA) es aquella parte de la gestión de una organización
destinada a desarrollar y llevar a cabo una política ambiental y a gestionar los aspectos ambientales más significativos de cada organización.

Incluye la creación de una estructura en la organización, la planificación de actividades, las prácticas, procedimientos y los recursos para lograr los objetivos ambientales.

ISO 14001:2004 es una de las normas internacionales que se pueden usar para implantar y certificar voluntariamente un sistema de gestión ambiental. En ella se recogen los requisitos reconocidos internacionalmente como necesarios para establecer y lograr metas ambientales. Es una norma válida para cualquier tipo de organización, ya sea de tipo productivo o de servicios.

El ámbito de aplicación de la 14001 es siempre el enclave físico de la actividad, independientemente de cuantos procesos y actividades se desarrollen en él.

Además de esta norma, existe el Reglamento CE 761/2001, de 19 de marzo, (Reglamento EMAS) por el que se permite que las organizaciones se adhieran con carácter voluntario a un sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales.

5.3.2.1. Principios del Sistema de Gestión Ambiental

Muchos de los principios de gestión ambiental son comunes a los de la gestión de la calidad y a
los de cualquier otro tipo de sistema de gestión. Sin embargo, en este caso hay un elemento diferenciador por la importancia que concede el SGA a la comunicación con la sociedad:

Liderazgo. Es la dirección de la organización que desea implantar el SGA la que debe orientar el proyecto y darle empuje y consistencia. La dirección es la responsable última de que todas las personas se involucren en el logro de los objetivos ambientales.
Participación de todas las personas. Es indispensable para conseguir una organización respetuosa con el medio ambiente. Para ello será necesaria la formación de todas las personas en los aspectos ambientales propios de las actividades que desarrollan en la empresa.
Enfoque de sistema de gestión. El sistema de gestión ambiental no se observa como una actividad más de la empresa u organización, sino que forma parte de su gestión global enfocada al logro de un conjunto de resultados, entre los que se encuentran los de carácter ambiental.
Mejora continua. Otro pilar del SGA es la mejora continua del desempeño ambiental, y el modelo en el que se basa la norma sigue las pautas de la mejora continua.
Toma de decisiones basadas en datos objetivos. Éste es un aspecto básico de todo sistema de gestión. La toma de decisiones se basa en la toma de datos y mediciones sobre la actuación ambiental.
Interrelación con la sociedad. Toda actividad tiene repercusión en el ámbito social en el que se desarrolla.

El SGA proporciona una herramienta de mejora de la actuación ambiental y, además, pretende influir en la sociedad para obtener una mejora global en el comportamiento ambiental; para ello se necesita contar con mecanismos de comunicación con la sociedad.
5.3.2.2. Modelo del Sistema de Gestión Ambiental

El modelo de gestión ambiental que muestra la norma ISO 14001 se basa en el ciclo de Deming,
denominado modelo de mejora continua. Este modelo consta de cuatro pasos que, al realizarse de forma reiterada, conducen a una mejora continua de la actuación ambiental:

1.Planificar: En el marco de la política ambiental definida por la organización, se establecen periódicamente un conjunto de objetivos y se traza un plan para su consecución.
2.Hacer: Se trata de llevar a cabo cada una de las actividades planificadas en la etapa anterior.
3.Verificar: Se realiza un seguimiento de las actuaciones implantadas y se comprueba en qué medida permiten alcanzar los objetivos marcados. Del mismo modo, se verifica el cumplimiento de los requisitos legales. De aquí se obtienen los datos que permiten tomar decisiones.
4.Tomar decisiones: Sobre la base de los datos y la información obtenida en el paso anterior se toman las acciones posibles para mejorar el comportamiento ambiental. Si los resultados no se han alcanzado, se pueden introducir nuevas acciones para conseguirlos; en caso de haberse conseguido, se consideran nuevas actividades y nuevos objetivos

5.3.2.3. Implantación del Sistema de Gestión Ambiental

Además de la cuestión ambiental, existen otros beneficios de la implantación de un SGA:

Facilita el acceso y el cumplimiento de la legislación ambiental, evitando la exposición a sanciones.
Optimiza los procesos de trabajo al enfocarse hacia el control y la disminución de consumos de recursos y de materias primas.
Aumenta el prestigio social de la empresa, al alinearse con las expectativas sociales.

Revisión ambiental inicial

El modelo de gestión de esta norma ofrece una guía bien organizada para abordar la implantación del sistema, si bien es muy recomendable realizar previamente un análisis ambiental de la situación inicial para determinar después, con mayor precisión, el plan de implantación. Esta revisión comprende las siguientes cuestiones:

Análisis de los aspectos ambientales.
Análisis de la legislación ambiental, determinando qué normas afectan a la organización y en qué grado se está cumpliendo.
Identificación de las prácticas ambientales correctas que se están llevando a cabo.
Evaluación, desde un punto de vista ambiental, de las situaciones de emergencia y accidentes ocurridos.

Para conocer la situación inicial de partida, en especial si se desea certificar el sistema, se puede contratar una consultora de gestión ambiental, ya que la normativa ambiental es el capítulo más complicado de cumplir.

En el informe de revisión inicial se pondrán de manifiesto las carencias y las posibilidades de mejora, y es una base Ideal para organizar la implantación del SGA.
Planificación del SGA

En el momento en el que se tome la decisión de proceder a la implantación del SGA, la dirección hará pública dicha intención comunicando la política ambiental de la empresa y dando el Impulso necesario para su puesta en marcha.

Es preciso determinar los aspectos ambientales ligados a las actividades que se realizan en la empresa, incluso los previstos por el desarrollo de nuevos productos y servicios. Una posterior valoración de todos los aspectos identificados dará a conocer cuáles son más importantes (aspectos significativos); éstos serán los que se traten como prioridad a la hora de hacer la planificación del sistema.

Otra cuestión sobre la que hay que trabajar es la normativa ambiental. Es necesario determinar toda la legislación ambiental que se aplica a la organización y establecer el modo de cumplirla.

Estos son los dos pilares del SGA, pero además el modelo se sustenta en una base documental que hay que desarrollar en estos primeros momentos de la implantación:

Manual de gestión ambiental. Describe el alcance del SGA y los elementos y requisitos del sistema, y relaciona los procedimientos que complementan el SGA. Normalmente, también incluye la política ambiental.
Procedimientos documentados exigidos por la norma y cuantos otros procedimientos internos se consideren necesarios para el funcionamiento eficaz del sistema.

Elaborada la base documental, se procede a establecer los objetivos y las metas necesarias para lograrlos, las responsabilidades, los medios y los plazos previstos para alcanzarlos, confeccionando la planificación anual.

En esta etapa es importante impartir formación ambiental para que todos se identifiquen con el sistema, comprendan el alcance ambiental de sus actividades, conozcan el modo de proceder y participen activamente en el logro de los objetivos.

Implantación y operación del SGA

En el modelo de la norma ISO 14001, la implantación y el funcionamiento del sistema incluye los siguientes requisitos.

En esta etapa, aunque la documentación se haya elaborado en la etapa anterior, se establecerá la necesidad de realizar cambios en la documentación del sistema en relación con la planificación realizada, en especial cada vez que da la vuelta el círculo de la mejora continua.

Después, la Implantación seguirá la planificación aprobada por la dirección, siguiendo el esquema de actuaciones y las fechas previstas, cumpliendo lo establecido en la documentación del sistema. Durante el funcionamiento del sistema se generan los registros o evidencias de gestión que se hayan establecido.

Verificación del SGA

Periódicamente, se evaluará el cumplimiento legal y se realizará un seguimiento de las actuaciones, identificando situaciones potenciales o reales de incumplimiento de lo establecido, lo que dará lugar a situaciones no conformes y a la aplicación de medidas preventivas o correctivas.
En esta etapa, por lo tanto, se irán analizando las evidencias (registros) que se generan por el funcionamiento del sistema.

Tras un tiempo de implantación y de comprobación del funcionamiento, se realiza una auditoría interna, que supone la revisión del sistema de gestión ambiental y una instantánea de su funcionamiento; la norma ISO 19011:2002 marca las directrices para la auditoría.

Revisar y mejorar

La norma ISO 14001 se cierra con el siguiente requisito: Revisión por la dirección (punto 4.6). Es responsabilidad de la dirección completar la revisión del sistema implantado con un doble objetivo: hacer una valoración de lo que se ha logrado e Identificar aquéllas cuestiones que permitan mejorar la gestión ambiental.

Como resultado de esta revisión volverá a realizarse una nueva planificación del sistema, con nuevos objetivos y metas, y comenzará de nuevo el ciclo de mejora continua en la actuación medioambiental.

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