Técnica de Revisión y Evaluación de Programas: PERT
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GESTIÓN DEL TIEMPO: La gestión por proyectos brinda una especial atención al tiempo como recurso y como factor crítico de éxito.Para cada producto intermedio será necesario definir la fecha límite en que se supone, razonablemente, debe estar terminado.
Al respecto pueden ocurrir dos situaciones.
Si el analista propone tiempos demasiado cortos, que a la luz de sus análisis no se podrán cumplir, el mismo se engaña y se verá obligado a pagar el precio de este error.
Si propone tiempos demasiados largos, puede ser que esté perdiendo no solo tiempo sino también dinero, recursos y oportunidades que más adelante no se repetirán.
El Diagrama de Gantt:Gráfico que permite visualizar la distribución de las tareas en el tiempo. Es una herramienta muy utilizada en todo el mundo por su simplicidad y su flexibilidad. En esencia propone una tabla compuesta por filas y columnas.En las filas se representan las actividades y en las columnas se disponen los diferentes períodos de tiempo; utilizando este diagrama, el analista marca para cada actividad las celdas correspondientes al momento en que se realizarán.En cada fila se visualiza entonces una barra que facilita la localización de las diferentes tareas en el tiempo.Una de las limitaciones del Diagrama de Gantt es que no permite visualizar las relaciones de precedencia entre las tareas.
El diagrama PERT: El Diagrama PERT (Program Evaluations and Review Technique:) es un gráfico que representa, en forma de red, las diferentes tareas, resaltando la dependencia entre ellas.Muchos analistas, en todo el mundo, utilizan esta técnica con tres propósitos:
1)Para estimar la fecha en que podría terminar el proyecto si se cumplieran las condiciones propuestas.
2)Para estimar la fecha en que debiera comenzar un proyecto cuando se parte de su fecha de terminación.
3)Para identificar y ajustar las tareas cuya demora retarda y amenaza la fecha de terminación del proyecto (tareas criticas).
El PERT fue desarrollado por el departamento de Defensa de los Estados Unidos, alrededor de 1950, para facilitar la administración del proyecto Polaris, empresa de gran complejidad.
La utilidad del PERT para reducir las incertidumbres relacionadas con la duración y las fechas de terminación de diferentes tareas, hizo que su aplicación se extendiera rápidamente a otras áreas de la administración que enfrentaban también proyectos de gran complejidad.
El diagrama CPM:El Diagrama CPM (Critical Path Method o Método de la Ruta Crítica) surgió en el seno de la industria de la construcción, como una herramienta independiente del PERT, más interesada en relacionar la duración del proyecto con su costo y en proponer ajustes en los recursos para lograr la terminación oportuna del proyecto, sin asignar recursos más allá de lo deseable.A diferencia del PERT, CPM supone que el tiempo y los recursos se conocen con niveles mínimos de incertidumbre.Por sí mismo, el CPM no es un buen método para identificar y reducir la incertidumbre, como sí lo es el PERT.
Por eso los analistas suelen combinar estos instrumentos dando origen al método PERT/CPM
Análisis PERT/CPM: El análisis PERT/CPM comprende las siguientes etapas:
1)Identificar y delimitar todas y cada una de las tareas asociadas con el proyecto (no puede faltar ninguna tarea esencial). Proceda con criterios operativos; no detalle sus tareas más allá de lo que considere práctico.
2)Ordenar las tareas de forma secuencial en el tiempo.
3)Determinar las relaciones de precedencia entre las actividades.
4)Define eventos denominados ?nodos? o ?hitos?, que utilizará como puntos lógicos de conexión de diferentes tareas y como marcadores de avance.
5)Representar las tareas con flechas y combinarlas con los nodos para construir una red.Las flechas deben dibujarse de tal manera que la punta marque claramente su final.
6)el grafico se dibuja de izquierda a derecha.todas las flechas deben dirigirse de izquierda a derecha.
7)toda tarea debe comenzar en un nodo y terminar en otro.A izquierda del nodo quedara la tarea precedente y a su derecha la subsiguiente.
8)No coloque las tareas en linea recta,trate de localizarlas lo mas a la izquierda que pueda.Al terminar su dibujo se entendera que todas las actividades de la izquierda son precedencias de los nodos siguientes.
9)Cuando necesite conectar actividades con nodos inmediatos(recuerde que no pueden estar unidos por mas de una flecha) introduzca en el diagrama actividades ficticias,estas son flechas punteadas que representan tareas que no existen en la realidad y que por lo tanto no consumen recursos, sin embargo permiten relacionar entre si la secuencia.
10)Asigne la duracion a cada una de las flechas(cada tarea debe tener una duracion definida),utilice una misma unidad de tiempo para facilitar los calculos que vendran posteriormente.
Ruta Critica:La ruta critica es la ruta mas larga entre el nodo inicial y el final.Cualquier demora en las acriviades de la ruta critica demorara el proyecto completo, por eso a las actividades que se encuentran en la ruta critica se las denomina tareas criticas.
El margen de demora total: es entonces la cantidad de tiempo que puede retrasarse una tarea sin que se retrase la fecha de terminación del proyecto.
Del análisis anterior se desprende como conclusión que, reducir la duración de una tarea no crítica no afecta para nada la terminación del proyecto y que, por el contrario, el analista debe centrar su interés en controlar aquellas tareas involucradas en la ruta crítica; especialmente en aquellas más largas, cuya reducción puede generar un mayor impacto sobre la eficiencia.Cuando Usted haya elaborado la ruta crítica de su proyecto, priorice las tareas críticas según su duración y ejerza sobre ellas un control especial.
En algunos casos, el proyectista deberá garantizar la entrega de algunos productos en una fecha inamovible.
Para lograrlo puede:
1)Anticipar todas las tareas críticas que sea posible.
2)Acortar tareas críticas, comenzando por las más largas.
3)Cambiar la secuencia de las tareas, Reducir el ámbito del proyecto y recortar productos, lo que le permitirá eliminar tareas críticas.
4)Asignar más recursos a tareas críticas, con el fin de acortar su finalización.
5)Ampliar el horario laboral.
6)Asignar horas extras.
Desarrollo de Ejemplos de Cartas Gantt y Malla Pert:
La Carta Gantt ilustra la duración y las relaciones de tiempo entre las actividades de un proyecto en forma gráfica.Esta herramienta está bastante relacionada con la Malla Pert, en cuanto ayuda a tener una visión más clara de las actividades a realizar y de la duración del proyecto.
La Malla Pert:es utilizada como una herramienta cuantitativa de planificación y control, lo que permite a los administradores contar con un modelo de optimización que entregue la solución óptima de una secuencia de actividades en el tiempo, que deben realizarse para finalizar el plan de acción.También permite al administrador programar un proyecto por adelantado y a la vez calcular el tiempo necesario para completarlo.Como herramienta de control, la Malla Pertfacilita las actividades de control, permitiendo la comparación del tiempo real con el planificado.
Al respecto pueden ocurrir dos situaciones.
Si el analista propone tiempos demasiado cortos, que a la luz de sus análisis no se podrán cumplir, el mismo se engaña y se verá obligado a pagar el precio de este error.
Si propone tiempos demasiados largos, puede ser que esté perdiendo no solo tiempo sino también dinero, recursos y oportunidades que más adelante no se repetirán.
El Diagrama de Gantt:Gráfico que permite visualizar la distribución de las tareas en el tiempo. Es una herramienta muy utilizada en todo el mundo por su simplicidad y su flexibilidad. En esencia propone una tabla compuesta por filas y columnas.En las filas se representan las actividades y en las columnas se disponen los diferentes períodos de tiempo; utilizando este diagrama, el analista marca para cada actividad las celdas correspondientes al momento en que se realizarán.En cada fila se visualiza entonces una barra que facilita la localización de las diferentes tareas en el tiempo.Una de las limitaciones del Diagrama de Gantt es que no permite visualizar las relaciones de precedencia entre las tareas.
El diagrama PERT: El Diagrama PERT (Program Evaluations and Review Technique:) es un gráfico que representa, en forma de red, las diferentes tareas, resaltando la dependencia entre ellas.Muchos analistas, en todo el mundo, utilizan esta técnica con tres propósitos:
1)Para estimar la fecha en que podría terminar el proyecto si se cumplieran las condiciones propuestas.
2)Para estimar la fecha en que debiera comenzar un proyecto cuando se parte de su fecha de terminación.
3)Para identificar y ajustar las tareas cuya demora retarda y amenaza la fecha de terminación del proyecto (tareas criticas).
El PERT fue desarrollado por el departamento de Defensa de los Estados Unidos, alrededor de 1950, para facilitar la administración del proyecto Polaris, empresa de gran complejidad.
La utilidad del PERT para reducir las incertidumbres relacionadas con la duración y las fechas de terminación de diferentes tareas, hizo que su aplicación se extendiera rápidamente a otras áreas de la administración que enfrentaban también proyectos de gran complejidad.
El diagrama CPM:El Diagrama CPM (Critical Path Method o Método de la Ruta Crítica) surgió en el seno de la industria de la construcción, como una herramienta independiente del PERT, más interesada en relacionar la duración del proyecto con su costo y en proponer ajustes en los recursos para lograr la terminación oportuna del proyecto, sin asignar recursos más allá de lo deseable.A diferencia del PERT, CPM supone que el tiempo y los recursos se conocen con niveles mínimos de incertidumbre.Por sí mismo, el CPM no es un buen método para identificar y reducir la incertidumbre, como sí lo es el PERT.
Por eso los analistas suelen combinar estos instrumentos dando origen al método PERT/CPM
Análisis PERT/CPM: El análisis PERT/CPM comprende las siguientes etapas:
1)Identificar y delimitar todas y cada una de las tareas asociadas con el proyecto (no puede faltar ninguna tarea esencial). Proceda con criterios operativos; no detalle sus tareas más allá de lo que considere práctico.
2)Ordenar las tareas de forma secuencial en el tiempo.
3)Determinar las relaciones de precedencia entre las actividades.
4)Define eventos denominados ?nodos? o ?hitos?, que utilizará como puntos lógicos de conexión de diferentes tareas y como marcadores de avance.
5)Representar las tareas con flechas y combinarlas con los nodos para construir una red.Las flechas deben dibujarse de tal manera que la punta marque claramente su final.
6)el grafico se dibuja de izquierda a derecha.todas las flechas deben dirigirse de izquierda a derecha.
7)toda tarea debe comenzar en un nodo y terminar en otro.A izquierda del nodo quedara la tarea precedente y a su derecha la subsiguiente.
8)No coloque las tareas en linea recta,trate de localizarlas lo mas a la izquierda que pueda.Al terminar su dibujo se entendera que todas las actividades de la izquierda son precedencias de los nodos siguientes.
9)Cuando necesite conectar actividades con nodos inmediatos(recuerde que no pueden estar unidos por mas de una flecha) introduzca en el diagrama actividades ficticias,estas son flechas punteadas que representan tareas que no existen en la realidad y que por lo tanto no consumen recursos, sin embargo permiten relacionar entre si la secuencia.
10)Asigne la duracion a cada una de las flechas(cada tarea debe tener una duracion definida),utilice una misma unidad de tiempo para facilitar los calculos que vendran posteriormente.
Ruta Critica:La ruta critica es la ruta mas larga entre el nodo inicial y el final.Cualquier demora en las acriviades de la ruta critica demorara el proyecto completo, por eso a las actividades que se encuentran en la ruta critica se las denomina tareas criticas.
El margen de demora total: es entonces la cantidad de tiempo que puede retrasarse una tarea sin que se retrase la fecha de terminación del proyecto.
Del análisis anterior se desprende como conclusión que, reducir la duración de una tarea no crítica no afecta para nada la terminación del proyecto y que, por el contrario, el analista debe centrar su interés en controlar aquellas tareas involucradas en la ruta crítica; especialmente en aquellas más largas, cuya reducción puede generar un mayor impacto sobre la eficiencia.Cuando Usted haya elaborado la ruta crítica de su proyecto, priorice las tareas críticas según su duración y ejerza sobre ellas un control especial.
En algunos casos, el proyectista deberá garantizar la entrega de algunos productos en una fecha inamovible.
Para lograrlo puede:
1)Anticipar todas las tareas críticas que sea posible.
2)Acortar tareas críticas, comenzando por las más largas.
3)Cambiar la secuencia de las tareas, Reducir el ámbito del proyecto y recortar productos, lo que le permitirá eliminar tareas críticas.
4)Asignar más recursos a tareas críticas, con el fin de acortar su finalización.
5)Ampliar el horario laboral.
6)Asignar horas extras.
Desarrollo de Ejemplos de Cartas Gantt y Malla Pert:
La Carta Gantt ilustra la duración y las relaciones de tiempo entre las actividades de un proyecto en forma gráfica.Esta herramienta está bastante relacionada con la Malla Pert, en cuanto ayuda a tener una visión más clara de las actividades a realizar y de la duración del proyecto.
La Malla Pert:es utilizada como una herramienta cuantitativa de planificación y control, lo que permite a los administradores contar con un modelo de optimización que entregue la solución óptima de una secuencia de actividades en el tiempo, que deben realizarse para finalizar el plan de acción.También permite al administrador programar un proyecto por adelantado y a la vez calcular el tiempo necesario para completarlo.Como herramienta de control, la Malla Pertfacilita las actividades de control, permitiendo la comparación del tiempo real con el planificado.