Tarea que realiza la empresa a quien le queda el triplicado del remito

Compras

Modalidad:

-Compras normales: compras de bienes de consumo repetitivo y necesarios para el Desenvolvimiento normal de la empresa relacionados con el área de producción, Comercialización o administración. Se conoce el punto de pedido, stocks mínimos Y máximos.

Normas de control interno:

-Separación de funciones

La función De compras debe estar separada del manejo físico de los bienes de la Registración de los mismos. Compras debe estar separada de Almacenes, Recepción, Cuentas a Pagar y Contabilidad.

-Iniciación del trámite de compra:

Debe iniciarse con el respaldo de un pedido formal por parte de un funcionario Responsable.

-Obtención de un número determinado de Cotizaciones

Para las compras superiores a un determinado monto deben Pedirse varias cotizaciones, al menos tres.

-Autorización de la compra:

esta Decisión debe ser tomada por un funcionario responsable y debe intervenir con Su firma en la cotización del proveedor o en la orden de compra.

-Punto de pedido:

la cantidad en Existencia a partir de la cual se debe solicitar la compra de un artículo, este Es fijado por la misma empresa. Se establece como un stock mínimo más un margen De seguridad.

-Control de la mercadería recibida:

Es importante el control de la cantidad y calidad de los productos recibidos y La confección de reportes escritos con esta información. Puede ser realizada Por Almacenes.

-Llevar registros permanentes

Narrativo:

1-
Almacenes, luego de haber Despachado un pedido, determina que se ha llegado al punto de pedido. En ese Momento confecciona la Solicitud de Compras (SC) por duplicado, enviando el Original a Compras mientras el duplicado es mantenido en Almacenes.
2-
Compras, luego de recibir la SC, Verifica las firmas autorizadas y consulta el registro de proveedores para Seleccionar aquellos más afines al pedido y solicitarles cotización vía email.
3-
Compras recibe la cotización de Los proveedores e ingresa los datos a una planilla para su análisis y Comparación, para así poder realizar la mejor elección. En la misma planilla se Indicara la adjudicación, con la firma del funcionario responsable.
4-
La adjudicación se formaliza Mediante la emisión de la Orden de Compra (OC), esta se realiza por duplicado: 1 proveedor, 2 Compras archiva transitoriamente. La OC se encuentra disponible En el sistema para Recepción y Contaduría.
5-
Recepción recibe la mercadería con El original y la copia del remito, controla los datos y lo recibido con la OC. SI todo está bien, la copia se devuelve conformada y a partir del original se Confecciona el Parte de Recepción por triplicado: 1 Almacenes, 2 Compras, 3 Contaduría.
6-
Almacenes al recibir las Mercaderías con el 1 PR controla ambos elementos.
7-
Compras al recibir 2 PR da por Finalizada su gestión.
8-
Contaduría realiza la Registración, reflejando el aumento del inventario en una cuenta de activo y Acreditando una cuenta de pasivo, además actualiza el stock. Obtiene los datos Del PR, que valoriza según la OC que se encuentra en el sistema.

Pagos
Modalidad:
-Pago a través de un banco (cheque o transferencia): el deudor deposita en la Cuenta del acreedor el importe adeudado y le queda una copia de la boleta de Depósito como constancia de haber efectuado el pago.

Normas de control interno:

-Separación de funciones:

el manejo de Los fondos no debe estar a cargo de la misma persona que realiza la Registración.

-Concentración de la responsabilidad

Una sola persona será responsable d la custodia del manejo de fondos, el Tesorero.

-Separación total de los fondos:

los Fondos provenientes de cobranzas deberán estar separados de los destinados a Pagos. (Tesorero)

-Contabilización de las operaciones:

las Operaciones de movimientos de fondos se registraran contablemente para su Control, todas respaldadas por la documentación correspondiente.

-Conciliación bancaria:

elemento de Control efectivo tanto para la organización como para el banco. Debe realizarla Personal ajeno al sector.
Específicas de Pagos:

-Uso del cheque:

los grandes pagos Deben efectuarse mediante cheques, su forma de emisión debe estar de acuerdo a Lo que permite la legislación vigente y deben estar firmados, por lo menos, por Dos responsables de la organización.

-Pago amparado con la totalidad de los Comprobantes y anulación de los mismos:

cuando se confecciona el cheque, la Persona responsable tendrá a la vista la documentación respaldatoria que le da Origen y se le colocara el sello de pagado y el número de cheque con el que se Efectuó el pago, con el objeto de que no vuelva a usarse.

Narrativo:

1-
Contaduría recibe la factura del Proveedor y procede a su verificación mediante la comparación de la misma con El R conformado, PR (recibidos de recepción); y la OC (pantalla).
2-
Contaduría registra la factura y Se genera el asiento de la operación.
3-
Contaduría periódicamente Consulta por sistema el listado de facturas próximas a vencer y emite la Orden De Pago (OC) correspondiente en un solo ejemplar. Se confecciona un legajo con Los siguientes comprobantes: F y R del proveedor y OP que son enviados a Tesorería.
4-
Tesorería en función de la OP Autorizada y la documentación respaldatoria, procede a emitir el cheque Correspondiente. El cheque debe ser emitido respetando las normas vigentes y Con todos los datos correspondientes.
5-
Tesorería colocara la primera Firma al cheque y luego lo entregara el legajo, al jefe de Administración y Finanzas que controlara.
6-
El jefe de Administración y Finanzas firmara al cheque en segunda instancia junto con el sello de pagado.
7-
El legajo junto con el cheque Vuelve a Tesorería y esta entrega los valores al proveedor.
8-
El proveedor emite y entrega el Recibo de pago pertinente.
9-
Tesorería manda a Contaduría el Legajo junto con el recibo de pago.
10-
Contaduría controla la orden de Pago con los datos presentes en el legajo y si todo está bien se registra la Operación realizada.

Producción
Modalidades:
-
Por órdenes: la producción Se lleva a cabo cuando existe un pedido específico del cliente.
Las actividades Son de corta duración, bajo volumen y producto a medida.
-Por stock: consiste en una fabricación por lote en la que el objetivo es Mantener un determinado nivel de stock.

Normas de control interno:

-Existencia de inventario permanente o Registro contable apropiados:

el control de las existencias de bienes de Cambio debe realizarse mediante el registro permanente de las mismas, para así Tener actualizado el valor y volumen de las existencias.

-Custodia de existencias:

esta Responsabilidad debe recaer sobre una sola persona a quien se le deberán Asegurar todas las facilidades de control.

-Documentación de todo movimiento de Existencias:

todo movimiento debe estar amparado por un comprobante.

-Fijación de stocks mínimos:

se Deben fijar stocks mínimos.

Narrativo:

1-
Planeamiento y Control de la Producción emite la Orden de Producción por triplicado: 1 archiva, 2 Producción, 3 Costos.
2-
Producción de acuerdo a las Necesidades de materias primas realiza el Pedido de Materiales por cuadruplicado: 1 2 3 Almacenes, 4 archivo transitorio.
3-
Almacenes recibe 1 2 3 PM, Controla que estén firmados por el responsable que efectúa la solicitud, Selecciona los artículos y los envía con las copias del PM. Actualiza stock.
4-
Producción recibe los materiales Y controla que el envió coincida con lo encargado. Firma las 1 2 3 PM y las devuelve A Almacenes y 4 PM archivo permanente.
5-
Almacenes efectúa la registración En sus fichas de stock y 2 PM archivo permanente, 1 3 PM Contabilidad.
6-
Contabilidad valoriza el PM, 3 PM Archivo permanente, 1 PM a Costos.
7-
Una vez concluida la producción, Producción confecciona el Parte de Producción por cuadruplicado, 1 2 3 PP Almacenes junto con la mercadería, 4 PP archivo permanente.
8-
Almacenes 1 PP conforma y envía a Producción, 2 PP archivo permanente, 3 PP a Costos.
9-
Costos cierra la orden de Producción y valoriza las copias. Envía 3 PP a Contaduría para su registración.

Ventas
Modalidad:

-Retiro local: el vendedor atiende a los clientes en su local de ventas donde Expone sus productos.
-Envió.

Normas de control interno:
-Separación de funciones: La persona que vende no debe tener acceso a los registros de stock y de cuentas De los clientes. Ventas debe separarse de la concesión del crédito y de Facturación.

-Aprobación de la venta

Tienen que Fijarse políticas referentes a condiciones de venta, otorgamiento de créditos, Determinación de precios, etc.
-Bonificaciones: tiene que estar autorizadas por un funcionario responsable y De alta jerarquía.

-Movimiento de bienes

La Circulación de mercaderías tendrá que estar respaldada por comprobantes firmado Por el responsable del sector que recibe.

-Control de la facturación

Ajeno a Almacenes y Facturación.

-Llevar registros permanentes

Consiste en registrar permanentemente las entradas y salidas de mercaderías Para así actualizar el stock.

Narrativo

1-
A partir del requerimiento del Cliente, el vendedor confecciona la Nota de Pedido (NP) por triplicado: 1 NP Vendedor, 2 NP cliente, 3 NP Créditos.
2-
Créditos analiza la 3 NP, Verifica las condiciones de venta y ve si la autoriza o no. En caso positivo, Se le comunica al vendedor para que le avise al cliente y la 3 NP es mandada a Almacenes.
3-
En Almacenes se controla la 3 NP Con la ficha de stock en existencia.
4-
Si hay existencias, se Confecciona el remito por triplicado y lo envía a Expedición junto con las Mercaderías. La 3 NP queda demorada en espera del triplicado del remito Conformado por expedición, para luego ser archivados permanentemente.
5-
Expedición controla la mercadería Con el remito y envía el triplicado firmado a Almacenes.
6-
Expedición emite la HR por Duplicado. Prepara la mercadería y la entrega al transporte con los 1 2 R y la 1 HR. Se queda con 2 HR firmado por el transportista.
7-
El trasporte entrega la mercadería Al cliente.
8-
El transporte devuelve el 1 R Conformado por el cliente a Expedición. 1 HR transporte
9-
Expedición controla la HR y R. 2 HR archiva Expedición permanentemente y R a Contaduría.
10-
Contaduría, tomando como base el R conformado, registra la operación y confecciona la factura por 4: 1 F Cliente, 2 F Créditos, 3 F archivo permanente.
11-
Créditos actualiza la ficha del Cliente y archiva definitivamente 2 F.

Cobros
Modalidades:
-Por cobradores: un empleado de la empresa efectúa el cobro directamente en el Domicilio del cliente. Este recibe los valores y extiende un recibo.
-A través de un banco: se recauda en la cuenta bancaria de la empresa el Importe adeudado. El deudor deposita y le queda una copia de la boleta como Constancia del pago. El banco manda una copia a su cliente para notificarle de La cobranza.

Normas de control interno: Igual que la de pagos

Especificas:

-Control de los recibos:

los recibos Deben respetar las diferentes disposiciones y carácterísticas generales Establecidas, al utilizar la totalidad del talonario debe verificarse su Correlatividad y, además, deben estar bajo la custodia de un responsable (tesorero).

-Rendición diaria de la cobranza:

si Se utilizan cobradores externos, estos deben rendir diariamente sus cobranzas o Depositarlas directamente en la cuenta bancaria de la empresa.

Narrativo:

1-
Cobranzas dispone de los legajos De los clientes cuyas deudas venden dentro de la próxima semana. Cada legajo Contiene el remito conformado por el cliente y la factura pendiente de cobro.
2-
Cobranzas controla diariamente Estos comprobantes y confecciona un listado de cobranzas por duplicado que se Entregara al cobrador con las facturas y remitos correspondientes. 1 listado de Cobranzas archivo temporario
3-
El cobrador firma el duplicado Del listado de cobranzas como constancia de haberlo recibido y lo entrega a Cobranzas.
4-
El cobrador recibe los valores Que le entrega el cliente y confecciona el recibo por cuadruplicado: 1 cliente, 2 3 Cobranzas, 4 Tesorería junto con las facturas, valores recibidos, remitos y El listado de cobranzas.
5-
Tesorería controla el listado de Cobranzas con los valores, recibos, facturas y remitos. Devuelve al cobrador el Listado de cobranzas firmado y sellado, facturas, remitos y 4 recibo archivo Permanente.
6-
El cobrador entrega a Cobranzas El listado de cobranzas conformado, acompañado de los 2 3 recibos, facturas y Remitos.
7-
Cobranzas controla el listado de Cobranzas con los demás documentos y entrega al cobrador el 3 recibo y el Listado de cobranzas duplicado. 1 archivo de cobranzas archivo permanente.
8-
El cobrador destruye el listado De cobranzas y archiva los triplicados de recibos.
9-
Al finalizar el día, Tesorería Confecciona una planilla de caja diaria por duplicado tomando como base los Valores recibidos. Los valores son depositados en el banco con una boleta de depósito. Cuando se recibe la boleta de depósito, esta se envía a Contaduría junto con la Planilla de caja diaria original y el duplicado se archiva permanente.
10-
Contaduría recibe la planilla Diaria de caja y la boleta de depósito y se controlan con el recibo que estaba En espera y se procede a realizar la registración de la operación y archivo Permanente de los documentos.