2. Funció de planificació:

La planificació és la primera de les activitats Que componen l’administració de l’empresa.

Passos per dur a terme una bona planificació=

1

Analitzar la situació de partida:

Estudiar la Situació anual de l’empresa i del seu entorn per tal de detectar les seves Oportunitats.

2

Marcar l’objectiu i les alternatives:

Buscar Un objectiu al qual es vol arribar i diferents alternatives per tal D’aconseguir-lo.

3

Analitzar els punts forts i febles:

Analitzar Els costos, riscs,... I escollir la millor opció.

4

Controlar i determinar les desviacions:

Encara Que hàgim escollit una bona alternativa, potser no funciona i s’ha de corregir O canviar per una de nova.

Passos per tal d’establir objectius=

1.Ser realistes:

Els objectius s’han de poder complir sense un accés de dificultats ja Que tots els departaments de l’empresa han de tenir la capacitat suficient per Assolir-los.

2.Prioritats:

S’han d’establir prioritats entre els objectius, decidint quin és més Important i el cost que suportarà l’elecció.

3.Menor nombre de conseqüències Imprevistes:

Com menys conseqüències i despeses Imprevistes suposin els objectius marcats millor (també despeses socials).

2.1. Classificació de plans:

3. Funció d’organització:

La funció de planificació permet que els plans Fixats es compleixin amb l’ajuda de tots els membres que formen part de L’empresa.

El seu objectiu és fer una activitat concreta I diferent, on es basa en l’especificació i l’organització.
Per fer-ho han d’establir I organitzar tasques i funcions de cadascun tenint en compte la divisió de treball, les responsabilitats i la relació entre el personal.

Per tal de dissenyar un bon sistema d’organització:

1.Determinar nivells D’organització:

definir la jerarquia de comandament (establir qui controla i executa les tasques dins l’empresa).

2.Els objectius i les funcions Han de ser clars i concrets

3.Canals d’autoritat i de responsabilitat ben definits: cada persona ha De saber a qui obeir

4.Vies de comunicació:

han d’existir vies de comunicació entre els departaments, amb càrrecs Superiors o inferiors a l’empresa i també cap a l’exterior (clients, Proveïdors,...).

A.La Comunicació a l’empresa:

Perquè l’organització d’una empresa funcioni, Un dels punts més importants és la comunicació, i dins aquesta ens centrarem Amb la comunicació interna que es Pot dividir en:

-La comunicació interna vertical pot ser:

·Ascendent: aquesta comunicació s’origina en els empleats i acaba en els directius La seva finalitat és que els directius coneguin els problemes dels Treballadors, com ara suggeriments, idees o queixes.

·Descendent: aquesta és la més comuna i s’origina en els directius i acaba en els Treballadors. La seva finalitat és informar en els treballadors.

-
La comunicació interna horitzontal és la Comunicació que s’origina entre les persones que estan dins nun mateix nivell Jeràrquic, és a dir entre els diferents departaments (cap de producció i cap Comercial). Aquesta comunicació es imprescindible per el bon funcionament de L’empresa.

3.1. L’organització del treball:

A. Evolució històrica de l’organització del treball:

Al llarg de l’historia, l’individu ha tingut La necessitat de treballar per els altres i, per tant, d’organitzar-se. A la Prehistòria, s’organitzaven per aconseguir aliments. A l’Edat Antiga i a L’època de les grans construccions (piràmides) també s’organitzaven. Les Empreses van tenir la necessitat de començar a organitzar-se a finals del segle XIX, Revolució Industrial, amb l’objectiu d’obtenir més productivitat.

Els precursors de les teories de L’organització científica del treball van ser Taylor (Estats Units) i Fayol (França). A partir de les seves teories es van crear unes escoles de pensament:

B.Escola de l’organització científica del treball:

TAYLOR

El representant principal d’aquesta escola va Ser Frederick W. Taylor, les idees Del qual constitueixen la base del taylorisme I se centren a la Rev. Industrial.

Taylor Defensava les següents idees (principis fonamentals)

:

-Racionalitzar El treball (eliminar temps morts)

-Marcar Tots els moviments que havia de fer cada treballador

(especificació de funcions).

-Cap opció a la creativitat ni a la Improvisació.

-Salari basat en el rendiment (+rendiment = +salari).

-Anàlisi i disseny de càrrecs i Tasques.

-Descentralització de Responsabilitats.

Al principi, el taylorisme va ser ben Acollit tant per els empresaris com per els Treballadors perquè tots dos obtenien beneficis; però després, a mesura Que va anar passant el temps els treballadors es van descontentar ja que Es queixaven per la monotonia que els produïa gran cansament i fatiga.

FAYOL

Henri Fayol va crear un nou sistema d’organització de Treball basat en factors humans. Ell donava importància a les funcions Del procés de direcció, i en distingia les funcions de planificació, organització, Gestió i control.

Fayol creia important una estructura Jerarquitzada amb unitats de comandament (que cada persona depengués d’un únic superior). Per ell la funció més important era l’administrativa, ja que Creia que totes les altres en depenien.

Els Principis de Fayol del model de relacions dins l’empresa eren:

-Divisió de treball.

-Jerarquia ben definida.

-Equilibri entre autoritat i Responsabilitat.

-Unitat de comandament i direcció.

-Remuneració equitativa i Satisfactòria.

C.Escola de relacions humanes:

Mayo

Com que el taylorisme va ser molt criticat Entre el 1915 i el 1930, van intentar trobar mètodes per tal de que desaparegués La monotonia a la feina i alhora la fatiga en els treballadors.

L’objectiu era fer el treball més humà, i la primera persona que va demostrar la importància de les relacions Humanes dins l’empresa va ser Elton Mayo.

Mayo va Arribar a les següents conclusions

:

-Hi ha incentius diferents dels Materials com els objectius de caràcter social.

-L’atenció de l’empresa cap al Treballador és essencial perquè es senti bé en quant a l’empresa i això Repercuteixi al la productivitat.

-L’ésser humà no es pot programar Com una màquina, i per tal necessita descansos.

Abraham H. Maslow i Frederick W. Herzberg, van ser els autors D’una nova escola que creia que la motivació a la conducta humana és l’únic que Fa augmentar la productivitat; per tant l’empresari ha de motivar als seus Treballadors.

3.2. La divisió del treball:

Per tant la divisió de treball és Que com més s’especialitzen les persones, més elevada és l’eficiència (qualitat) de la feina que esta duent a terme.

Avui en dia encara s’aplica la Divisió de treball en algunes empreses (sol produir més cansament a l’hora de Treballar); però la tendència és que el treballador sigui polivalent i Que pugui canviar de feina i la pugui realitzar amb la mateixa qualitat que l’anterior.

3.3. L’organització formal:

Les empreses petites no necessiten Un repartiment formal de tasques i de responsabilitats, ni tampoc una definició De circuits de definició. En canvi, les empreses grans i mitjanes si que en Necessiten i per aquesta raó cal establir una estructura programada (organització formal).

Les condicions principals perquè L’organització funcioni és que tant les persones com els departaments sàpiga Exactament el paper que ha de fer i l’autoritat i responsabilitat que té. L’autoritat Ha d’estar clarament delimitada, però també hi ha d’haver una mica de Flexibilitat i llibertat alhora d’atorgar-la en el moment oportú als nivells Inferiors.

A. Estructura organitzativa:

En quant a la divisió de treball, Es pot organitzar fent una estructuració segons les tasques que es duen a terme Dins l’empresa; de manera que a cada treballador se li assignen les tasques per Les que esta qualificat i capacitat, així es formen els departaments.

Els departaments es classifiquen tenint en compte diversos Criteris:

Pel que fa a la comunicació entre Els elements de l’empresa,hi ha Diverses maneres de  relacionar-se:

Relacions Lineals:

relació directa que hi ha entre una persona que mana i una altre Que obeeix.

Relacions De staff o equip assessor:

la seva finalitat és l’assessorament com a especialistes. Treballadors que els aconsellen. Aquests no tenen cap mena de poder dina L’empresa ja que son persones externes a aquesta.

Relacions Funcionals:

Especialistes que hi ha dins l’empresa que Coneixen molt bé un aspecte i només toquen aquest (ex: comptable, Enginyer,...).

B. Els organigrames:

Un organigrama ha de complir els requisits següents:

-Diferenciar els elements que componen l’empresa.

-Diferenciar els nivells i les posicions d’autoritat.

-Ser de fàcil comprensió.

-Ser senzill: només ha de comprendre els elements indispensables.

Els organigrames es poden dividir segons:

A)SEGONS LA FORMA:

Organigrama Vertical:

l’organigrama vertical pretén destacar la jerarquia de Comandament. Com més autoritat més endalt i a mesura que es descendeix es va Perdent poder i autoritat.

Organigrama Horitzontal:

l’organigrama horitzontal es fa servir per destacar les funcions. Com més a l’esquerre s’obté més autoritat i a mesura que es va cap a la dreta Se’n va perdent.

Organigrama Radial:

l’organigrama radial és aquell que serveix per destacar la direcció. Com més al centre del cercle més autoritat i a mesura que t’allunyes del centre Va perdent autoritat. Aquest és el tipus menys habitual.

B)SEGONS LA FINALITAT:

Organigrames Informatius:

donen una informació global de l’empresa (hi surten només els Departaments més importants.

Organigrames D’anàlisi:

donen una informació molt detallada de l’empresa, i hi surt la Totalitat de l’estructura organitzativa.

C)SEGONS L’EXTENCIÓ:

Organigrames Generals:

reflecteixen l’estructura general de l’empresa: tots els Departaments.

Organigrames Detallats:

informen sobre 1 únic departament de l’empresa (es detalla i es Centren molt en ell).

D)SEGONS EL CONTINGUT:

Organigrames Estructurals:

només s’hi reflecteixen els departaments que formen l’empresa i la Relació que tenen entre ells.

Organigrames Personals:

només s’hi representen les persones (nom + càrrec = senyor... + Càrrec...).

Organigrames Funcionals:

representen com està format cadascun dels departaments (detalla Cada funció de cada departament).

3.4. L’organització informal:

L’organització informal és aquella Que no és oficial i que sorgeix de les relacions entre els membres que formen L’empresa. Són un seguit d’activitats extres que fomenten la relació i fan que Hi hagi un més bon ambient, i alhora una millor productivitat (organitzar Dinars, anar amb bici,...).

L’organització informal sol sortir per unes circumstàncies:

-Les relacions naturals Entre els membres que no surten a l’organigrama.

-L’aparició de líders Espontanis en qüestions no relacionades amb l’empresa.

-L’existència de problemes a L’empresa i la necessitat de fer reivindicacions.

L’organització informal neix quan Els treballadors es relacionen amb els companys que no pertanyen al seu mateix Departament i es formen grups de treball que no estan predeterminats. Amb gran Freqüència, es problemes sorgits o mal organitzats es solucionen gràcies a la Relació informal (entre els treballadors).

Totes les empreses estan formades Per una organització formal i per una altre de informal. Els directius han de Controlar i saber de l’existència de les relacions informals per tal D’aprofitar-se’n i de manera que actuïn a favor de l’organització de l’empresa.

4. Funció de gestió i direcció:

Una vegada l’empresa està ben Organitzada, s’ha de passar a gestionar dirigir de tal manera que les persones Que hi treballen duguin a terme les tasques encomanades amb bon resultat.

Per tal de gestionar l’empresa hi ha diversos nivells de direcció (representats En forma de piràmide):

Alta Direcció:

A la part més alta de la piràmide ens hi trobem l’alta direcció on Hi ha els alts càrrecs de l’empresa. Aquests planifiquen a llarg termini i les Seves decisions afecten a tota l’empresa en general. Supervisen el funcionament Global de l’empresa i són els responsables de que es compleixin els objectius.

Nivell Intermedi:

A la part mitja de la piràmide ens trobem el nivell o Comandaments intermedis, que són generalment els caps de departament. Aquests S’encarreguen de l’execució i el control de la planificació general (feta per L’alta direcció), i fan plans més concrets (planifiquen a mig termini).

Nivell De gestió:

A la part inferior de la piràmide ens hi trobem el nivell de Gestió. Aquests són els directius que tenen la responsabilitat directa sobre L’execució de plans i, per tant, són els que assignen les tasques i tenen una Relació directe amb els treballadors. Executen i controlen tots els Procediments que cal seguir dits per els sectors de dalt.

4.1. Funcions del directiu:

Els 4 components del lideratge:

1-Habilitat de utilitzar el poder De manera correcte i de forma responsable

2-Habilitat de comprendre A les persones i el fet de que no a totes els motiva el mateix

3-Habilitat d’inspirar Els seguidors perquè aportin les seves capacitats envers un projecte

4-habilitat per crear un clima De motivació

Tipus de lideratge:

Lideratge Autoritari:

Es basa en un líder dominant (no deixa que els treballadors Prenguin decisions, exigeix que l’obeeixin i li agrada supervisar ell els Treballadors). Es caracteritza per ser un líder dominant, restrictiu, exigeix Obediència i controla molt els treballadors.

Lideratge Democràtic:

Es basa en un líder que es vol integrar dins l’equip (decisions Entre els treballadors sota la seva supervisió, guia i consentiment; escolta i Promou la participació de tots els treballadors).

Lideratge Liberal:

Es basa en que el líder no intervé gens (aquest no participa i Dona total llibertat de decisió als treballadors; només dona idees del que cal Fer i no intervé si no li demanen).

Tots aquests tres tipus de Lideratge són extrems i purs, i cal trobar un estil mig i adequat als Treballadors que formen l’empresa.

Douglas McGregor va estudiar el comportament directiu i va observar que depenia de La visió que tenien dels treballadors.

Aquest Va identificar 2 perfils:

A)Teoria X es basa entreballadors Que..

-Tenen aversió a la feina (mal que s’ha de suportar) i treballen el Mínim possible.

-No ambició i no volen responsabilitats.

-Volen que els manin.

-No colen canvis (sempre la mateixa feina).

·Per aquesta teoria el millor és una direcció autoritària.

B)Teoria Y es basa en treballadors que..

-Volen treballar perquè la feina els agrada.

-Desprenen energia positiva tant com fent esport.

-Tenen ambició, imaginació i creativitat.

-Volen responsabilitats.

·Per aquesta teoria el millor és una direcció democràtica.

Punt intermedi de direcció:

Ha de motivar els treballadors que hi ha per Sota del directiu i per aconseguir-ho ha de:

-Delegar responsabilitats: que puguin decidir en determinats Moments.

-Que se’ls reconegui quan fan bé la seva feina.

-Que el personal tingui formació i reciclatge professional.

-Que els salaris es corresponguin amb el treball i l’esforç Realitzat.

5. Funció de control:

La finalitat de la funció de Control és detectar les desviacions respecte de les previsions amb la intenció De corregir-les abans de que es produeixin conseqüències negatives.

Per tal de dur a terme una bona Funció de planificació hem de recollir tot el que havíem planificat, gestionat I organitzat anteriorment per poder-ho analitzar i comprovar si hem arribat als Objectius esperats i descobrir si cada una de les activitats realitzades s’ha Complert.

En cas de que s’hagin de corregir les desviacions, generalment es Per 2 motius:

1-No s’han executat els plans com s’havia previst ja que hi ha hagut Una baixa rendibilitat dels recursos

2-Els plans establerts no eren adequats i uns objectius marcats que No es podien assolir

Tècniques de control:

L’auditoria:

Hi ha 2 tipus D’auditoria:

1-Auditoria Interna: es duu a terme dins l’empresa com a mecanisme propi de control

Auditoria Externa:el Que fan les persones alienes a l’empresa (que no en formen part). Son Professionals independents.

2-Auditoria De comptes: analitza els estats financers de l’empresa

Auditoria Operativa:analitza L’estructura global de l’empresa respecte els objectius, les polítiques o les Planificacions.

Ecoauditoria: Controla l’impacte mediambiental de les empreses.

El Control de pressupost:

consisteix en comprovar si els imports pressupostats a la fase de Planificació s’han donat o no.

L’estadística:

Tracta les dades històriques d’un problema, treu conclusions i fa pronòstics (per exemple fa les previsions de les vendes fetes amb dades històriques Anteriors).