Soportes para Transmitir Documentos Escritos

En los documentos escritos, la imagen corporativa de una empresa está ligada al diseño gráfico de los documentos, el logotipo, la calidad y el formato y, por otro lado, al estilo de redacción y el lenguaje utilizado en el texto.

La empresa debe cuidar todos estos elementos para crear una imagen corporativa positiva. Las grandes empresas suelen tener un manual de identidad visual.

Lo primordial es el léxico escrito, pero eso no implica que el texto no pueda llevar gráficos, dibujos o diseños.

El soporte papel

El soporte tradicional de un documento es el papel.

El formato del papel utilizado normalmente es el llamado DIN A-4, excepto en el caso de algunos documentos específicos, como el saluda o la invitación, que suelen presentarse en formatos de menor tamaño.

La empresa debe causar buena impresión en sus comunicaciones. Por lo tanto, se hace necesario utilizar un papel de buena calidad, y presentar el gramaje (grosor del papel) y blancura apropiados.

Existen muchos tipos de papel:

• Papel offset: es el utilizado en fotocopiadoras, impresoras láser, etc. Se emplea mucho como papel de carta, sobres, etc.
• Papel estucado: es el que se utiliza habitualmente para revistas, catálogos y folletos. Es brillante y no se suele utilizar para escribir encima, ya que la tinta resbala.
• Papel ecológico: cada vez está más generalizado el uso de este tipo de papel para prevenir la degradación y proteger el medio ambiente.

El sobre es el envoltorio. Existen muchos tipos y tamaños de sobre: plastificados, acolchados, con solapa, de ventanilla, prefranqueados, etc.

Los impresos son formularios, con las partes fundamentales ya cumplimentadas.

Normalización de impresos y documentos

Normalizar es hacer que algo se ajuste a una norma, modelo o regla. Cuando nos referimos a impresos y documentos, normalizar es ajustar los tamaños para facilitar los trabajos de clasificar, ordenar y extraer información.

En nuestro país existe un organismo, AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación), que se encarga del desarrollo y difusión de las normas técnicas en España. Estas normas indican cómo debe ser un producto y cómo debe funcionar un servicio para que sea seguro y responda a lo que el consumidor espera de él.

La normalización de los impresos y documentos establece los siguientes criterios:

• Serie A: regula el tamaño de los papeles.
• Serie B: regula el formato de los sobres de gran capacidad.
• Serie C: regula el tamaño de los sobres de poca capacidad.

Soportes digitales

En la actualidad, la mayoría de los mensajes de comunicación escrita que enviamos y recibimos no se realizan en soporte papel sino en soportes digitales (portátil, tableta, smartphone).

La recepción de información ha dejado de ser lineal. El lector ya no recibe la información leyendo de izquierda a derecha y de arriba abajo todo un texto escrito. Podemos pasar de un documento a otro rápidamente y sin tener que haber leído todo el mensaje.

Cuando se utilizan medios informáticos, el soporte básico en que se elaboran y transmiten los documentos es el archivo, que contiene datos textuales y gráficos creados mediante un programa informático.

El desarrollo e integración de soportes que emplean sonidos, imágenes y textos para difundir información, si se incluyen imágenes y archivos de vídeo o audio para complementar el mensaje escrito.