Sistemes de classificació i arxivament de documents

Sistemes de classificació de documents

Requisits que ha de tenir un sistema de classificació:

• Fàcil de comprendre
• Senzill d'aplicar
• No ha de ser ambigu
• Ha de permetre ampliacions futures
• Localització ràpida i eficient

1. Sistema alfabètic

Classifica els documents segons l'ordre de l'alfabet, de manera ascendent (A-Z) o descendent (Z-A). Alguns documents tenen la dificultat que no tenen una paraula clau representativa.

2. Sistema numèric

Ordena els documents de l'arxiu partint d'un número natural determinat, seguint un ordre ascendent o descendent.

3. Sistema cronològic

Consisteix a ordenar-los i arxivar-los segons una determinada data relacionada amb aquests. La data pot ser: quan s'emeten, quan s'elaboren, etc.

4. Sistema geogràfic

Aquest sistema permet ordenar segons un lloc o una adreça (domicili de la persona o empresa emissora/receptora, lloc d'emissió, recepció o lliurament). És molt útil per a empreses que desenvolupen la seva activitat en múltiples zones o regions.

5. Sistema temàtic

Agrupa els documents per tema o assumptes. Tot i així, es necessita un sistema posterior per a l'ordenació de la documentació de cada grup.

6. Sistemes mixtos: el sistema alfanumèric

És el més utilitzat i sorgeix de combinar el sistema numèric i l'alfabètic.

Arxivament de documentació en format paper

És el sistema tradicional de conservació que s'ha utilitzat durant segles i que continua sent un dels més utilitzats.

Problemes del format paper:

• Volum de documents gran; l'espai ocupat augmenta.
• La recerca d'un document concret és més complicada.
• L'arxivament de tots els documents és gairebé impossible.

Conservació i utilització de la documentació

1. Deixar constància de l'entrada i sortida dels documents en el registre.
2. És recomanable treure l'arxiu complet. Si s'ha d'extreure un document concret, cal deixar testimoni de la posició d'aquest document.
3. Tornar la documentació a l'arxiu tan aviat com sigui possible.