Sistema de ordenación de archivos orgánico funcional alfabético numérico decimal cronológico

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La presentación de documentación


Se puede hacer en el registro general del órgano administrativo al que va dirigido o en los registros de cualquier órgano de la administración del estado o de la comunidad autónoma, también en la administración local si existe convenio. La ley reconoce al administrado el derecho de información.
El procedimiento se deberá desarrollar dentro de los plazos marcados legalmente.

Iniciación del procedimiento

*de oficio (acuerdo del órgano competente por iniciativa propia, orden superior o a petición razonada de otros órganos o por denuncia). *a instancias del interesado (presentando en el registro una solicitud con copia que le será devuelta y sellada, si la solicitud del interesado no cumple los requisitos se le comunicaría a este para que en un plazo de 10 días subsanase la falta, transcurrido este plazo se entenderá por desistida su petición.

Ordenación del procedimiento

Hace referencia a los pasos que ha de seguir el expediente administrativo, desde que se registra hasta que es resuelto.

Impulso

Procedimiento sometido al criterio de celeridad, se impulsara de oficio en todos sus trámites, no es preciso que el administrado solicite el desarrollo del proceso. Los expedientes guardaran el orden riguroso de incoación en asuntos de homogénea naturaleza, salvo que el titular de la unidad administrativa de otra orden motivada y de la cual quedara constancia.

Instrucción del procedimiento

Conjunto de actos por medio de los cuales se aportan al órgano decisorio los elementos de juicio necesarios para que dicte resolución.
El órgano que tramita el procedimiento realizara de oficio los actos necesarios para la determinación, conocimiento y comprobación de los datos. Los actos de instrucción son los informes, las alegaciones, las pruebas y la audiencia a los interesados. Los interesados pueden presentar alegaciones y aportar documentos con los informes preceptivos y facultativos correspondientes. Las pruebas se practican para acreditar los hechos que se alegan. La instrucción debe contener necesariamente la audiencia de las partes.

Terminación del procedimiento

La administración está obligada a dictar resolución expresa en todos los procedimientos y a notificarla, cualquiera que sea la forma de iniciación. La forma normal de terminar el procedimiento es mediante una resolución que se dicta sobre las cuestiones planteadas por el interesado y otras derivadas del propio expediente. La administración manifestara los motivos en que se basa su decisión e indicara los recursos que caben contra esa resolución, el plazo y el órgano administrativo al que interponer el recurso.

Forma anormal

*desistimiento (los interesado deciden no continuar). *renuncia (se deja el proceso definitivamente). *caducidad (cuando los interesados dejan transcurrir 3 meses y la administración paraliza el procedimiento). *imposibilidad de continuar (fallecimiento de única persona interesada).

Silencio administrativo

Se produce en las situaciones en la que la administración no ha resuelto expresamente y la ley realiza la presunción de que si lo ha hecho.  Los interesados podrán entender estimadas por silencio administrativo sus solicitudes en todos los casos, salvo que una norma con rango de ley establezca lo contrario.

Recursos administrativos

De alzada, potestativo de reposición y extraordinario.

Como se formulan los recursos

Mediante escrito en el que se expresara: identificación personal, acto que se recurre, lugar, fecha y firma del recurrente, identificación del medio, órgano al que se dirige, particularidades exigidas.

Cuando formular recursos

*recurso de alzada y potestativo de reposición: 1 mes y si no fuera expreso 3 meses. *recurso extraordinario de revisión: depende de las circunstancias.

A quien se dirige recursos

* de alzada: ante el órgano que dicto el acto o el superior a este. *potestativo y extraordinario: ante el órgano que dicto el acto recurrido. Donde presentar: registros de órganos administrativos a que se dirijan o pertenecientes a la administración general del estado, oficinas de correos, o representación diplomáticas u oficinas consulares.

Resolución

Estimara las pretensiones formuladas en el mismo.

Plazos para resolución

*alzada y extraordinario: 3 meses. *reposición: un mes.

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad.

Funciones documentos administrativos

*constancia (el documento persiste y de esta forma queda constancia de las actuaciones administrativas en soporte material). *comunicación (documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la administración).

Soporte y forma de expresión

Tradicionalmente ha sido el papel, como documento escrito. Ahora con las nuevas tecnologías se utilizan soportes informáticos, electrónicos, telemáticos… el soporte debe contener requisitos como:
Autenticidad, integridad, conservación y recepción por el destinatario. La lengua será el castellano o vasco catalán... En su zona.

Comunicaciones administrativas

Los principales documentos son el oficio y la nota interior. Se caracterizan por una redacción estrictamente administrativa y oficial y por un tono formal, neutro, objetivo e impersonal, centrado fundamentalmente en la actuación administrativa.

Principios

Redacción concisa y formal, claridad y brevedad, rigor y propiedad en los términos utilizados, ordenación lógica y coherente de lo que se expone, estructuración en párrafos breves y separados y cohesión del texto.

El oficio

Documento que emplea la administración para comunicarse con los ciudadanos empresas o cualquier órgano administrativo. (Encabezamiento/ cuerpo/ finalización/ destinatario).

La nota interior

Comunica a las unidades adscritas con un mismo órgano superior. Estructura como el oficio pero con emisor y receptor en el encabezamiento. Es frecuente que lleve documentos adjuntos.

Clasificación de los documentos administrativos

De iniciación, de instrucción o de terminación.

Documentos de los ciudadanos

Instrumento con el cual los particulares se relacionan con la actividad de la administración pública. *

La solicitud

Documento que contiene una o varias peticiones que hace un particular al órgano administrativo al que se dirige. Determina siempre la existencia de actividad administrativa y la iniciación de un procedimiento formalizado. (Identificación/ exposición hechos/ solicita peticiones/ lugar y fecha/ firma/ órgano al que se dirige). El interesado deberá indicar el medio y lugar donde recibir la contestación. *

La denuncia

Documento por el que cualquier persona en cumplimiento o no de una obligación legal pone en conocimiento de la administración la existencia de unos hechos que podrían dar lugar al inicio de un procedimiento administrativo. No siendo necesario que el denunciante participe posteriormente en el procedimiento administrativo. (Encabezamiento/ denuncia/ documentación/ lugar y medio de las comunicaciones/ lugar fecha y firma/ titular del órgano al que se dirige).

Los archivos

Conjuntos orgánicos de documentos o la reuníón de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa, también se entienden por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden. El acceso a los archivos es libre y gratuito, pero para investigar es necesario la tarjeta nacional de investigador o una autorización temporal.

No se podrá acceder a expedientes sobre

Datos sanitarios personales de los pacientes, actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria, materias protegidas por secreto comercial o industrial, aquellos con información sobre la seguridad del estado, expedientes tramitados para investigar delitos.

Documentos personales solo con las siguientes excepciones

Que hayan transcurrido 50 años desde la fecha del documento, 25 años desde el fallecimiento del interesado, o que el interesado consienta.

Agencia de protección de datos

Ente de derecho público con personalidad jurídica propia y plena de capacidad jurídica y privada. Actúa con independencia de la administración pública en el ejercicio de sus funciones.

Obligaciones del responsable de un fichero privado


Notificación e inscripción del fichero, medidas de seguridad y redacción del documento de seguridad, contrato de autorización de tratamiento de datos de terceros y auditoria bianual.

Tipos de archivos estatales

Fruto de la extensa historia cultural y los esfuerzos de conservación que se han desarrollado desde hace siglos.

Archivos de la administración

*
archivo de oficina:
Corresponde a la etapa de la vida activa de los documentos. Permanecen 5 años en estos archivos. *

Archivo central

Recibe los documentos enviados desde las distintas oficinas cuando su uso es infrecuente o nulo. 10 años. *

Archivo intermedio

Recibe la documentación del archivo central cuando los documentos contenidos en este apenas son consultados. De ahí pasan al archivo histórico de los documentos.
30 años. *

Archivo general de la administración civil

Está formado por los fondos documentales producidos por la administración central del estado.

Clasificación de los documentos

*criterio cronológico: según fecha. *criterio alfabético. *ordenación onomástica (alfabético sin contar con “de las el”). *criterio numérico: numero de orden del documento. *clasificación decimal universal (sistema de clasificación del conocimiento).

Organización del archivo de oficina

*

Expediente

Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. *

Dosier

Conjunto de documentos o informaciones referentes a una persona o asunto. Proporciona la información que ayuda en las decisiones que deben tomar los órganos administrativos. *

Correspondencia

Enviada y recibida.

Los registros

Registro en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado, que se reciba o salga en cualquier unidad administrativa propia.

Libros de registro

*libro de caja (entradas y salidas de dinero en efectivo y los cheques entregado no ingresados en la cuenta bancaria). *libro de bancos (operaciones realizadas en las cuentas bancarias). *libro de inventarios (bienes adquiridos por la administración, material o inmaterial).

Registro civil

Donde se inscriben todos los actos que afectan al estado civil de la persona. Cuatro secciones: 1º nacimientos, 2º matrimonios, 3º defunciones y 4º tutelas y representaciones legales.

Registro mercantil

Depende del ministerio de justicia. Inscripción de los empresarios, tanto individuales como sociales.

Registro de la propiedad

Sirve para inscribir y dar publicidad de los bienes inmuebles y de los derechos que recaen sobre ellos. *hipoteca: derecho real que grava bienes inmuebles. *servidumbre: gravamen impuesto sobre un inmueble en beneficio de otro perteneciente a distinto dueño. *embargo: actividad jurisdiccional cuya finalidad es la afectación de bienes concretos del patrimonio deudor, declarándolos sujetos a una ejecución procesal frente a él dirigida.

Notarios

Depositarios de la fe pública. Se hallan agrupados en colegios notariales cada uno de los cuales ejerce competencias sobre un determinado ámbito regional.

Patentes y marcas

Modalidades de la propiedad industrial, derecho que reconoce el estado para que los inventores puedan explotar en exclusiva sus invenciones (patente) o los fabricantes y comerciantes sus productos con nombre y símbolo que los diferencia (marca).

OAMI Oficina de armonización del mercado interior

Organismo comunitario de personalidad jurídica propia. Cualquier persona física o jurídica puede obtener el registro de una marca comunitaria.

Registro de la propiedad intelectual

Depende del ministerio de cultura: mecanismo administrativo para la protección de los derechos de propiedad intelectual de autores y demás titulares sobre creaciones originales de carácter literario, artístico o científico.
ISBN código numérico internacional que los editores están obligados a hacer constar en libros y folletos para simplificar operaciones estadísticas y comerciales.

Sujetos de los derechos de propiedad intelectual

Autores literarios, artísticos o científicos, interpretes o artistas, productores fonogramas o de audiovisuales, radiofusion, fotógrafos o producciones editoriales.

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