Para que sirve la carta de renovación de relaciones

36) La comunicación escrita es la más utilizada en la empresa. Describe brevemente las etapas que se pueden distinguir a la hora de elaborar un texto.
Las etapas de los textos escritos son:

Antes de la redacción:

Pensar que se quiere comunicar, a quien va dirigido, como va transmitido y a quien.
Durante la redacción, hay que seguir los principios de Adecuación,

Concisión, Corrección, Coherencia, Cohesión y énfasis.  Después de la redacción:

Antes de enviarlo, hay que revisar y asegurarse de que el mensaje está completo y está todo lo que quiero transmitir. También hemos de asegurarnos de que la información es la que quiere conocer el receptor.

37) Define los principios a tener en cuenta a la hora de redactar un documento. Adecuación:

Buena presentación, limpio, con márgenes y con el vocabulario adecuado al receptor.

Concisión:

Utilizar frases cortas, debe de ser directo y breve, eliminar las frases innecesarias.

Corrección:

Ha de seguir las normas ortográficas, sintácticas y huir de frases ambiguas.

Coherencia:

Las ideas han de estar ordenadas con claridad y de forma adecuada. Hay que usar un párrafo para cada idea. Estos párrafos han de estar separados y seguir un orden lógico.

Cohesión y énfasis:

Resaltar la idea principal que queremos transmitir

. 38) Un tipo de comunicación escrita utilizada en las empresas es la carta comercial. Explica brevemente su estructura.  

La carta comercial es un documento que se utiliza para contactar con clientes y proveedores. El primer contacto con otra empresa (Imagen de empresa).  Ha de estar bien redactada para llevarse a cabo el objetivo de la carta. Su estructura se basa en:

Presentación

Aparece  el membrete con los datos de nuestra empresa, los datos del destinatario, lugar, fecha y saludo.

Cuerpo:

Es la parte en la que se desarrolla toda la información.

Final:

es la parte en la que se despide e incluye la firma, el nombre y el cargo.

Anexo:

son los documentos que se adjuntan a la carta.

39) ¿Para qué sirve una convocatoria de reuníón? ¿Qué contenido mínimo debe tener?

Es un documento por el cual se cita de forma oficial a determinadas personas para que asistan a una reuníón o a una asamblea. Debe informa siempre de la fecha, hora y lugar y el orden del día. También debe recoger el listado de los puntos del día que se van a tratar. Antes de finalizar  se ha de leer y aprobar el acta anterior y después se pasa a ruegos y preguntas.

40) ¿Qué es un acta de reuníón? Señala los aspectos que debe reflejar

Es una redacción escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante la reuníón o asamblea. El formato del acta puede variar, pero sea cual sea el formato debe recoger los siguientes aspectos, hora, fecha y lugar de la reuníón. También debe recoger el nombre y apellido de los asistentes, incluso el nombre de las personas que no asisten, puntos del día… Por cada punto recoge lo que se ha hablado en cada uno y las intervenciones de los asistentes. Por último debe aparecer las firmas del convocante y secretario y en algunas las de todos los asistentes. A la hora de redactarse se hace de forma impersonal y de forma cronológica y hay que recoger los temas importantes. Antes de firmar el acta ha de ser aprobada. Las actas deben estar registradas en el libro de actas.

41) Instancia y estructura

Una instancia es un documento escrito dirigido a la administración pública para solicitar algo contemplado en normativa legal vigente. Tiene la siguiente estructura:

Encabezamiento:

Incluye los datos personales de la persona que lo emite.

Cuerpo:

va siempre precedido de la palabra expone y en él se desarrollan las ideas.

Petición:

Va siempre precedido de la palabra solicita.

Despedida:

Recoge el lugar, fecha y firma del solicitante.

Pie:

recoge el tratamiento y cargo de la persona a la que va destinado.

42)  Certificado y estructura

Es un documento que va emitido por una personalidad y su finalidad es constatar un hecho o una situación. Puede ser emitido por personas o por organismos públicos. Normalmente tiene 3 partes.

Encabezamiento:

suele aparecer el membrete del organismo que lo emite y la persona que lo certifica

. Cuerpo:

va precedido de la palabra certifica y aparecen los datos del solicitante y del hecho que certifica.

Cierre:

aparece el nombre, el lugar, la fecha y la firma de la persona que lo certifica.

43) Estructura informe escrito .Clasifica tipos de informes según el contenido, el ámbito y la implicación

Un informe escrito es un informe que se elabora dentro de la persona y va dirigido o alguien de dentro o fuera. Ha de ser objetivo y confidencial. Su estructura se compone de:

Título:

será lo que lo identifique y refleja el tema sobre el que trata.

Introducción:

Incluye un breve resumen de la información que contiene el resumen.

Exposición:

consiste en transmitir toda la información.

Conclusión:

No siempre es necesaria pero si se pide, consiste en el análisis de los datos que se han presentado.

Fecha y firma:

todo informe escrito debe ir firmado y fechado. Si lleva anexos o bibliografía van adjuntados.

Según contenido:

puede ser personal cuando está referido a personas concretas o comercial si se realiza sobre a la actividad de la empresa.

Según ámbito:

puede dividirse en internos si son elaborados dentro de la empresa por empleados de la empresa referidos a cosas de la empresa o externo si son elaborados por agentes externos a la empresa pero que llega a esta.

Según implicación:

están los expositivos que se limitan a exponer, los valorativos que incluyen análisis, conclusiones o recomendaciones y por último están los demostrativos cuando el objetivo del informe es convencer de algo al que lo lee.

44) ¿Cómo definirías la comunicación no verbal? ¿Qué importancia crees que tiene cuando nos comunicamos?

La comunicación no verbal es un tipo de comunicación que acompaña a la verbal y se caracteriza porque a través de ella transmitimos información gracias a los gestos, miradas, posturas, tonos de voz etc…