Regulación de los libros contables de los empresarios: obligaciones, legalización y principios

Teoría

Regulación de los libros de los empresarios

Obligación de llevar contabilidad y persona encargada

Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas directamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquellos.

Libros obligatorios

Los libros obligatorios son:

• Libro de inventarios y cuentas anuales
• Libro diario
• Libro o libros de actas (solo para sociedades mercantiles)

Legalización de los libros

La legalización se llevará a cabo en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio de la empresa. Puede realizarse a priori, antes de su utilización, o a posteriori cuando las anotaciones contables se realicen en hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios. Estos libros deberán ser legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

Libro de inventarios y cuentas anuales

• Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa.
• Al menos trimestralmente se transcribirán, con sumas y saldos, los balances de comprobación.
• Inventario de cierre.
• Cuentas anuales.

Libro Diario

En el libro diario se registrarán, día a día, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros.

Forma de llevar los libros

• Con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras.
• Los errores u omisiones deberán salvarse tan pronto como se adviertan.
• Las anotaciones contables deberán hacerse expresando los valores en euros.

Conservación

Los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes deberán conservarse durante seis años a partir del último asiento realizado. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime de este deber.

Secreto

La contabilidad de los empresarios es secreta; no obstante, en determinados supuestos (entre otros, sucesión universal, liquidaciones de entidades mercantiles, etc.) se podrá decretar judicialmente la comunicación o reconocimiento general de los libros y demás documentos.

Principios contables

Entre los principios contables se encuentran:

• Empresa en funcionamiento
• Devengo
• Uniformidad
• Prudencia
• No compensación
• Importancia relativa

Normalización contable

La normalización, mediante la elaboración y emisión de normas, tiende a la consecución de comportamientos homogéneos en la confección de la información financiera, de modo que se facilite la comparabilidad de la misma en el tiempo y en el espacio. La aplicación de las normas pretende:

• Orientar a los profesionales contables a la hora de preparar la información financiera.
• Suministrar a los usuarios una referencia de los criterios con los que se ha confeccionado la información que reciben.
• Guiar a los auditores en su tarea de revisión de los estados financieros, proporcionándoles un importante punto de referencia con el cual contrastar la fiabilidad de la información elaborada por las empresas.