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COMUNICACIÓN

La comunicación es un fenómeno de carácter social que comprende todos los actos mediante los cuales los seres vivos se comunican con sus semejantes para transmitir o intercambiar información. Comunicar significa poner en común e implica compartir.
La comunicación inicia con el surgimiento de la vida en nuestro planeta y su desarrollo ha sido simultáneo al progreso de la humanidad. Se manifestó primero a través de un lenguaje no verbal. Todos los días los seres vivos se comunican de diferentes maneras, pero sólo los seres humanos podemos hacerlo racionalmente; llevando a cabo infinidad de actividades, tales como: conversar, reír, llorar, leer, ver televisión entre otras.

Por ello se dice que la comunicación humana es un proceso:
• Dinámico: porque está en continuo movimiento.
• Inevitable: porque se requiere para la transmisión de significados.
• Irreversible: porque una vez realizada, no puede regresar, borrarse o ignorarse.
• Bidireccional: porque existe una respuesta en ambas direcciones.
• Verbal y no verbal: porque implica la utilización de ambos lenguajes.


La comunicación sirve a cuatro funciones principales dentro de un grupo u organización:
Control.-
motivacion
exprecion emocional
informacion

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN
· Fuente: Es el lugar de donde emana la información, los datos, el contenido que se enviará, en conclusión: de donde nace el mensaje primario.
·
Emisor o codificador: Es el punto (persona, organización...) que elige y selecciona los signos adecuados para transmitir su mensaje; es decir, los codifica para poder llevarlo de manera entendible al receptor. En el emisor se inicia el proceso comunicativo.
·
Receptor o decodificador: Es el punto (persona, organización...) al que se destina el mensaje, realiza un proceso inverso al del emisor ya que en él está el descifrar e interpretar lo que el emisor quiere dar a conocer. Existen dos tipos de receptor, el pasivo que es el que sólo recibe el mensaje, y el receptor activo o perceptor ya que es la persona que no sólo recibe el mensaje sino que lo percibe y lo almacena. El mensaje es recibido tal como el emisor quiso decir, en este tipo de receptor se realiza el feed-back o retroalimentación .
·
Código: Es el conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y símbolos que el emisor utilizará para trasmitir su mensaje, para combinarlos de manera arbitraria porque tiene que estar de una manera adecuada para que el receptor pueda captarlo. Un ejemplo claro es el código que utilizan los marinos para poder comunicarse; la de algún idioma; los algoritmos en la informática..., todo lo que nos rodea son códigos.
·
Mensaje: Es el contenido de la información (contenido enviado): el conjunto de ideas, sentimientos, acontecimientos expresados por el emisor y que desea trasmitir al receptor para que sean captados de la manera que desea el emisor. El mensaje es la información.
·
Canal: Es el medio a través del cual se transmite la información-comunicación, estableciendo una conexión entre el emisor y el receptor. Mejor conocido como el soporte material o espacial por el que circula el mensaje. Ejemplos: el aire, en el caso de la voz; el hilo telefónico, en el caso de una conversación telefónica.
·
Referente: Realidad que es percibida gracias al mensaje. Comprende todo aquello que es descrito por el mensaje.
·
Situación: Es el tiempo y el lugar en que se realiza el acto comunicativo.
·
Interferencia o barrera: Cualquier perturbación que sufre la señal en el proceso comunicativo, se puede dar en cualquiera de sus elementos. Son las distorsiones del sonido en la conversación, o la distorsión de la imagen de la televisión, la alteración de la escritura en un viaje, la afonía del hablante, la sordera del oyente, la ortografía defectuosa, la distracción del receptor, el alumno que no atiende aunque esté en silencio. También suele llamarse ruido.
·
Retroalimentación o realimentación (mensaje de retorno): Es la condición necesaria para la interactividad del proceso comunicativo, siempre y cuando se reciba una respuesta (actitud, conducta...) sea deseada o no. Logrando la interacción entre el emisor y el receptor. Puede ser positiva (cuando fomenta la comunicación) o negativa (cuando se busca cambiar el tema o terminar la comunicación). Si no hay realimentación, entonces solo hay información mas no comunicación.
EL ENFOQUE DE SISTEMAS

El enfoque sistemático o sistémico se caracteriza por aplicar la teoría de sistemas a la comunicación en las organizaciones.

La teoría de sistemas entre muchas otras cosas menciona que un sistema es el conjunto de elementos que forman un organismo mayor, ejemplo: las células formas tejidos, los tejidos forman órganos, los órganos forman sistemas como el respiratorio o digestivo y así sucesivamente hasta formar un humano

LA ORGANIZACIÓN CONSIDERADA COMO UN SISTEMA DE PROCESOS DE MENSAJE

Hay 4 direcciones en que se da la comunicación al interior de una organización: hacia arriba, hacia abajo, horizontal, diagonalmente.
Comunicación descendente:
• Va desde las personas superiores jerárquicamente alas de menor posición. Sus formas más habituales son los memorandum, las instrucciones, las definiciones de política, etc. En general es inadecuada en las organizaciones e inexacta.

Comunicación ascendente:
• Los empleados transmiten mensajes a sus superiores. Según los estudios es el canal de comunicación más ineficaz en las organizaciones. Los de arriba suelen no contestar y a los subordinados se les hace difícil comunicarse en forma eficaz. Sus formas más habituales son los buzones de sugerencias, las reuniones de grupos y presentaciones de quejas. Es importante para tomar decisiones coherentes.

Comunicación Horizontal:
• Es la que fluye entre funciones y es necesaria para coordinar e integrar los distintos trabajos en la organización.

Comunicación Diagonal:
• Es la menos usada. Es la que cruza distintas funciones y niveles de una organización. Aparece cuando no es posible comunicarse en forma vertical u horizontal.

Barreras a la Eficacia de las Comunicaciones

Marco de referencia: las experiencias de comunicador y receptor suelen ser diferentes (marcos de referencia) por lo que el proceso de codificación y descodificación suele verse afectado. Se interpretara el mensaje de distinta manera. En el caso de una organización esto puede darse en las distintas funciones y en los distintos niveles.
Atención selectiva: consiste en fijarse solo en lo que confirma las ideas por parte del receptor. Todo lo que este en conflicto será ignorado o distorsionado.
Juicios de Valor: asignarle valor a un mensaje antes de recibir la comunicación. Esto se basa en la evaluación que hace el receptor del comunicador.
Credibilidad de la fuente: es la confianza que tiene el receptor en lo que dice el comunicador.
Problemas semánticas: se relaciona con el significado que dan las personas a las mismas palabras. Lo que dice uno puede no tener significado o importancia para el otro.

Cómo mejorar la comunicación en la organización

Se deben llevar a cabo dos tareas:

• Mejorar los mensajes
• Mejorar la comprensión de estos (siendo un mejor codificador, esforzándose por que le entiendan y entender).



Para ello existen las siguientes técnicas:

- Seguimiento: supone asumir que uno no esta siendo comprendido, por lo que se tratara de establecer esa comprensión del sentido del mensaje.
- Regulación del flujo de información: para evitar el exceso de comunicaciones Utilización de la Retroinformacion: constituye el canal que permite la respuesta del receptor para determinar si se ha recibido el mensaje y se ha producido la respuesta esperada por el comunicador.
- Empatia: ponerse en el lugar del otro (el receptor) para prever la forma en que probablemente se entenderá su mensaje.
- Simplificar el lenguaje
- Escuchar eficazmente ( mas que ser entendido por otros es importante entender lo que otros están diciendo )

ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIÓN

Las Organizaciones tienen una estructura determinada en función de muchos factores y esa estructura puede ser mejorada para lograr un mejor desenvolvimiento, una eficaz comunicación, un máximo aprovechamiento del personal y un mayor rendimiento.

Los factores que inciden en el funcionamiento de una organización, entre otros, pueden estar relacionados con la filosofía de la empresa, el estilo de la dirección, la distribución de la cadena de mandos, los recursos humanos inadecuados, el modo de relación, el ambiente físico y la forma de comunicación.

En la actualidad, los cambios en las organizaciones se han incorporado a la rutina administrativa de las empresas debidos principalmente al desarrollo de la tecnología y los avances en la comunicación.

SISTEMA DE UNA ORGANIZACIÓN

Varios son los procesos y fenómenos que se desarrollan en la organización y hacen compleja su comprensión. De gran interés son:

- Ambiente organizacional:
Las organizaciones no quedan exentas de poseer un medio ambiente propio, tanto interno como externo. El entorno o medio ambiente interno de una organización se puede calificar de la siguiente manera: entorno físico (incluye tanto el entorno natural como el entorno construido) o entorno social, que se refiere al conjunto de condiciones económicas, sociales, políticas y culturales presentes en la organización

Cultura organizacional:
Es un término que invadió el mundo de las ciencias de la organización a lo largo de la década de los 80 y se considera actualmente fundamental e imprescindible en cualquier estudio sobre la organización , se considera la personalidad de la organización, por tanto es única e irrepetible, es como las huellas digitales en las personas, no se encontrará una idéntica en ningún otro lugar

- Clima Organizacional.
Se refiere al ambiente interno existente en una organización, razón por la cual se confunde en múltiples ocasiones con el concepto de cultura.

Litwin y Stringer resaltan que el Clima Organizacional depende de seis dimensiones:

1. estructura de la organización
2. responsabilidad
3. recompensas
4. riesgos
5. calor y apoyo
6. conflictos

TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN (INTERNA - EXTERNA)

La comunicación exterior de una empresa es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos objetivo del negocio, así como a proyectar una imagen favorable de la compañía o promover actividades, productos y servicios. La comunicación externa es la transmisión y recepción de datos, pautas, imágenes, referidas a la organización y a su contexto. Para la organización que tiene su atención centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicación: Recibir información sobre las variaciones en la dinámica del contexto socio-político y económico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus políticas; y proyectar sobre el ámbito social una imagen de empresa fundada en información sobre su dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social. Los interlocutores privilegiados de esa comunicación son los clientes, los proveedores, la opinión pública y el gobierno.

La comunicación interna
La comunicación interna consiste en compartir con el personal el máximo de información posible sobre la vida interna de la organización y sobre la relación de la organización con su medio ambiente social. Implica reducir al mínimo posible la entidad de los llamados "secretos de empresa".

ORGANIZACIÓN FORMAL

La organización formal es un sistema de tareas bien definidas, cada una de las cuales lleva en si misma una cantidad especifica de autoridad, responsabilidad y obligación de rendir cuentas

REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LA ESTRUCTURA FORMAl

ORGANIGRAMA

Organigrama es el diagrama que representa la estructura formal de la empresa. En él aparecen con toda claridad:

· La estructura jerárquica, que define los diversos niveles de la organización.
· Los órganos que componen la estructura.
· Los canales de comunicación que unen los órganos.
· Los nombres de quienes ocupan los cargos (en algunos casos.

El organigrama debe permitir la visualización simple y directa de la estructura de la organización

Autoridad de línea o jerárquica:

Confiere al poseedor de derecho de impartir órdenes directas a los subordinados y delegar directamente parte de su autoridad

Autoridad funcional:

Permite que un cargo actúen sobre elementos sobre elementos no ligados directamente a ellos, sólo en asuntos específicos de su función en la organización.

Autoridad de asesoría (o de staff):

Cuando una persona recibe autorización para realizar investigaciones, censos y trabajos en áreas específicas o, incluso, cuando tiene atribución de prestar asesoría en determinados asuntos.

1. Organigrama Vertical.
Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligado por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad; son las gráficas más usadas,

Organigrama Horizontal. El nivel máximo jerárquico se representa a la izquierda, los demás niveles jerárquicos van hacia la derecha siguiendo la forma normal en que acostumbramos leer.

Organigrama Mixto. Esta gráfica es la combinación entre el organigrama vertical y el organigrama horizontal, su utilización es por razones de espacio

Organigrama Circular. Está formado por un cuadro central que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos, cada uno constituye un nivel jerárquico y se colocan en ellos los puestos de jefatura inmediatos.

CLASIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN INTERNA

está determinada por la interrelación que se desarrolla entre el personal de la institución. El clima organizacional dentro de una empresa se puede definir como la calidad duradera del entorno interno que tienen sus miembros; lo cual influye en su comportamiento

· Comportamiento Proactivo: Alto reconocimiento del problema, alta utilización de recursos que conlleva a la productividad.
· Comportamiento Fatalista: Bajo reconocimiento del problema, alta utilización de restricciones que conlleva a la desmotivación.

En el test se pueden distinguir cinco dimensiones, cuya combinación, mide la identificación del empleado con la empresa:
1. - Habilidad de identificación del empleado
2. - Actuación para lograr el éxito
3. - Niveles de satisfacción con la situación de trabajo
4. - Clima organizacional. (Mix de elementos de comportamiento de la comunicación, estilo de dirección y ambiente de la empresa).
5. - Función ejemplo: Mide hasta qué punto creen las personas que vale la pena identificarse con la empresa (Feedback.

La interrelación personal puede ser catalogada de acuerdo a su tipología en:
· Vertical: Es aquella comunicación que se genera en las áreas directivas de la empresa y desciende utilizando los canales oficiales. En una comunicación corporativa óptima, debería existir la comunicación vertical ascendente.
· Horizontal: Se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel corporativo. Muy pocas veces utiliza las canales oficiales y es totalmente informal. También es conocida como comunicación plana.
· Rumores: Es la comunicación informal que recorre la institución sin respetar canales y a la velocidad de la luz. Se le llama también bolas o "radio bemba".
FORMAL-INFORMAL

· Formal: Es aquella comunicación cuyo contenido está referido a aspectos laborales. En general, ésta comunicación utiliza la escritura como medio (Comunicados, memoranda, etc... La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir todas las formalidades burocráticas.
· Informal: Es aquel tipo de comunicación cuyo contenido, a pesar de ser de aspectos laborales, utiliza canales no oficiales. (Reunión alrededor del botellón de agua, encuentros en los pasillos, etc.). Es más veloz que la formal.


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