Protocolo y Estructura Organizativa de Cumbres de Jefes de Estado

Comisión Nacional Organizadora

Una cumbre de jefes de Estado y de Gobierno está presidida por el ministro de Relaciones Exteriores. Todos los aspectos relacionados con la preparación y desarrollo de la cumbre son responsabilidad de la Comisión Nacional Organizadora.

Estructura de las Secretarías

Secretaría Pro-tempore: El embajador (secretario pro-tempore de la cumbre) coordina todo lo relacionado a documentos y agendas de trabajo.

Secretaría General: El director de Administración y Finanzas de la presidencia del país coordina la preparación, desarrollo y organización de la cumbre.

Secretaría Ejecutiva: Depende de la Secretaría General. Se encarga de los aspectos operativos y de implementación de la cumbre, que están a cargo del jefe de informática de la presidencia del país. Esta secretaría está formada por las áreas de: Acreditaciones, Comunicaciones e Informática, Prensa, Producción General, Relaciones Públicas y Salud.

Personal de Apoyo y Enlace Diplomático

Edecanes diplomáticos: Se asignará un edecán, perteneciente al servicio de Exteriores del país, a cada jefe de Estado o de Gobierno que asista a la cumbre. Este será el nexo formal y permanente entre la delegación oficial y la Secretaría Ejecutiva de la cumbre. Brindará apoyo permanente a la delegación asignada, resolverá problemas, entregará información sobre el desarrollo de la cumbre y ayudará a que las delegaciones cumplan los respectivos programas. Se relacionará con la embajada del país asignado a través del enlace de la embajada, designado por cada una de las representaciones diplomáticas de los estados miembros de la conferencia. Cada delegación contará con un equipo formado por el edecán diplomático y el enlace de embajada.

Enlaces de embajadas: Operan desde la oficina del país respectivo de la sede; no se desplazarán con los jefes de Estado y de Gobierno ni con los ministros de Relaciones Exteriores. Los enlaces deberán acreditarse obligatoriamente.

Registro, Acreditación y Seguridad

Oficina Central de Registro y Acreditación (OCRA): Creada por la Secretaría Ejecutiva, acredita e identifica a todos los participantes en el evento. El sistema de acreditación contempla elementos de seguridad que no son susceptibles de ser falsificados; son personales e intransferibles y su uso será obligatorio en el desarrollo de la cumbre, debiendo ser portados de manera permanente y visible.

Botones especiales: Son la única credencial de los jefes de Estado y de Gobierno que los identifica como VIP. Tendrán facilidades de acceso a los eventos y quedan liberados de los controles de seguridad. Estos serán entregados personalmente a la llegada de sus titulares a través de los enlaces de las embajadas, bajo la supervisión de funcionarios de la Secretaría Ejecutiva.

Pases especiales de acceso al Salón Presidencial: Se expedirán por cada delegación oficial. Permitirán el ingreso de los representantes seleccionados por la delegación de cada país visitante a las sesiones de trabajo de los jefes de Estado y de Gobierno. Estos serán transferibles entre los integrantes de cada delegación y estarán codificados y numerados; serán retirados en el momento de entrar el portador del pase a la sesión de trabajo y devueltos a la salida. Los pases especiales serán entregados personalmente por los enlaces de las embajadas correspondientes.

Principios Básicos del Evento

La organización se rige por los siguientes principios fundamentales:

• Accesibilidad: El evento debe ser accesible a todas las personas, independientemente del grado de discapacidad, edad u otra dificultad.
• Circulación: Debe permitir a todos los usuarios circular libremente y llegar al mayor número posible de lugares y edificios.
• Utilización: El entorno debe permitir su uso y disfrute por parte de todas las personas de manera equitativa.
• Orientación: Los asentamientos urbanos deben procurar una fácil orientación, posibilitando encontrar sin problemas el camino más directo al destino deseado.
• Seguridad: La movilidad de las personas debe ser máxima, garantizando el menor riesgo para la salud y la integridad física.
• Funcionalidad: Los espacios urbanos y los lugares de trabajo o recreo deben poder ser utilizados sin restricción por todos los asistentes.