Protocolo y Estructura de Documentos Empresariales Clave: Carta, Memorando y Certificado

Estructura de la Nota Formal (Acta o Nota Verbal)

1. Nombre completo del emisor (en mayúsculas), cargo, empresa (si es externa) y firma.
2. Saludo de cortesía.
3. Nombre completo del receptor (en mayúsculas), cargo y empresa (si es externa).
4. Mensaje de la nota.
5. Reiteración de los apellidos (si se trata de varón) o nombre y apellido (si es dama), como referencia formal.
6. Lugar y fecha de emisión.
7. Opcionalmente, en el caso de invitaciones, se escribe: S.C.A. (Se Confirma Asistencia) o R.S.V.P. (Responda, por favor), seguido del número de contacto (ej. 6994227), con el objeto de confirmar asistencia.

El Certificado

1. Membrete: Incluye nombre de la empresa, rubro, teléfono, fax, dirección y ciudad.
2. La palabra CERTIFICADO y número correlativo. (En documentos públicos, este número puede colocarse al final y denominarse folio).
3. Cuerpo: Exposición de los hechos pertinentes y, cuando corresponda, juicios positivos respecto al interesado.
4. Propósito: Se indica mediante una oración si el certificado es de carácter general o especial. (En documentos públicos o privados, se pueden incluir los argumentos legales que sustentan su emisión y/o la validez en días, contados desde la fecha de confección).
5. Lugar y fecha de emisión.
6. Antefirma: Nombre de la empresa emisora (en mayúsculas).
7. Firma, nombre y cargo del emisor.
8. Iniciales de responsabilidad.

El Memorando (Memorándum)

1. Membrete: Contiene el nombre de la empresa y la unidad que emite el documento.
2. La palabra MEMORÁNDUM y número correlativo.
3. Lugar y fecha de emisión: Se escribe el nombre de la ciudad (enteramente en mayúsculas), seguido del mes (en minúsculas), día y año.
4. Nombre y cargo del emisor.
5. Nombre y cargo del receptor.
6. Referencia: Resumen breve del contenido.
7. Vocativo: Saludo inicial (ejemplos: Señor, Estimado señor, De mi consideración, etc.).
8. Mensaje: Contiene toda la información que el emisor desea transmitir. Debe ser breve.
9. Frase de despedida: Generalmente se utiliza "Saluda atentamente" o "Saluda cordialmente". Después de esta frase, se coloca una coma.
10. Firma, nombre y cargo del emisor.
11. Iniciales de responsabilidad: Las del responsable intelectual (firmante) van en mayúsculas, y las del responsable material (secretario) van en minúsculas.
12. Anexos: Se nombran los documentos que acompañan al memorando, cuando corresponda.
13. Con Copia (C.C.): Se nombra a quien se le envía copia del documento.

Tipos de Informes

• Rutinario
• Memorando
• Estandarizado
• Especial
• Académico

Estructura de la Carta Comercial

• Membrete: Identificación de la empresa emisora. Contiene, como mínimo: Nombre de la empresa, rubro, teléfono, fax, dirección y ciudad.
• Lugar y fecha: Se escribe la ciudad (en mayúsculas y sin abreviar), coma, día, mes (en minúsculas) y año.
• Referencia: Resumen breve del contenido de la carta. Se inicia con la abreviatura Ref. o REF.
• Dirección interior: Identificación del receptor. Debe contener: Nombre, cargo, empresa, dirección y ciudad. (Si la carta se entrega en mano o por fax, se omite la dirección y ciudad, y se escribe la palabra PRESENTE).
• Vocativo: Palabra o frase que llama la atención del receptor. No se abrevia y debe ir seguida de dos puntos. Ejemplos: Señor:, Estimado señor:, De mi consideración:.
• Mensaje: Contiene toda la información que se desea transmitir. Lo ideal es que esté dividido en párrafos breves.
• Frase de despedida: No se abrevia y debe ir seguida de una coma. Ejemplos: Saluda atentamente, Saluda cordialmente, Se despide con atención.
• Antefirma: Nombre de la empresa escrito enteramente en mayúsculas.
• Firma, nombre y cargo del emisor.
• Iniciales de responsabilidad: Se escriben en mayúsculas las del responsable intelectual (quien firma) y en minúsculas las del responsable material (secretaria). Si es la misma persona, se repiten en mayúsculas y minúsculas.
• Incluso o anexos: Documentos o elementos que acompañan a la carta.
• Con copia (C.C.): Indicación de las copias enviadas a terceras personas y al archivo.