Protocolo y Comunicación Eficaz en el Entorno Profesional

Comunicación Telefónica y Equipamiento en la Empresa

Las cuatro partes de las que consta el número a marcar para realizar llamadas internacionales son: 00 + indicativo del país + indicativo de localidad + número de teléfono.

Una centralita telefónica es un aparato que conecta una o varias líneas telefónicas con diversos teléfonos instalados en los locales de una misma empresa. Es el lugar donde está instalado dicho aparato.

El listín telefónico es una relación de personas donde aparece su nombre, domicilio y número de teléfono. Se utiliza para mantener organizados y accesibles los contactos de la empresa.

Protocolo de Uso del Teléfono

• No usar el móvil para fines privados durante el tiempo de trabajo.
• No vigilar de forma compulsiva la pantalla.
• Acortar el tiempo de conversación.
• Evitarlo en lugares públicos.
• ¡Ojo a las excusas!

Aspectos del Lenguaje en la Conversación Telefónica

• Emplear un lenguaje positivo: ya que los mensajes positivos son más efectivos.
• Cuidar las formas verbales: el presente ofrece confianza, el pasado nos aleja del objetivo y las formas condicionales inspiran desconfianza.
• Evitar el uso del argot y muletillas.
• Mostrar seguridad y dominio de las situaciones.

Organización de Entrevistas y Reuniones

Normas para Entrevistas

• Concertar la cita previamente.
• Confirmar asistencia.
• Ser puntuales.
• Presentarse.
• Procurar que el entrevistado se encuentre cómodo.

Preparación de Reuniones

• Fijar el objetivo de la reunión.
• Elegir a los participantes.
• Planificar los asuntos a tratar y el orden a seguir.
• Elaborar la convocatoria.
• Preparar la documentación que se va a entregar.

Aspectos para Cuidar una Buena Imagen

Ropa, Calzado y Complementos

Deben ser cómodos, adecuados, con colores que favorezcan y un estilo neutro, formal y elegante.

Aseo Personal

Limpieza y pulcritud; evitar el exceso de maquillaje o perfume.

Voz y Gestos

Mantener un volumen de voz adecuado y tener especial cuidado con los gestos.

Definiciones y Tipos de Protocolo

Protocolo: Conjunto de reglas aceptado por las diferentes partes que intervienen en un acto o forman parte de él, con el objetivo de establecer un orden que facilite las relaciones entre las personas.

Protocolo Oficial: Conjunto de normas legales que regulan los actos oficiales y fijan las precedencias de las autoridades, de los símbolos y de los honores que les corresponden.

Protocolo Social: Conjunto de normas de cortesía y usos que nos indican cómo actuar en cada circunstancia y que simplifican las relaciones sociales.