Procesos administrativos de la empresa y documentos de compraventa: pedido, albarán, factura y recibo

Los procesos administrativos de la empresa:

1. El cliente solicita un bien o servicio y realiza el pedido.
2. El vendedor entrega la mercancía al cliente con el albarán de entrega.
3. El vendedor realiza la factura de la entrega realizada o del servicio prestado.
4. El comprador paga el importe de la factura, en la forma convenida: al contado o a plazos (letra de cambio, cheque).
5. El vendedor, una vez ha recibido el importe de la venta, remite al comprador un recibo justificante de pago.

Documentos relacionados con la compraventa:

1) Pedido o propuesta de pedido:

Es el encargo hecho por un cliente a un proveedor para que este le proporcione un producto o servicio determinado, de unas características previamente establecidas, en un plazo fijado y a un precio y en las condiciones convenidas. Se puede hacer de varias maneras:

• Mediante representante
• De palabra, bien directamente o por teléfono
• Mediante impreso

2) Albarán:

Una vez hecho el pedido se elabora el albarán: es el documento que acompaña la entrega de la mercancía e indica las características y la cantidad, los datos de la entrega y los nombres del comprador y vendedor. Tiene una doble finalidad: justifica la salida del artículo y acredita que se ha realizado la entrega. Las copias se les da: al almacén, al departamento de ventas, al cliente y al cliente que devuelve firmado.

Es un elemento de prueba esencial a los efectos de acreditar la entrega o puesta a disposición del material vendido o del servicio prestado a un cliente. La ausencia de este documento implica que las reclamaciones judiciales sean nulas.

3) Factura:

Es un documento que acredita legalmente y justifica la prestación de servicios o la compraventa de mercancías. La presenta el proveedor al cliente y en ella constan, además de los datos identificativos, el precio unitario, el importe total de los productos, los impuestos y el total a pagar. Se debe realizar por duplicado.

Deben emitir facturas los empresarios y profesionales por las operaciones que realicen en el ejercicio de su actividad. Hay 3 tipos:

• Factura completa: se emite cuando el destinatario actúa como empresario o profesional en el desarrollo de su actividad.
• Factura simplificada: cuando la contraprestación no supera los 400 € y el destinatario de la misma no es profesional o empresario.
• Documento que sustituye a la factura (tiques): cuando no se excede de 3006 €.

Documentos relacionados con el pago y el cobro:

• Al contado: cuando se realiza el pago en el momento de recibir el artículo (puede recibir descuentos).
• Pago aplazado: cuando el pago se realiza con posterioridad a la entrega. Se pueden obtener ventajas: adquirir artículos sin tener liquidez, no hay gastos de financiación adicionales y se reducen los costes de almacenaje.

1) Recibo:

Es el documento mediante el cual la persona que lo elabora y lo entrega reconoce haber recibido la cantidad de dinero de la persona que lo acepta.

Partes del recibo:

• Recibo: se entrega a la persona que efectúa el pago, como justificante del mismo.
• Matriz: se queda en el talonario y contiene datos esenciales del recibo, como número, nombre del pagador, cantidad pagada y motivo de pago.