Proceso de Reclutamiento, Selección, Inducción y Capacitación de Personal

Reclutamiento de Personal

Reclutamiento Interno

Es un conjunto de procedimientos orientado a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la empresa.

Se da al presentarse determinada vacante, la empresa intenta llenarla mediante la reubicación de sus empleados, los cuales pueden ser ascendidos (movimiento vertical), transferidos (movimiento horizontal) o transferidos con promoción (movimiento diagonal).

El reclutamiento interno implica:

• Transferencia de personal
• Ascensos de personal
• Transferencias con ascensos de personal
• Programas de desarrollo de personal
• Planes de profesionalización de personal

Ventajas

• Es más económico
• Es más rápido
• Presenta mayor índice de validez y seguridad
• Es una poderosa fuente de motivación para los empleados
• Aprovecha las inversiones de la empresa en entrenamiento de personal
• Desarrolla un sano espíritu de competencia entre el personal

Desventajas

• Exige que los empleados nuevos tengan condiciones de potencial de desarrollo para poder ascender.
• Puede generar conflicto de interés.
• Cuando se administra de manera incorrecta, puede conducir a la situación de elevar al personal a una posición donde no puede demostrar competencia.
• Se induce a las personas a razonar casi exclusivamente dentro de los patrones de la cultura organizacional, perdiendo la creatividad y la actitud de innovación.
• Descapitalización del patrimonio humano de la organización.

Reclutamiento Externo

Cuando al existir determinada vacante, la empresa intenta llenarla con personas extrañas.

Técnicas de reclutamiento

• Archivo conformado por candidatos que se presentan de manera espontánea o provenientes de otros reclutamientos.
• Candidatos referidos por trabajadores de la misma empresa.
• Carteles o avisos en la puerta de la empresa.
• Contactos con asociaciones gremiales.
• Contactos con universidades, centros de capacitación u otros centros de estudio.
• Intercambio con otras empresas.
• Anuncios en diarios, revistas, etc.
• Agencias de reclutamiento externo.

Ventajas

• El ingreso de nuevos elementos a la empresa ocasiona siempre una importación de ideas nuevas y diferentes enfoques acerca de los problemas internos de la empresa.
• Renueva y enriquece los recursos humanos de la empresa.
• Aprovecha las inversiones en preparación y en desarrollo de personal efectuadas por otras empresas o por los propios candidatos.

Desventajas

• Generalmente absorbe más tiempo que el reclutamiento interno. Requiere la utilización de apropiadas técnicas de selección y el uso efectivo de apropiadas fuentes que permitan la captación de personal.
• Es más costoso y exige inversiones y gastos inmediatos con anuncios de prensa, honorarios de agencias de reclutamiento, gastos operacionales de salarios y obligaciones sociales del equipo de reclutamiento, material de oficina, etc.
• Es menos seguro que el reclutamiento interno, ya que los candidatos externos son desconocidos y provienen de orígenes y trayectorias profesionales que la empresa no está en condiciones de verificar con exactitud.
• Cuando el reclutamiento externo se convierte en una práctica por defecto dentro de la empresa, puede frustrar al personal, ya que éste pasa a percibir barreras imprevistas que se oponen a su desarrollo profesional.

Selección de Personal

Objetivo específico de la selección es escoger y clasificar los candidatos más adecuados para satisfacer las necesidades de la empresa.

La selección de recursos humanos es escoger entre los candidatos reclutados a los más adecuados, para ocupar los cargos existentes en la empresa.

La selección busca solucionar dos problemas fundamentales:

• Adecuación del hombre al cargo.
• Eficiencia del hombre en el cargo.

Cómo elegir un método de evaluación

• Análisis del trabajo
• Determinación de cómo medir el éxito profesional previsto
• Definición de técnicas para medir las actitudes y aptitudes fundamentales

1.- Etapa Análisis De Trabajo

a) las actividades laborales y b) las aptitudes y características humanas.

El documento que describe el análisis del trabajo debe contener como mínimo:

• Todo lo que permita la identificación del puesto o función: designación exacta, lugar donde se desarrolla el trabajo, número de personas que desempeñen el mismo puesto o función.
• Los objetivos concretos del puesto o función.
• Las responsabilidades del titular del puesto o función.
• Relaciones con las demás personas.
• Condiciones físicas del trabajo.
• Condiciones de remuneración y promoción: salarios y ventajas económicas, prestaciones laborales, existencia de primas o bonos.

2.- Etapa Medir El Éxito Laboral Y/O Profesional

No es más que una comparación entre el perfil del puesto y la capacidad de medir con precisión el éxito en el desempeño laboral esperado.

Método para medir el éxito laboral

Indicadores objetivos: Se puede realizar con base a la investigación del comportamiento del candidato en cuanto a: las ausencias, la puntualidad, la inestabilidad profesional, la promoción profesional y la evolución de los salarios.

Indicadores subjetivos: Son los más utilizados, sin embargo, la medición directa del comportamiento en el trabajo debería ser, a simple vista, el indicador de éxito profesional más preciso.

3.- Etapa Definición De Técnicas Para Medir Actitudes Y Aptitudes

Los tests psicológicos, de observación sistemática del comportamiento, o de cualquier otra técnica, propuestos para evaluar a los candidatos a un puesto.

El valor de cada método depende de la situación, del problema planteado.

Cualquier decisión supone un costo.

Métodos de evaluación

Toda evaluación tiene tres tipos de objetivos: el balance de aptitudes, de competencias y de la personalidad.

El empleo de tests psicológicos y de otras técnicas destinadas a describir la capacidad y las características de los candidatos a un puesto de trabajo.

Fuentes de información

Las referencias, los currícula vitae y los informes de las entrevistas.

Paso 1.- Recepción Preliminar

El proceso de selección se realiza en dos sentidos: por una parte, la organización elige a sus empleados, por la otra, los empleados potenciales eligen entre varias empresas.

La selección inicia con una cita entre el candidato y la oficina de personal o con una solicitud de empleo.

En este paso se pueden obtener datos generales de los candidatos haciendo uso de solicitudes de empleo y currículos vitae.

Solicitud de empleo

Es un documento que permite recabar de manera introductorial los datos de los posibles candidatos a ocupar un puesto.

El uso de las solicitudes de empleo por parte de los empleadores les permite:

1. Revisar la experiencia y los estudios de los candidatos.
2. Evaluar el avance de los candidatos en anteriores empleos.
3. La estabilidad del trabajador en los empleos y
4. Evaluar las posibilidades de éxito del candidato en el trabajo.

Currículo Vitae

Aporta información general del candidato y sobre sus realizaciones del pasado.

Es fácil de conseguir y aparentemente fácil de interpretar. Para lograr objetividad al analizar el CV se debe comprobar la información, comparándola con el rendimiento y con el posterior comportamiento laboral y profesional.

Paso 2. Administración De Exámenes

Las pruebas de idoneidad son instrumentos para evaluar la compatibilidad entre los aspirantes y los requerimientos del puesto. Consisten en exámenes psicológicos, otras en ejercicios que simulan las condiciones de trabajo.

Tipos De Pruebas

Pruebas psicológicas:

Se enfocan en la personalidad.

• De temperamento
• De creatividad
• Inventario psicológico

Pruebas de conocimiento:

Son más confiables porque determinan información o conocimientos.

• Pruebas de aptitud
• Cuestionarios de opiniones sobre liderazgo
• Cuestionarios de estilo de supervisión

Pruebas de desempeño:

Miden la habilidad de los candidatos para ejecutar ciertas funciones del puesto.

• Prueba de simulación de trabajo
• Prueba de destreza
• Prueba de expresión documental

Pruebas de respuestas gráficas:

Miden las respuestas fisiológicas a determinados estímulos.

• Polígrafo

Pruebas de carácter médico:

Determinan con razonable precisión el estado de salud del candidato.

• Consumo de drogas
• Examen médico

PASO 3. Entrevista de selección

La entrevista de selección consiste en una plática formal y profunda, conducida para evaluar la idoneidad del solicitante para el puesto.

Permite también la comunicación en ambos sentidos, los entrevistadores obtienen información del solicitante y éste a su vez de la empresa.

Puede ser desventajosa la confiabilidad y validez.

Tipos de Entrevista

Entrevistas no estructuradas

Permite que el entrevistador formule preguntas no previstas durante la conversación.

• El entrevistador inquiere sobre diferentes temas conforme la entrevista progresa.
• Este sistema carece de confiabilidad porque cada solicitante debe responder a diferentes preguntas y puede pasarse por alto aptitudes, conocimiento, experiencia.

Entrevistas estructuradas

Se basan en un marco de preguntas determinadas.

• Las preguntas se elaboran antes de que la entrevista se inicie.
• Mejora la confiabilidad pero no permite explorar en respuestas interesantes o poco comunes.

Entrevistas mixtas

• Es una combinación de las anteriores con preguntas estructuradas y no estructuradas.
• La parte estructurada proporciona una base informativa que permite comparaciones entre candidatos.
• La no estructurada añade interés al proceso y posibilita un conocimiento de las características del solicitante.

Entrevistas conductuales

• Se centran en un asunto o en una serie de ellos que se espera que el solicitante resuelva.
• Revela la habilidad del solicitante para resolver un problema determinado.
• Con frecuencia se trata de situaciones interpersonales hipotéticas que se presentan al candidato para que explique cómo enfrentarlas.

PROCESO DE LA ENTREVISTA

Preparación del entrevistador: El entrevistador debe considerar las preguntas que le hará al solicitante.

Creación de un ambiente de confianza: Crear un ambiente agradable para los candidatos.

Intercambio de información: Se basa en una conversación.

Finalización: Cuando el entrevistador ha completado su lista de preguntas y el tiempo de la sesión ha expirado.

Evaluación: Registro de las respuestas específicas e impresiones generales respecto generales.

PASO 4 .- Verificación de referencias

Las referencias proporcionan información de personas que conocen bien al candidato y de antiguos patrones.

Verificar la información proporcionada por el candidato con relación a sus créditos académicos, relación laboral anterior, círculo social, etc.

• Contactar la opinión de alguien que le conozca bien respecto a sus posibilidades de triunfar en el puesto.

Los aspectos a investigar pueden ser: Opinión sobre la personalidad y en especial sobre la honradez, las cualidades sociales y la capacidad de trabajar en equipo.

REFERENCIAS

Son necesarias, porque demuestran a los candidatos que su actividad pasada se examina con seriedad.

• Constituyen una fuente de información cuando los métodos empleados son cuidadosamente elaborados y sometidos al mismo tipo de estudio de validación que los restantes métodos de evaluación.
• Sólo se debe preguntar a cada persona aquello que sepa y que esté dispuesto a decir.
• En cualquiera de los casos las referencias deberían utilizarse más para eliminar candidatos inadecuados que para tratar de predecir con más precisión la calidad y nivel de rendimiento.

Paso 5. Evaluación médica

Existen razones que llevan a la empresa a verificar la salud del futuro personal: desde el deseo natural de evitar el ingreso de un individuo que padece una enfermedad contagiosa y que va a convivir con el resto de los empleados, hasta la prevención de accidentes.

Paso 6. Descripción realista del puesto

Cuando el solicitante tiene expectativas respecto a su futura posición, el resultado es negativo, en la mayoría de los casos.

Siempre es de utilidad llevar a cabo una sesión de familiarización con el equipo o los instrumentos que se utilizarán en el lugar de trabajo.

Paso 7. Decisión de contratar

La decisión de contratar al solicitante señala el final del proceso de selección.

Conviene comunicarse con todos los solicitantes que no fueron seleccionados.

Deben conservarse todos los documentos concernientes a los solicitantes ya que de éstos puede surgir un candidato idóneo para otro puesto.

INDUCCIÓN

Es el proceso inicial por medio del cual se proporcionará al nuevo empleado la información básica que le permita integrar se rápidamente al lugar de trabajo.

FASES

Objetivo, contenidos referidos a la organización, evaluación y seguimiento.

Ventajas Inducción

• Cuanta más información previa tengan los nuevos colaboradores en relación con la organización, tanto más fácil será el proceso de socialización.
• Cuanto más se involucre a los nuevos colaboradores en las actividades que van a realizar en la organización, más fácil será su integración y mayores serán su compromiso y su rendimiento.
• Construir un sentimiento de pertenencia y permanencia en la organización.
• Reducir la rotación.
• Ahorrar tiempo a los jefes y compañeros.
• Mejorar el compromiso del colaborador.
• Costos más bajos de reclutamiento y capacitación.
• Facilitar el aprendizaje.
• Reducir el estrés y la ansiedad en los nuevos empleados.
• Reducir los costos de la puesta en marcha.

Temas cubiertos en programas de inducción

Temas De La Organización Global

• Historia de la compañía
• Estructura de la compañía
• Nombres y funciones de los ejecutivos

Prestaciones Y Servicio Al Personal

• Política salarial y de compensación
• Vacaciones y días feriados
• Capacitación y desarrollo speciales
• Programas de jubilación

Prestaciones

• Al supervisor
• A los capacitadores
• A los compañeros de trabajo
• A los subordinados

Funciones Y Deberes Específicos

• Ubicación del puesto de trabajo
• Labores a cargo del empleado
• Descripción de puesto
• Objetivo del puesto

El recién llegado no debe ser abrumado con excesiva información.

• Debe evitarse que se vea sobrecargado de formularios y cuestionarios para llenar.
• Es negativo empezar con la parte desagradable de su labor.
• Nunca se debe pedir al de nuevo ingreso que realice labores para las que no está preparado y en las que existe la clara posibilidad de fracasar.

Separación

Las separaciones constituyen una decisión de terminar la relación laboral entre la empresa y el empleado.

• Tanto el nivel de renuncias voluntarias como el de despidos pueden reducirse mediante un ambiente de trabajo satisfactorio.

Renuncias

Puede deberse a jubilación, mejores ofertas externas, a relaciones conflictivas con miembros de la organización o a razones personales.

La renuncia voluntaria constituye siempre un procedimiento más libre de dificultades para la organización.

Despidos

El despido es un acto de voluntad del empresario mediante el cual cesa la relación laboral que vincula al trabajador con la empresa.

La comunicación de esta decisión puede realizarse de varias maneras: verbalmente o mediante actos externos que expresen de manera clara e inequívoca la voluntad de rescisión contractual.

Capacitación

Es la preparación teórica que se les da al personal con el objeto de que cuente con los conocimientos adecuados para cubrir el puesto con toda la eficiencia.

Es la respuesta a la necesidad que tienen las empresas o instituciones de contar con un personal calificado y productivo.

Contribuye al desarrollo personal y profesional de los individuos a la vez que redunda en beneficios para la empresa.

Eleva el nivel de vida de los empleados, por medio de ésta tiene la oportunidad de lograr una mejor plaza de trabajo y aspirar a un mejor salario.

Beneficio

• Conduce a rentabilidad más alta y a actitudes más positivas.
• Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles.
• Crea mejor imagen.
• Mejora la relación jefes-subordinados.
• Se promueve la comunicación a toda la organización.
• Reduce la tensión y permite el manejo de áreas de conflictos.
• Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas.
• Promueve el desarrollo con vistas a la promoción.
• Contribuye a la formación de líderes y dirigentes.

1.- Evaluación de necesidades

• Evaluación del desempeño
• Observación
• Cuestionarios
• Solicitudes de supervisores y gerentes.
• Entrevistas con supervisores y gerentes
• Reuniones ínter departamentales
• Examen de empleados
• Modificación del trabajo
• Entrevistas de salida

2. Diseño del programa de capacitación

• Los objetivos de la capacitación.
• ¿Qué debe enseñarse?
• ¿Quién debe aprender?
• ¿Cuándo debe enseñarse?
• ¿Dónde debe enseñarse?
• ¿Cómo debe enseñarse?
• ¿Quién debe enseñar?

2.1 Establecer los Objetivos de la capacitación

• Prepara al personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas del cargo.
• Proporcionar oportunidades para el desarrollo continuo, no sólo en un cargo actual, sino también en otras funciones en las cuales puede ser considerada la persona.
• Cambiar la actitud de las personas, bien sea para crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación o hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.

3. Implementación del programa de capacitación

• Conferencias
• Talleres
• Discusiones
• Prácticas en computadoras
• Discos interactivos
• Videos, películas
• Estudio de casos
• Lecturas
• Laboratorios
• Simulaciones
• Actuación, Sociodramas
• Rotación de puestos
• Relación experto-aprendiz

4. Evaluación del programa de capacitación

Nivel 1 Reacción: Se puede definir la reacción como el grado en que los participantes disfrutaron del programa de entrenamiento.

Nivel 2 Aprendizaje: Consiste en ver si en realidad los participantes aprendieron algo en términos de conocimientos, actitudes y habilidades.

Nivel 3 Comportamiento: Se refiere a analizar los cambios en el comportamiento que se deriven del curso de capacitación.

Nivel 4 Resultados: Algunos de los criterios basados en resultados que se utilizan para evaluar la capacitación incluyen: aumento de productividad, menos quejas de los empleados, reducción de costos y desperdicios, etc.