Proceso de Facturación y Medios de Pago en la Gestión Empresarial

Base imponible: Es el precio de los productos o servicios antes de añadir el IVA.

El proceso de facturación

El proceso de facturación consiste en:

• Emitir la factura que valora los bienes o servicios entregados.

• Guardar y registrar las facturas emitidas y recibidas.

Obligaciones de facturación

• Las empresas deben emitir factura cuando venden bienes o servicios a otras empresas o profesionales.

• También deben hacerlo cuando reciben pagos anticipados o cuando el cliente la solicita.

• No es obligatorio emitir factura en ventas a particulares menores de 3.000 €, salvo que el cliente la pida.

• Las facturas deben guardarse durante los siguientes plazos:

  • 6 años: Según el Código de Comercio.

  • 4 años: Desde la presentación de impuestos.

  • 10 años: Si se trata de bienes de inversión.

Tipos de facturas especiales

Facturas con IRPF

Las realizan los autónomos a empresas o profesionales.

Características principales:

• Se aplica una retención del 15% de IRPF.

• Para nuevos autónomos, la retención es del 7% durante los primeros años.

• El importe del IRPF se resta del total de la factura.

Factura proforma

Es un documento previo a la factura real que se utiliza habitualmente para:

• Comercio internacional.

• Trámites aduaneros.

• Permisos de importación.

Contiene información similar a una factura ordinaria, pero no tiene validez fiscal.

Factura electrónica

Es una factura emitida en formato digital.

Características:

• Tiene la misma validez legal que una factura en papel.

• Es obligatoria en operaciones con administraciones públicas.

• Debe incluir una firma electrónica.

Formas de firma electrónica admitidas:

• Usuario y contraseña.

• Tarjeta o móvil.

• Certificado digital.

• DNI electrónico.

• Sistemas biométricos.

El recibo

El recibo es el documento que confirma que la factura ha sido pagada.

Tipos de recibo:

• Recibo tradicional.

• Recibo bancario (domiciliación bancaria).

Una factura debidamente firmada puede servir como recibo de pago.

Registro de documentos obligatorios

Las empresas deben llevar libros de registro obligatorios:

• Registro de facturas emitidas.

• Registro de facturas recibidas.

• Registro de bienes de inversión.

• Registro de operaciones intracomunitarias.

Requisitos de los registros:

• Las facturas deben registrarse en estricto orden correlativo.

• No puede haber números de factura repetidos.

• En los registros deben anotarse obligatoriamente los siguientes datos:

  • Fecha, número de factura, cliente y NIF.

  • Base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA.

Los registros pueden realizarse de forma digital y, normalmente, los gestiona un gestor administrativo.

Medios de cobro y pago

Los documentos de pago tienen varios elementos importantes que se deben conocer:

• Vencimiento: Es la fecha a partir de la cual el documento debe pagarse de forma obligatoria.

• Aval: Garantía de pago que añade una tercera persona (avalista), quien se compromete a pagar si el deudor principal no lo hace.

• Endoso: Cláusula que permite transferir el documento a otra persona, que pasa a ser el nuevo beneficiario del cobro.

Cheque

Documento mercantil que permite pagar una cantidad determinada de dinero con su sola entrega.

Tipos de cheque:

• Al portador: Lo cobra cualquier persona que lo tenga en su poder.

• Nominativo: Solo lo cobra la persona o entidad indicada en el documento.

Puede transmitirse a un tercero mediante endoso.

Pagaré

Documento mediante el cual una persona se compromete y promete pagar una cantidad de dinero en una fecha futura determinada (vencimiento).

Modalidades de pagaré:

• Nominativo

• Al portador

• A la orden

• Cruzado

Transferencia bancaria

Operación financiera en la que una persona ordena a su entidad bancaria enviar una cantidad de dinero a otra cuenta diferente.

Características principales:

• Si se realiza entre cuentas del mismo banco: normalmente se hace efectiva el mismo día.

• Entre bancos distintos: suele tardar normalmente 1 día hábil.

• Puede estar sujeta al cobro de comisiones bancarias.

Tarjetas de pago

Existen diferentes modalidades de tarjetas para realizar transacciones:

• Débito

• Crédito

• Prepago