Proceso de Contratación Laboral: Pasos y Gestión Documental en RRHH

Proceso de Contratación de Personal en el Departamento de RRHH

Una de las labores más importantes para el departamento de RRHH es la contratación de personal. El proceso consta de las siguientes fases:

• Elección del tipo de contrato más adecuado: Elegimos la modalidad que mejor se ajuste a las necesidades de la empresa y mayores ventajas aporte.
• Redacción del contrato: Para la mayoría ya existe un modelo oficial, por lo que solo hay que complementarlo y añadir las cláusulas necesarias.
• Entrega de la copia básica del contrato: Se entrega a los representantes de los trabajadores en un plazo de 10 días naturales; estos lo firman y lo envían a la oficina de empleo. Cuando no haya representación, el envío lo realiza la empresa.
• Comunicación de la contratación al Servicio Público de Empleo (SEPE): Debe realizarse en un plazo de 10 días hábiles.
• Trámites relacionados con la Seguridad Social: El empresario debe dar de alta al trabajador antes de que este empiece la actividad; si es la primera vez, debería afiliarle.
• Registro y archivo de la documentación.

Documentación y formalización del proceso

Los modelos oficiales se pueden obtener en www.sepe.es.

Estructura del modelo de contrato:

• Tipo de contrato y código.
• Datos de la empresa.
• Datos del trabajador.
• Cláusulas.
• Lugar, fecha y firma de las partes.

Otros documentos de contratación

Aparte de los contratos, existen anexos ligados y otros documentos disponibles en el SEPE:

• Comunicación de prórroga: Modelo de comunicación de prórroga del contrato. Lo admiten: eventual por circunstancias de la producción, para la formación o en prácticas.
• Comunicación de conversión: Modelo de conversión de contrato temporal en indefinido.
• Pacto de horas complementarias: Los trabajadores a tiempo parcial con contrato indefinido pueden pactar, al celebrar el contrato, la realización de horas complementarias. Debe ser escrito, expreso y en el modelo oficial.
• Comunicación de llamamiento: Actividad de fijos discontinuos mediante modelo oficial en el SEPE (los convenios colectivos suelen incluir como anexo su propio modelo).

Registro y archivo: El expediente de personal

Debemos realizar la apertura de un expediente de personal, donde se recoge toda la documentación del empleado. Este contiene una ficha personal y una hoja-resumen con los siguientes documentos:

• Carta de presentación.
• Currículum.
• Informe de resultados de las pruebas de selección.
• Fotocopia del título y certificados.
• Copia de contrato y sus prórrogas.
• Documentación con la Agencia Tributaria.
• Documentación de formación permanente (dentro y fuera de la empresa).
• Evaluaciones de rendimiento o desempeño.
• Comunicaciones entregadas por la empresa y por el trabajador.

Muchos de estos documentos pueden estar en soporte informático, por lo que es necesario realizar copias de seguridad de todos los ficheros, cumpliendo siempre con la LOPD (Ley que regula la seguridad y privacidad de datos).