Proceso de Compras en la Empresa: Funciones, Tipos y Fases del Aprovisionamiento

Empresa es una unidad económica que se crea con el fin de obtener un beneficio a través del ejercicio de la actividad empresarial.

Según su actividad las podemos clasificar en:

• Extractivas: pertenecen al sector primario y su actividad principal consiste en extraer las materias primas.
• Industriales: se incluyen en el sector secundario y su actividad es la fabricación de bienes físicos. Transforman las materias primas en productos elaborados y aptos para el uso o consumo.
• Servicios: son empresas del sector terciario, cuya actividad consiste en poner al alcance de otras empresas o del consumidor los bienes y servicios que proceden de los sectores primarios y secundarios.

Funciones de la empresa

Función técnica

Actividades necesarias para la fabricación de los productos:

• Aprovisionar a la empresa de las materias primas y los medios utilizados en el proceso de fabricación.
• Investigar y desarrollar los métodos más rentables.

Función comercial

Actividades relacionadas con la venta de los productos que fabrica o comercializa, tales como estudios de mercado, publicidad, promociones, etc.

Función financiera

Actividades relacionadas con los flujos de capital:

• Conseguir los recursos económicos necesarios.
• Gestionar los cobros y los pagos.
• Analizar la rentabilidad de las inversiones.

Función de Recursos Humanos

Está relacionada con los aspectos sociales y laborales del personal.

• Selección, contratación y formación del personal.
• Gestión de nóminas y seguros sociales.

Función administrativa

Gestiona la administración y el control de las operaciones realizadas en las distintas secciones de la empresa mediante el registro contable y administrativo de pagos y cobros, compras y ventas, correspondencia recibida y emitida.

Organización de la empresa

La organización y estructura de la empresa se representa a través del organigrama, en el que se reflejan los distintos departamentos, secciones o áreas de trabajo, y la conexión, dependencia o relación que existen entre ellos.

El departamento de compras

Es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa.

Los productos y servicios necesarios dependen de:

• El tamaño de la unidad económica industrial.
• La actividad principal comercial.
• Los servicios.

Empresa industrial:

• Materias primas y auxiliares.
• Repuestos.
• Suministros.
• Seguros.
• Servicios de asistencia técnica y mantenimiento que se incorporan al proceso productivo.

Empresa comercial: compra mercaderías o artículos para la reventa.

Empresa de servicios: adquiere los bienes que utiliza para llevar a cabo sus actividades (vehículos en una empresa de transportes) o contrata los servicios que no puede realizar.

La planificación de las compras y la programación del aprovisionamiento deben realizarse en coordinación con otras áreas de la empresa.

Se tienen en cuenta, como mínimo:

• Los presupuestos elaborados en el departamento financiero.
• Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.
• Los cálculos realizados por el personal de gestión de stocks y de almacén.
• Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

El personal de compras

Jefe de compras: es el encargado de la organización, coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su cargo, cuyas funciones son:

• Fijar los objetivos a conseguir en cada período y confeccionar el presupuesto con la información obtenida del departamento financiero y las necesidades de producción y otras secciones de la empresa.
• Organizar las actividades de su departamento para que se realicen de forma eficaz y eficiente, y controlar el grado de consecución de los objetivos establecidos, aplicando las acciones correctoras adecuadas.
• Recibir los boletines de solicitud de material; buscar las fuentes de suministros que mejor se adapten a las necesidades de la empresa, evaluar las ofertas y elegir los proveedores y suministradores más adecuados.
• Comunicar las compras realizadas y transferir al departamento de administración la documentación (pedidos, albaranes, facturas, etc.) para su tramitación y archivo.
• Informar sobre los cambios que puedan afectar a la calidad, los precios o la continuidad del servicio, y controlar que los proveedores cumplan con las fechas de entrega.

Compradores: son los responsables de contratar los materiales y servicios necesarios para la empresa, y dependen del jefe de compras. Su función consiste en conseguir una buena operación, siendo eficaces a la hora de negociar con los proveedores y defender los intereses de la empresa.

Aprovisionamiento y compras

La gestión de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios cuando tiene que realizar las actividades de fabricación o comercialización de sus productos. Comprende:

• La planificación y gestión de las compras.
• El almacenaje de los productos necesarios.
• La aplicación de técnicas que permitan mantener las existencias mínimas de cada material, procurando que todo ello se realice en las mejores condiciones y al menor coste.

Las principales funciones de la gestión de aprovisionamiento son:

• Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los productos.
• Gestionar el almacenaje de los productos, aplicando las técnicas que permitan mantener los stocks mínimos de cada material.
• Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos, utilizando las técnicas de manipulación y conservación más adecuadas.

La gestión de compras cumple las funciones de recibir las solicitudes de los materiales necesarios, buscar los proveedores y realizar las gestiones necesarias para que los productos adquiridos lleguen a los inventarios de la empresa.

Principales funciones del departamento de compras son:

• Analizar las necesidades del mercado, anticipándose a los cambios de precios, modas, nuevos productos o las técnicas utilizadas en las empresas de la competencia.
• Estudiar los envíos de los proveedores, a100do un seguimiento de los pedidos y de los métodos de almacenamiento utilizados en la empresa.
• Mantener con los proveedores relaciones eficientes que permitan obtener rápidamente el producto solicitado, aprovechar las facilidades concedidas en el pago o en el sistema de transporte empleado.
• Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas y otros suministros.
• Minimizar la inversión en inventarios; partiendo de una buena gestión de stocks se pueden reducir al máximo los costes de almacenamiento por pérdidas o daños en el producto, por obsolescencia o baja de artículos caducados, etc.
• Establecer un sistema de información eficiente; se debe proporcionar a las secciones implicadas el estado del inventario y pasar a contabilidad informes sobre el valor monetario de las existencias.
• Cooperar con el departamento de compras, para que se puedan lograr adquisiciones económicas manteniendo un transporte eficiente que incluya las actividades de despacho y recibo de mercancías.

Objetivos de la compra

• Buscar proveedores competitivos. Consiste en localizar fuentes de suministro que nos faciliten materiales de mejor calidad y nos aseguren plazo de entrega.
• Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio.
• Conseguir suministros a tiempo (just-in-time), es decir, que los proveedores sirvan los pedidos en función de la demanda.
• Mantener los inventarios al mínimo.
• Conseguir materiales estándar para reducir los costes de adquisición.
• Cooperar con otras áreas de la empresa.

Productos y materiales

• Mercaderías (300): son artículos, géneros, mercancías o productos adquiridos por la empresa que los tiene almacenados hasta el día de la venta y entrega al cliente.
• Materias primas (310): son los materiales que utiliza la empresa para fabricar otros productos.
• Otros aprovisionamientos:
  • Combustibles (321): son materiales de consumo que no se incluyen en el producto transformado, pero tienen la misión de facilitar el proceso y, por ello, deben almacenarse.
  • Repuestos (322): son piezas de recambio para instalar en equipos o máquinas; no se incluyen en el producto transformado, pero tienen la misión de facilitar el proceso.
  • Materiales diversos (325): son otros materiales de consumo que no pertenecen a los conceptos anteriores y, al igual que los anteriores, no se incorporan al producto fabricado.
  • Embalajes (326): son cubiertas o envolturas, como cajas de cartón, revestimientos de plástico, cajas de madera, etc. Los embalajes a veces se utilizan para empaquetar varias unidades de un mismo artículo y en otras ocasiones solo son necesarios para proteger el producto durante el almacenaje y el transporte.
  • Envases (327): son recipientes o vasijas destinados a contener, proteger o resguardar el producto.
  • Materiales de oficina (328): son los que se utilizan en las gestiones administrativas derivadas de la comercialización, como las etiquetas, los impresos y los documentos (pedidos, albaranes, facturas).
• Productos en curso (330): son aquellos que se encuentran en proceso de fabricación o transformación al cierre del ejercicio o cuando se realiza un inventario a final de mes o semana.
• Productos semiterminados (340): son aquellos que han pasado por todo el proceso de fabricación, pero que no están preparados para la venta por tener que incorporarles algún elemento que la empresa compra a otro fabricante.
• Productos terminados (350): son los que han concluido el proceso de fabricación e incluso llevan incorporados los materiales de acondicionamiento. Estos productos permanecen almacenados en la fábrica hasta que se transportan a los centros de distribución, intermediarios, puntos de venta, etc.
• Subproductos (360): son artículos de carácter secundario o accesorio al producto principal. Se fabrican con restos de materia prima recuperable.
• Residuos (365): se obtienen al mismo tiempo que los productos o subproductos. Cuando los restos de materia prima no tienen aplicación en la propia empresa, pero tienen valor, se venden como restos o residuos a otras empresas.
• Materiales recuperados (368): son los que, por tener valor y utilidad para la empresa, reingresan nuevamente al almacén después de haber sido utilizados en el proceso productivo, como el caso de los envases de vidrio.

EL PROCESO DE COMPRAS

Fases del proceso de compras

El proceso de compras consta de las siguientes fases:

1. Planificación de las compras: consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades.
2. Análisis de las necesidades: el departamento de compras o aprovisionamiento recibe de los distintos usuarios internos (fabricación, almacén, ventas, etc.) los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
3. Solicitud de ofertas y presupuesto: cuando se trata de una compra de alto coste o se adquiere por primera vez un producto, la solicitud de oferta y presupuesto es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.
4. Evaluación de las ofertas recibidas: una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
5. Selección de proveedor: los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías de la empresa que suministrará el producto.
6. Negociación de las condiciones: se negocian aspectos como la cantidad mínima y máxima de venta establecida por el proveedor, la forma de pago, el embalaje, la fecha de entrega, el servicio, las reposiciones, etc.
7. Solicitud del pedido: cuando han llegado a un acuerdo, deben formalizar el contrato de compraventa o un pedido en firme.
8. Seguimiento del pedido y de los acuerdos: el seguimiento se realiza para verificar que se ha recibido todo el material solicitado, que corresponde a las características detalladas en el pedido y que se ha suministrado a tiempo.

Tipos de compras

• Compras especiales: tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso, es decir, no materiales para transformar ni artículos para la venta.
• Compras anticipadas: se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. El comprador se anticipa a la necesidad cuando conoce qué y cuánto necesitará comprar en el futuro.
• Compras estacionales: se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos.
• Compras rutinarias: se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las necesidades del día a día con una inversión de bajo riesgo.
• Compras de oportunidad: se realizan cuando se encuentra la ocasión de comprar a precios de ganga; la inversión supone un riesgo que, si el resultado es positivo, dará un beneficio extra.
• Compras de urgencia: no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes.

Planificación de las compras

Los proveedores se pueden encontrar en:

• Guías telefónicas y páginas web.
• Organismos oficiales.
• Asociaciones empresariales y profesionales.
• Prensa y revistas especializadas.
• Ferias y exposiciones del sector.
• Bases de datos cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación antes de iniciar los trámites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o información de los materiales requeridos. El proceso suele ser el siguiente:

• Dar preferencia a las solicitudes de materiales cuyas existencias se encuentran bajo mínimos.
• Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera vez.
• Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos al mismo proveedor.
• Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido. Este paso es necesario cuando se trata de un bien para el uso de un departamento o sección.

El siguiente paso será decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.

Solicitud de ofertas y presupuestos

La fase de petición de ofertas y presupuestos, dentro del proceso de compras, es una práctica que realizan las empresas en los siguientes casos:

• Cuando inicia por primera vez la actividad.
• Cuando tiene que comprar un producto nuevo.
• Cuando no está conforme con los proveedores habituales.
• Para ampliar la cartera de proveedores.
• Para responder a la publicidad recibida.

¿Qué información debemos solicitar?

Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores, debemos contactarlos por carta o personalmente para solicitarles la información que necesitamos conocer. La información gira en torno a tres aspectos: condiciones económicas, condiciones técnicas y servicios postventa.

Condiciones económicas

• Precio por unidad y por lote.
• Descuento comercial.
• Rappels y su aplicación.
• Gastos de envases y embalajes.
• Gastos de transporte y seguro.
• Forma de pago.
• Recargo por aplazamiento del pago.

Condiciones técnicas

• Características técnicas.
• Calidad.
• Embalajes especiales.
• Instalación y montaje.
• Tiempo de garantía.
• Formación de los usuarios.
• Repuestos y mantenimiento postventa.

Servicios postventa

• Plazo de entrega.
• Devolución de excedentes.
• Revisión de precios.
• Otros servicios.