Proceso de Compra en la Empresa: De la Requisición a la Factura

El Proceso de Adquisición en la Empresa

El proceso de adquisición comprende la compra de productos o servicios, así como los suministros y equipos necesarios para el desarrollo de la actividad empresarial.

Inicio de la Operación de Compra

La operación de compra se inicia con la emisión de una requisición, un documento interno que señala la necesidad de adquirir mercancías. Este documento se envía al departamento de compras desde la sección que identifica la necesidad.

Búsqueda y Selección de Proveedores

El departamento comercial se encarga de estudiar el mercado y realizar la solicitud de ofertas a proveedores. Esto puede hacerse por diversos medios, siendo el más común la solicitud directa a través de cartas. Para productos de alta rotación, es habitual contar con proveedores habituales. En otros casos, se buscarán nuevos proveedores, realizando un estudio comparativo basado en precio, calidad, servicio y experiencias previas. Se utilizará una hoja de control para registrar el número de solicitud, la descripción de los productos y la relación de proveedores, la cual se completará al finalizar el ciclo de compra.

Emisión de la Nota de Pedido

Una vez seleccionado el proveedor, el departamento de compras emite la nota de pedido.

El Pedido

El pedido es una orden de compra en firme que obliga al proveedor a entregar los productos en la cantidad, precio y fecha acordados. El pedido puede enviarse al proveedor de diversas formas:

1. Mediante carta de pedido: Se envía el original, sellado y firmado, al proveedor, conservando una copia el departamento de compras. La redacción debe ser clara. El proveedor responderá con una carta de confirmación de pedido, indicando su conformidad con las condiciones, la fecha de envío y aclarando cualquier duda.
2. Mediante un impreso elaborado por el comprador, denominado Pedido o Nota de pedido. Este impreso detalla los artículos solicitados y las condiciones de la operación, salvo que ya existan acuerdos previos en un contrato de compraventa o suministro. El original se envía al vendedor y una copia se conserva para cotejar con la mercancía recibida.
3. Mediante un impreso del vendedor, cumplimentado por sus agentes comerciales, llamado Propuesta de pedido. En este caso, el vendedor se reserva la facultad de aceptar o no el pedido, dependiendo de la disponibilidad de los productos. El departamento de compras solicitará la confirmación del pedido por escrito.
4. Fax.
5. Correo electrónico.
6. Teléfono.

Se recomienda que el pedido se realice siempre por escrito para garantizar la veracidad y las circunstancias de la compraventa. Excepcionalmente, se puede aceptar un pedido telefónico, siempre que se formalice por escrito posteriormente y sea firmado por el cliente o su representante.

Tipos de Pedido

Pedido Condicional y Pedido en Firme

Cuando comprador y vendedor acuerdan las condiciones de la operación, el documento se denomina Pedido o Nota de Pedido. Una vez confirmado, se convierte en Pedido en firme.

El Pedido condicional surge cuando el comprador establece condiciones al vendedor, y la materialización del pedido depende de que ambas partes lleguen a un acuerdo (descuento, plazo de entrega, etc.). En estos casos, la validez del pedido depende de la aceptación de las condiciones por parte del vendedor. El documento utilizado es la Propuesta de Pedido.

El modelo de pedido no es un documento formal, por lo que puede adaptarse a las necesidades del expedidor.

Carta de Confirmación de Pedido

Es la carta mediante la cual el proveedor notifica al comprador su conformidad con las condiciones del pedido, la fecha de envío y aclara cualquier duda.

El Albarán

El albarán o Nota de Entrega:

• Es el documento que emite el vendedor al momento de la salida de los géneros de su almacén y que acompaña a la mercancía.
• Es la prueba legal de que la mercancía ha sido entregada al comprador.
• Sirve al comprador para verificar la coincidencia entre los géneros solicitados y los recibidos.
• Acredita la realización del transporte.
• Es un elemento de prueba esencial para acreditar la entrega o puesta a disposición del material vendido o del servicio prestado.

Documentos para Emitir un Albarán

1. Nota de pedido: proporciona la información sobre los productos y cantidades solicitadas.
2. Ficha de existencias: indica las existencias en almacén de los productos.
3. Ficha del cliente: identifica al cliente y las condiciones acordadas.

Tipos de Albaranes

1. Sin valorar: Solo indica la mercancía. Se utiliza cuando cada albarán corresponde a una factura.
2. Valorado: Incluye los precios unitarios y el total de la operación. Se utiliza cuando varios albaranes, emitidos en un periodo no superior a un mes, se incluyen en una factura recapitulativa. Detalla el importe total de los productos y el IVA aplicado.

Copias de los Albaranes

Del albarán se emite un original y varias copias (generalmente tres). Una copia se envía al departamento comercial para la emisión de la factura, otra queda en el almacén y el original y una copia se envían al cliente, quien devuelve la copia firmada al proveedor.

Carta de Porte

La Carta de Porte es el documento que refleja el contrato de transporte.

Personas que Intervienen

• Remitente, cargador o expedidor: contrata el transporte, entrega la mercancía y paga (si es a portes pagados).
• Transportista o porteador: realiza el transporte y custodia la mercancía.
• Destinatario o consignatario: recibe la mercancía y paga (si es a portes debidos, en las 24 horas siguientes a la entrega).

Pago del Transporte

• Portes pagados: paga el remitente.
• Portes debidos: paga el destinatario.
• Reembolso: el destinatario paga al recibir la mercancía y el porte.

Procedimiento de Recepción de Mercancía

Cuando la mercancía llega al almacén del comprador, se realizan las siguientes actividades:

• Organizar la descarga.
• Comprobar que la mercancía coincide con el pedido.
• Verificar que la mercancía coincide con el albarán.
• Comprobar que la mercancía ha llegado en perfectas condiciones.
• Verificar la fecha de recepción.

La comprobación puede ser conforme o no. Si es correcta, se acepta la mercancía y se firma el albarán. Si hay problemas (vicios ocultos, daños, discrepancias en calidad o cantidad, incumplimiento del plazo), el comprador puede rechazar la mercancía. Si se acepta a pesar de los problemas, se deja constancia en el albarán y se notifica al departamento de compras para las reclamaciones. Existe una recepción cualitativa (por técnicos) y cuantitativa (por encargados de almacén).

La Factura

Concepto de Factura

. Documentos que se deben tener en cuenta a la hora de hacerla.

Es el documento que justifica legalmente la operación de compraventa. Es un documento que se deriva de una operación comercial acreditándola legalmente. Para la realización de la factura se tendrán en cuenta los datos indicados en la Nota de Pedido y en el Albarán.

Qué deberán hacer los empresarios y profesionales con respecto a la factura.

Emitir factura, llevar libros registro y hacer liquidaciones del IVA.

Excepciones a la obligación de facturar.

No existe la obligación de facturar:

• Las operaciones realizadas por sujetos pasivos del IVA a los que  sea de aplicación el Régimen de Recargo de Equivalencia.
• Las operaciones interiores exentas del IVA, salvo los servicios médicos y sanitarios.
• Las operaciones que autorice la Agencia Tributaria.
• Las realizadas por sujetos pasivos que tributen en el régimen simplificado del IVA.

En qué operaciones se debe expedir factura en todo caso.

Siempre, los empresarios y profesionales están obligados a expedir una factura en los supuestos siguientes:

• Cuando el destinatario sea empresario o profesional que actúe como tal.
• Cuando el destinatario así lo exija.
• En las exportaciones de bienes exentos de IVA.
• En las entregas Intracomunitarias de bienes exentas de IVA.

Cuando se debe emitir la factura.

Siempre que se realice una actividad comercial o servicio profesional, el empresario o profesional está obligado a emitir factura.

Copias y duplicados de facturas.

Sólo se puede emitir una factura, aunque se pueden expedir copias y duplicados de las facturas cuando en una misma operación concurran varios destinatarios o por perdida del original, en cuyo caso deberá aparecer en el documento la expresión “duplicado” y la razón de su expedición. En todas las copias de las facturas se hará constar su carácter de “copia”.

Sustitución de facturas por tickets o vales numerados.

En operaciones cuyo importe no exceda de 3.005`06 €  las facturas podrán ser sustituidas por tiques en los siguientes casos:

• Ventas al por menor.
• Servicio de hostelería y restauración.
• Salas de bailes y discotecas.
• Servicios de peluquería e institutos de belleza.
• Servicios de videoclub.
• Transportes de personas y sus equipajes.
• Utilización de autopistas de peaje.
• Ventas y servicios en ambulancia y a domicilio del consumidor.
• Revelado de fotografía y estudios fotográficos.
• Aparcamientos y estacionamientos de vehículos.
• Tintorerías y lavanderías.
• Las que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria.

Qué datos deberán contener los tickets.

• Número y, en su caso, serie. La numeración será correlativa.
• Número de identificación fiscal del expedidor, nombre y domicilio o razón social.
• Tipo impositivo aplicado o la expresión "IVA  incluido".
• Contraprestación total.

Conservación de las facturas.

Cuando los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura, éstos tendrán que guardar la copia de la misma, pudiendo sustituir éstas por películas microfilmadas o soportes magnéticos que contengan todos los datos.

• La copia de cada factura emitida, y de los tiques deberá ser conservada durante seis años.
• Las  facturas recibidas se conservarán numeradas correlativamente por orden de llegada, también durante seis años.
• Las facturas de la adquisición de bienes de inversión diez años.
• Si es un inmueble el periodo de conservación será de quince años.
• Deberán guardar los recibos justificativos del régimen especial agrario y también los documentos acreditativos del pago del impuesto en la importación.

Las obligaciones se podrán cumplir materialmente por un tercero, que actuará en nombre y por cuenta del empresario o profesional, que será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones legales.

Rectificación de facturas.

La factura y documentos sustitutivos pueden rectificarse en los siguientes casos:

• Cuando no se cumpla alguno de los requisitos que establece el reglamento del impuesto en cuanto al contenido.
• Cuando se produzcan circunstancias que den lugar a la modificación de la base imponible.
• Por incorrecta fijación de las cuotas repercutidas.

La rectificación deberá efectuarse inmediatamente después de advertirse la circunstancia que la motiva, siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años desde el devengo del IVA.

Se efectúa mediante la emisión de una nueva factura o documento sustitutivo en el que se haga constar los datos identificativos de la factura o documento sustitutivo que se está rectificando, la modificación efectuada, la causa que motiva la rectificación y la condición de documento rectificativo.

Las facturas rectificativas deberán cumplir los requisitos establecidos como obligatorios de carácter general. Se establecen series especiales de numeración para las facturas de rectificación.

No será necesario expedir factura rectificativa en los siguientes casos:

• Si la modificación de la BI es consecuencia de la devolución de mercancías o de envases y embalajes y estos se incluyeron en la factura de entrega.

Se podrá practicar la rectificación en la factura que se expida por una operación posterior que tenga el mismo destinatario restando el importe de envases y embalajes devueltos del importe de dicha operación posterior.

• Si la modificación tiene su origen en la concesión de descuentos por volumen de operaciones (Rappels), no se precisa que se especifiquen las facturas rectificadas sino que basta con la determinación del período al que se refieran.

Nota de cargo.

La nota de cargo se realizará cuando se deba imputar al comprador algún concepto no incluido en la factura. Deberá cumplir los mismos requisitos que la factura.

Los gastos incluidos en la Nota de cargo estarán gravados con el tipo impositivo que les corresponda por la naturaleza de los mismos. Por ejemplo, los seguros estarán exentos de IVA y a los portes se les aplicará el 18%.

Nota de abono.

La nota de abono se realizará cuando haya que abonar al comprador por algún concepto, por ejemplo, que se produzca una devolución de mercancías; Por descuentos efectuados fuera de la factura; Por devolución de envases y embalajes reutilizables; Por cualquier otro concepto que implique, incumplimientos de condiciones acordadas, defectos de calidad.

Factura de repaso.

Pueden incluirse en una sola factura las operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que se hayan realizado dentro del mismo mes natural.

Los libros registro de IVA y su rectificación.

Los empresarios y profesionales que realizan operaciones sujetas al IVA deberán llevar los siguientes libros registro:

• el libro registro de facturas expedidas.
• el libro registro de facturas recibidas.
• el libro registro de bienes de inversión.
• el libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

Los asientos y anotaciones se pueden realizar sobre hojas separadas que después serán numeradas y encuadernadas correlativamente para formar los libros. Han de llevarse con claridad y exactitud; por orden de fechas; sin espacios en blanco, raspaduras ni tachaduras; los valores deberán expresarse en euros.

Los plazos para realizar las anotaciones son los siguientes:

• las facturas expedidas, antes de que finalice el plazo legal para realizar la liquidación y pago del IVA.
• Las facturas recibidas dentro del periodo de liquidación en que se realice su deducción.

Las rectificaciones se realizan al finalizar cada periodo de liquidación, en un asiento o asientos debidamente diferenciado del resto de las anotaciones. En el asiento de rectificación se debe indicar: las facturas que se rectifican o anulan; las cantidades por las que estaban contabilizadas; las nuevas cantidades a contabilizar; los totales y los saldos.

Declaración anual de operaciones con terceras personas.

Todas las personas físicas y jurídicas, públicas y privadas que realicen actividades empresariales o profesionales deben presentar una declaración anual de las operaciones que, en su conjunto y respecto a otras personas, hayan superado 3.005, 06 € durante el año natural al que corresponda la declaración.

Se computarán de forma separada las entregas de bienes y servicios y las adquisiciones de las mismas. Las cantidades deben incluir el IVA y el recargo de equivalencia, también se declaran las operaciones exentas limitadas. Esta declaración se presentará durante el mes de marzo en relación con las operaciones realizadas durante el año anterior, cumplimentado el modelo 347 (Consta de una hoja resumen y de tantas hojas como sean necesarias para incluir a los declarados).

Quedan excluidas del deber de declaración las siguientes operaciones:

• Aquellas por las que no se hubo de expedir y entregar factura o documento equivalente.
• Las importaciones y exportaciones de mercancías.
• Las entregas o adquisiciones intracomunitarias de bienes.
• Las entregas y adquisiciones de bienes que supongan envíos entre el territorio peninsular español o las islas Baleares y las islas Canarias, Ceuta y Melilla.
• Las rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta del IRPF o del impuesto sobre sociedades.

Factura Pro-Forma.

Se utilizan en el comercio internacional, aunque puede realizarse cuando el cliente la pida para conocer el importe exacto de una operación. Cuando una empresa solicita permiso de importación, las autoridades exigen la presentación de una factura de las mercancías que se van a importar.

Su formato puede ser como el de cualquier factura, pero se hará constar en ella que se trata de un documento pro-forma, que no obliga a las partes porque se emitió por exigencia administrativa para poder realizar la importación pretendida.

CONCEPTO DE PRESUPUESTO

Es un documento previo al contrato, creado por el oferente del servicio para hacer constar todas las condiciones especificas relativas a la operación.