Proceso Administrativo: Etapas, Principios y Estructura Organizacional

Etapas del Proceso Administrativo

El proceso administrativo se compone de las siguientes etapas interrelacionadas:

• Planificación
• Organización
• Integración
• Dirección
• Control

Planificación

La planificación es el primer paso del proceso administrativo. En esta etapa se definen los planes y programas, tomando en cuenta experiencias pasadas para proyectar el futuro de la organización.

Importancia de la Planificación

• a) Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos para la racionalización de recursos.
• b) Elimina la improvisación y prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias de manera exitosa.
• c) Permite tener una visión de futuro y del porvenir, con el objetivo de lograr y mejorar las cosas.
• d) Establece un sistema racional para la toma de decisiones.

Principios de la Planificación

• a) Contribución a los Objetivos: Todos los planes de apoyo deben favorecer el logro de los objetivos de la empresa.
• b) Supremacía de la Planificación: La planificación precede a todas las demás funciones administrativas.
• c) Eficiencia de los Planes: La eficiencia de un plan se mide por su aporte al propósito y a los objetivos, en contraste con los costos necesarios para formularlo y operarlo, y por las consecuencias no deseadas.
• d) Factor Limitante: Al seleccionar entre alternativas, cuanto mayor sea la precisión con que las personas puedan reconocer y eliminar aquellos factores limitantes o críticos para el logro de la meta deseada, con más facilidad y exactitud podrán seleccionar la alternativa correcta.
• e) Compromiso: La planificación lógica abarca un periodo futuro indispensable para informar lo mejor posible, a través de una serie de acciones, el cumplimiento de compromisos en una decisión tomada.
• f) Flexibilidad: Disminuye el peligro de pérdidas debidas a acontecimientos inesperados, pero se debe ponderar el costo de la flexibilidad contra sus ventajas.
• g) Cambio de Rumbo: Cuanto más comprometan las decisiones de planificación a las personas a seguir una ruta futura, más importante será verificar periódicamente los acontecimientos y las expectativas, y rediseñar los planes para mantener el curso hacia una meta deseada.

Etapas de la Planificación

• Misión
• Objetivos
• Estrategias
• Políticas
• Programas
• Presupuestos

Estructura Organizacional

La estructura organizacional es fundamental para el correcto funcionamiento de una empresa. Se deben considerar los siguientes aspectos:

• En primer lugar, la estructura tiene que reflejar los objetivos y planes, porque de ellos se derivan las actividades.
• En segundo lugar, debe reflejar la autoridad de que dispone la administración de una empresa.
• En tercer lugar, la estructura de una organización, al igual que cualquier plan, debe reflejar su ambiente.
• En cuarto lugar, las personas que conforman la organización, las actividades y las relaciones de autoridad de una estructura organizacional deben considerar las limitaciones y las costumbres de las personas.

Dirección

La dirección es la habilidad de dar curso a una organización y empresa.

Motivación y Motivadores

• a) Motivación: Los empleadores hacen aquellas cosas que confían satisfarán estos impulsos y deseos e inducirán a los subordinados a actuar en la forma deseada.
• b) Motivadores: Los motivadores son las recompensas o incentivos identificados que agudizan el impulso de satisfacer las peticiones del empleador (por ejemplo, dinero y participación).

Comunicación

Tipos de Comunicación en la Empresa

• a) En la Empresa: En una organización eficiente, la comunicación fluye en forma descendente, ascendente y cruzada.
• b) Descendente: Viaja desde personas ubicadas en niveles altos hacia otras que ocupan niveles inferiores en la jerarquía organizacional.
• c) Ascendente: Viaja desde los subordinados hacia los superiores y continúa ascendiendo por la jerarquía organizacional.
• d) Cruzada: Incluye el flujo horizontal de información entre personas de niveles organizacionales iguales o similares y el flujo diagonal, entre personas de niveles diferentes que no tienen una relación de dependencia directa entre sí.
• e) Escrita, Oral y No Verbal: Con frecuencia se usan en conjunto para que las cualidades favorables de cada uno puedan suplir las deficiencias de los otros. Además, se utilizan ayudas visuales.
• f) Escrita, Oral.

Control

El control es la medición y corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa.

Proceso Básico de Control

• a) Establecimiento de Estándares: Son simples criterios de desempeño fijados para su cumplimiento y el buen desempeño de la organización.
• b) Medición de Desempeño: Consiste en evaluar el rendimiento real frente a los estándares establecidos.
• c) Corrección de las Desviaciones: Es el punto en el que el control se puede ver como una parte del sistema completo de administración y se puede relacionar con las demás funciones administrativas.

Técnicas de Control

• a) Presupuestos: Los presupuestos son declaraciones de resultados anticipados, ya sea en términos financieros o no. Se clasifican en:

1. Presupuestos de ingresos y gastos.
2. Presupuestos de tiempo, espacio, materiales y productos.
3. Presupuestos de gastos de capital.
4. Presupuestos de efectivo.

• b) Información Estadística: Información que se promedia a través del tiempo, tomando datos específicos de cualquier ámbito.
• c) Informes y Análisis Especiales: Los informes y análisis especiales ayudan en áreas problemáticas específicas.
• d) Observación Personal: Estudio de informes, gráficos, estadísticas, etc.