Proceso de Administración: Conceptos, Fases y Funciones

Proceso de Administración: Conceptos y Fases

Se denomina proceso de administración al conjunto de funciones y actividades que realiza la administración de la empresa, orientados al logro de los fines y objetivos de la misma.

Este proceso se compone de dos fases:

Fase Mecánica

• Planificación: Fines, objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuesto
• Organización: División del trabajo, jerarquización y departamentalización

Fase Dinámica

• Gestión: Toma de decisiones, comunicación, liderazgo, facilitación del trabajo, supervisión
• Control: Establecimiento de estándares, medición, corrección

Función de Planificación

La planificación consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa.

Según su alcance y amplitud:

• Fin o propósito: Fines fundamentales perseguidos por la empresa. Son el punto de partida de la planificación.
• Objetivos: Aquellos que quiere conseguir la empresa durante un periodo concreto, las metas escogidas una vez analizado el entorno. No pueden perder de vista el fin de la empresa.
• Estrategias: Acciones que se llevan a cabo para conseguir los fines y objetivos marcados. Son los medios para conseguirlos.
• Políticas: Principios básicos que sirven de guía para tomar decisiones específicas y marcan unos ciertos límites de actuación. Nos referimos al hecho diferencial de la empresa.
• Procedimientos: Pasos que hay que seguir para ejecutar una acción.
• Reglas: Indican lo que se puede hacer y lo que no, y son muy estrictas.
• Presupuesto: Planes cuantificados. Son las expresiones numéricas del plan escrito. Prevén las necesidades de dinero para afrontar los planes marcados.

Según su ámbito temporal:

• Planes a LP: Aquellos que se contemplan en un periodo superior a 5 años.
• Planes a MP: Aquellos que se han de conseguir en un periodo superior a un año e inferior a 5.
• Planes a CP: Aquellos que tienen como límite el ejercicio económico, normalmente un año.

Según su funcionalidad:

• Área comercial: Aquellos que hacen referencia a todo lo relacionado con las ventas, antes y después de producir.
• Área de producción: Aquellos que se refieren al sistema productivo.
• Área de inversión: Aquellos que hacen referencia a los fondos necesarios para el funcionamiento de la empresa.
• Área de recursos humanos: Todos los que hacen referencia al factor humano de la empresa.

Función de Organización

Se define organización como la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Además, la organización tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa.

A. La organización del trabajo

Cuando hablamos de la organización del trabajo nos referimos a un conjunto de normas que tienen como finalidad coordinar todos los medios a disposición de la empresa para que, con los mínimos costes y el mínimo esfuerzo, se obtengan los objetivos previamente marcados.

B. División del trabajo

Es un concepto fundamental que se desprende de las teorías sobre la organización del trabajo. Hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas con el objetivo de mejorar la eficiencia.

C. La organización formal

Se define como la estructura intencional definida e intencionada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura a la cual se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados.

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de forma sintética y simplificada, y dan a conocer las características principales de dicha estructura.

D. La organización informal

Se puede definir como el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.

Función de Gestión

Gestionar consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados.

A. Funciones del directivo

El liderazgo es la capacidad o habilidad que tiene una persona para influir, inducir, animar o motivar a otros a llevar a cabo determinados objetivos, con entusiasmo y por voluntad propia.

B. Toma de decisiones

Una de las características principales de la dirección de la empresa es la toma de decisiones. Según Forrester, es el proceso de convertir la información en acción, siendo la decisión el conjunto de acciones adoptadas en un momento concreto.