Principios Fundamentales de Sistemas, Planificación y Gestión de la Información en la Empresa

Conceptos Fundamentales de Sistemas

Un sistema puede definirse como un conjunto de elementos dinámicamente relacionados entre sí que realizan una actividad para alcanzar un objetivo, operando sobre entradas (datos, energía o materia) procesadas.

Características de los Sistemas

1. Estabilidad: Es la cualidad por la cual el sistema permanece en funcionamiento eficaz frente a las acciones de los factores externos al mismo.
2. Adaptabilidad: Es la cualidad que debe poseer el sistema, mediante la cual es capaz de evolucionar dinámicamente con arreglo a su entorno, de manera que atraviese diferentes estados con los que conserve su eficacia y su orientación a los objetivos que constituyen su finalidad.
3. Eficiencia: Señalamos la eficiencia como la cualidad por la cual el sistema atiende su objetivo con economía de medios, poniendo en juego procesos que le permiten ser adaptable y equilibrado.
4. Sinergia: La sinergia es la cualidad por la cual la capacidad de actuación del sistema es superior a la de sus componentes sumados individualmente.

Sistemas de Información

Se definen como sistemas formales para recopilar, integrar, comparar, analizar y difundir información interna y externa de la empresa en forma oportuna, eficaz y eficiente, apoyando la toma de decisiones, el control, el análisis y la visión en una organización.

Componentes del Sistema de Información

1. Conjunto informativo
2. Conjunto de planes
3. Conjunto de informaciones
4. Conjunto de resultados procedentes
5. Conjunto de información derivada
6. Conjunto de información procedente
7. Conjunto de información que suministra la aplicación del ordenador

La Planificación como Sistema Empresarial

Planificar es crear las condiciones para el desenvolvimiento coordinado de la empresa, aprovechando los aspectos positivos de su medio ambiente y paliando los efectos negativos. El impulso más poderoso de integración es el que aparece en la empresa cuando se realiza en ella la planificación. La planificación es una función clave para los dirigentes.

Definición de Planificación

Es el proceso de preparar un conjunto de decisiones para el futuro, dirigido al logro de objetivos por medios preferibles.

Tipos de Planes

1. Planes Estratégicos: Establecen los lineamientos generales de la planificación, sirviendo de base a los demás (tácticos y operativos).
2. Planes Tácticos o Funcionales: Determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos.
3. Planes Operativos: Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica.

Funciones de una Empresa

1. Conseguir los fines y objetivos perseguidos.
2. Adaptarse al mundo, al medio y a la situación dentro de la que ha de desenvolverse.
3. Conservar su equilibrio interno.
4. Mantener su cohesión interna.

Sistema de Información Documental

Es el proceso de técnicas que nos permiten efectuar un control efectivo de la documentación de una entidad desde que se genera hasta su archivamiento, así como la documentación que ingresa, circula y egresa de la misma.

Importancia de la Información Documental

Es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo organizacional.

Funciones Generales de la Administración Documental

1. Organizar, supervisar y ejecutar los procesos técnicos de recepción, registro, clasificación y distribución.
2. Controlar mediante registros el flujo interno y externo de los documentos.
3. Proporcionar a las autoridades y al público en general información oportuna y veraz sobre el estado de trámite de los documentos.

Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPAC)

Es un documento unificado que contiene toda la información relativa a la tramitación de los procedimientos administrativos.

Finalidad

Ha sido creado con la finalidad de unificar y simplificar drásticamente los procedimientos administrativos que siguen las distintas dependencias de la administración pública.