Presupuestos, Gastos y Análisis Financiero.
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Presupuestos, Gastos y Análisis Financiero.Presupuesto : Al hablar de un presupuesto forzosamente tenemos que hablar de costos, y finalmente la información resultante del estudio de estos dos aspectos será un análisis financiero, en el cual se ve reflejado cuanto tenemos que gastar, suprimir, implementar, ganar o perder. ( En un lapso de tiempo definido). Para determinar qué equipo es el más conveniente de adquirir habrá que definir con claridad la capacidad y los requerimientos técnicos de todos los mecanismos como son: velocidad, capacidad de almacenamiento, dispositivos auxiliares ( Mouse, impresora, monitor ), etc. Costo: Inversión que se hace para producir bienes o servicios, o para adquirir mercancías para la venta.( Erogación o adquisición de un bien ). Gasto: Son las salidas o pérdidas, resultantes del desarrollo y del uso de sistemas. (Un gasto, regularmente no estaba contemplado ). Beneficio: Son cada una de las ventajas que se obtienen de la instalación y uso del mismo. Costos Tangible: Son las salidas en efectivo, lo que significa que se conoce y se puede estimar. (Precio de un monitor, "el salario de un empleado"). Costos Intangibles: Se sabe que existen algunos costos cuyo monto aproximado no puede determinarse con exactitud. ( El perder un cliente, "el descenso de la compañía" ). Beneficios: Son más difíciles de especificar en forma exacta que los costos. El valor de los beneficios es una ventaja que se gana a través de la utilización del sistema. Beneficios Tangible: Son aquellos que son cuantificables, ( reducción de gastos, menores tasas de error, etc.). Beneficios Intangibles: Son aquellos que no se pueden cuantificar. ( Mejores condiciones de trabajo, mejor servicio a clientes, respuesta rápida a las solicitudes de los clientes ). · Beneficios Fijos: Son aquellos costos y beneficios de sistemas que son constantes y no cambian, sin importar cuanto se utilice un sistema de información. Ejemplo: Si una compañía compra equipo de cómputo, el costo no va a variar, ya sea que el equipo se utilice mucho o poco. · Beneficios Variables: Son aquellos donde incurre en proporción a la actividad o el tiempo. Costos variables: Ejemplo: los costos de suministros de computadora varían en proporción con el monto del proceso que se lleva a cabo, ya que la impresión de más páginas incrementa el costo del papel; por lo tanto, variará como resultado de la cantidad de impresión, sin embargo, se elimina si se cesa la preparación de informes. Costos y Beneficios Directos o Indirectos. Directos: Son atribuibles a un sistema de negocio, un sistema de información. En otras palabras, el utilizar el sistema produce costos y beneficios directos. Indirectos: Son aquellos costos y beneficios que no están específicamente asociados
con el sistema de información. Costo Directo: Por ejemplo de utilización de papel, suministro de cintas, etc. Costo Indirecto: La calefacción, aire acondicionado, seguros, el espacio, etc. Beneficios Directos: Son aquellos que se consiguen como producto del sistema (Reportes ). Beneficios Indirectos: Se consiguen como un subproducto de otro sistema. ( Un sistema que da seguimiento a las solicitudes de ventas que realizan los clientes, proporciona información adicional sobre la competencia ).Clasificación del costo :· Costo de equipo.· Costos de Operación.· Costos de Personal.· Costos de Suministros y gastos varios.· Costos de Instalación.Colocación de un Centro de Cómputo
Los factores a considerar en la selección del lugar en el cual se colocará el Centro de Cómputo son :· Ruido.· Espacio Requerido.· Condiciones ambientales.· Acceso al Centro de Cómputo.· Selección del Área General :· Cercanía a usuarios potenciales.· Servicios de Seguridad.· Buenas vías de comunicación.· Suministro de energía confiable.· Buenos servicios de comunicación.· Rentas e impuestos atractivos.· Selección de un sitio específico :· Localización en partes elevadas como protección contra inundaciones. · Proximidad a servicios de transporte urbano o comercial. · Facilidad de acceso a los bancos de datos. · Proximidad a Aeropuertos.· Selección de un local o edificio específico : · Espacio adecuado para el equipo y personal ( tomando en cuenta una expansión ). · Ausencia de dificultades para la preparación del sitio. · Espacio adecuado para los equipos de aire acondicionado y de suministro de energía. · Posibilidad de colocar el centro de datos lejos de áreas que contengan materiales peligrosos.· Posibilidad de colocar un área o sala de espera para los visitantes del centro de cómputo.· Posibilidad de controlar el acceso.
· Instalación de misceláneas adecuadas. Condiciones Ambientales. · Instalaciones eléctricas : Es uno de los aspectos fundamentales que deben cuidarse cuando se va a diseñar el centro de cómputo ya que si no se efectúa un buen cálculo sobre la carga que se va a utilizar, esto nos ocasionaría serios problemas al utilizar el equipo. Por esto se requiere hacer un análisis sobre todos los equipos y dispositivos que se vayan a utilizar en el centro de cómputo como si fuesen a trabajar todos al mismo tiempo, así podremos obtener la carga máxima que se pudiera llegar a utilizar. Los equipos de cómputo son unos de los más sensibles a las variaciones de corriente eléctrica por lo tanto es necesario instalar equipos de protección.· Sistemas de flujo ( Suministro ) ininterrumpible : Se recibe un suministro normal para cargar baterías y se proporciona un suministro limpio cuando el suministro de energía comercial falla. Sirven para proporcionar energía temporal. · Acondicionadores de línea : Sirven para eliminar las variaciones de voltaje y el ruido eléctrico en grados variantes pero no almacenan energía eléctrica, lo que significa que no pueden contrarrestar
interrupciones en el suministro de electricidad. · Flujo de luminosidad : En las oficinas no es igual el número de luminosidad que se requiere, que en una casa, puesto que las actividades que se realizan son diferentes, se recomienda entre 50 y 75 candelas por pie cuadrado
. Adquisición de Hardware: Es muy común que se hagan compras de equipo por
costumbre o porque se recibe alguna recomendación, esto sucede porque no se tiene el conocimiento de las preguntas que debemos hacernos para poder elegir adecuadamente un equipo. Debemos considerar los siguientes puntos para la Adquisición de Hardware:· Determinación del tamaño y requerimientos de capacidad.· Evaluación y medición de la computadora.· Compatibilidad.· Factores financieros.· Mantenimiento y soporte técnico.Notas:· Existen muchas opciones que pueden elegirse al realizar una compra sin embargo deben considerarse las siguientes características: · Tamaño interno de la memoria.· Velocidad de procesamiento.· Número de canales para Entrada/Salida de datos y comunicaciones.· Tipos y números de dispositivos de almacenamiento.· Software que se proporciona y sistemas desarrollados disponibles.· Evaluación y medición de la computadora: Es común que se efectúen comparaciones entre los diferentes sistemas de cómputo basándonos en el desarrollo y desempeño real de los datos. Los datos de referencia son generados a través del empleo de programas sintéticos (es un programa que imita la carga de trabajo esperada y determina resultados), lo cual permite comparar contra
especificaciones técnicas. Los programas sintéticos se pueden correr prácticamente en cualquier tipo de ambiente y generalmente se toma como referencia:· Velocidad de procesamiento.· Tiempo de respuesta para envío y recepción de datos desde las terminales.
· Compatibilidad: Ocasionalmente por cuestiones económicas se considera factible la compra de equipo llamado compatible. La ventaja de este equipo es un menor costo que el original, pero debe tenerse cuidado con los siguientes puntos:· Nivel de calidad.· Desempeño igual al original.· Garantías.· Acuerdos de servicio.· Factores financieros: Existen las siguientes posibilidades de adquirir equipo de cómputo:· Por alquiler ó renta: Las ventajas son el que tenemos un alto nivel de flexibilidad, no se requieren pagos altos y elevados, y a corto plazo es más económico alquilar que comprar. Como desventajas podemos decir que a la larga puede resultar más costoso que comprar el equipo y además podemos tener limitaciones en cuanto a uso.· Por compra: Tiene como ventaja que puede pagarse a crédito en pagos predeterminados en períodos fijos, no necesariamente se tienen que efectuar pagos elevados y se puede disponer del equipo a la hora que se quiera. Tiene como desventajas que es una decisión irrevocable, que se requiere capital inicial mayor que en el caso anterior y el riesgo a la bsolescencia. · Mantenimiento y soporte técnico: Los puntos de mayor interés son:· Fuente de mantenimiento: Una vez que el sistema se ha entregado e instalado, existe un período de garantía en el cual la unidad de ventas que efectuó la operación tiene la responsabilidad del mantenimiento, después
de este tiempo el comprador puede adquirir mantenimiento de varias fuentes. · Términos de mantenimiento: El contrato puede redactarse de manera tal que cubra tanto la mano de obra como las piezas que se hayan necesitado en el mantenimiento, ó mano de obra y piezas por separado.· Servicio y respuesta: El apoyo de mantenimiento es útil si se encuentra disponible cuando se requiere. Dos puntos de interés son el tiempo de respuesta y las horas en las que se puede obtener el apoyo. Requisición de Software Una vez que conozcamos los requerimientos de los sistemas que vamos a desarrollar, debemos hacer una comparación entre todos los paquetes que cumplen con las condiciones que requerimos y así elegir el más apto. Preguntas que debo hacerme en cuanto a requerimientos de Software:
· ¿¿Qué transacciones y qué tipos de datos vamos a manejar?· ¿¿Qué reportes o salidas debe producir el sistema?· ¿¿Qué archivos y bases de datos se manejan en el sistema?
· ¿Cual es el volumen de datos a almacenar?· ¿Cual es el volumen de operaciones?· ¿Qué hardware y características de comunicaciones se requiere?· ¿Cuanto cuesta? Las características a considerar en la Adquisición de software son: flexibilidad, capacidades, previsión de auditorías, confiabilidad, contratos de software y apoyos del proveedor.Las áreas donde la flexibilidad es deseable son:· En el almacenamiento de datos.· En la producción de informes.· En la entrada de datos.· En la definición de parámetros.Capacidad· El tamaño máximo de cada registro medido en bytes.· El tamaño máximo de cada archivo medido en bytes.· El número de archivos que pueden estar activos simultáneamente.· Número archivos que pueden trabajar. Previsión de Auditoría y Confiabilidad· Seguir las transacciones para examinar datos intermedios.· Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los criterios.· Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos.Apoyos del proveedor · Frecuencia del mantenimiento.· Servicios que se incluyen en el pago.· Saber si se incrementa el costo del mantenimiento.· Horarios disponibles de servicio.· Saber si tienen servicio de emergencia.Contratos de SoftwareHay dos tipos de contratos:· Alquilar un paquete de Software y asignación de programación al cliente.· Dentro del contrato se estipula la propiedad y mantenimiento del software.
con el sistema de información. Costo Directo: Por ejemplo de utilización de papel, suministro de cintas, etc. Costo Indirecto: La calefacción, aire acondicionado, seguros, el espacio, etc. Beneficios Directos: Son aquellos que se consiguen como producto del sistema (Reportes ). Beneficios Indirectos: Se consiguen como un subproducto de otro sistema. ( Un sistema que da seguimiento a las solicitudes de ventas que realizan los clientes, proporciona información adicional sobre la competencia ).Clasificación del costo :· Costo de equipo.· Costos de Operación.· Costos de Personal.· Costos de Suministros y gastos varios.· Costos de Instalación.Colocación de un Centro de Cómputo
Los factores a considerar en la selección del lugar en el cual se colocará el Centro de Cómputo son :· Ruido.· Espacio Requerido.· Condiciones ambientales.· Acceso al Centro de Cómputo.· Selección del Área General :· Cercanía a usuarios potenciales.· Servicios de Seguridad.· Buenas vías de comunicación.· Suministro de energía confiable.· Buenos servicios de comunicación.· Rentas e impuestos atractivos.· Selección de un sitio específico :· Localización en partes elevadas como protección contra inundaciones. · Proximidad a servicios de transporte urbano o comercial. · Facilidad de acceso a los bancos de datos. · Proximidad a Aeropuertos.· Selección de un local o edificio específico : · Espacio adecuado para el equipo y personal ( tomando en cuenta una expansión ). · Ausencia de dificultades para la preparación del sitio. · Espacio adecuado para los equipos de aire acondicionado y de suministro de energía. · Posibilidad de colocar el centro de datos lejos de áreas que contengan materiales peligrosos.· Posibilidad de colocar un área o sala de espera para los visitantes del centro de cómputo.· Posibilidad de controlar el acceso.
· Instalación de misceláneas adecuadas. Condiciones Ambientales. · Instalaciones eléctricas : Es uno de los aspectos fundamentales que deben cuidarse cuando se va a diseñar el centro de cómputo ya que si no se efectúa un buen cálculo sobre la carga que se va a utilizar, esto nos ocasionaría serios problemas al utilizar el equipo. Por esto se requiere hacer un análisis sobre todos los equipos y dispositivos que se vayan a utilizar en el centro de cómputo como si fuesen a trabajar todos al mismo tiempo, así podremos obtener la carga máxima que se pudiera llegar a utilizar. Los equipos de cómputo son unos de los más sensibles a las variaciones de corriente eléctrica por lo tanto es necesario instalar equipos de protección.· Sistemas de flujo ( Suministro ) ininterrumpible : Se recibe un suministro normal para cargar baterías y se proporciona un suministro limpio cuando el suministro de energía comercial falla. Sirven para proporcionar energía temporal. · Acondicionadores de línea : Sirven para eliminar las variaciones de voltaje y el ruido eléctrico en grados variantes pero no almacenan energía eléctrica, lo que significa que no pueden contrarrestar
interrupciones en el suministro de electricidad. · Flujo de luminosidad : En las oficinas no es igual el número de luminosidad que se requiere, que en una casa, puesto que las actividades que se realizan son diferentes, se recomienda entre 50 y 75 candelas por pie cuadrado
. Adquisición de Hardware: Es muy común que se hagan compras de equipo por
costumbre o porque se recibe alguna recomendación, esto sucede porque no se tiene el conocimiento de las preguntas que debemos hacernos para poder elegir adecuadamente un equipo. Debemos considerar los siguientes puntos para la Adquisición de Hardware:· Determinación del tamaño y requerimientos de capacidad.· Evaluación y medición de la computadora.· Compatibilidad.· Factores financieros.· Mantenimiento y soporte técnico.Notas:· Existen muchas opciones que pueden elegirse al realizar una compra sin embargo deben considerarse las siguientes características: · Tamaño interno de la memoria.· Velocidad de procesamiento.· Número de canales para Entrada/Salida de datos y comunicaciones.· Tipos y números de dispositivos de almacenamiento.· Software que se proporciona y sistemas desarrollados disponibles.· Evaluación y medición de la computadora: Es común que se efectúen comparaciones entre los diferentes sistemas de cómputo basándonos en el desarrollo y desempeño real de los datos. Los datos de referencia son generados a través del empleo de programas sintéticos (es un programa que imita la carga de trabajo esperada y determina resultados), lo cual permite comparar contra
especificaciones técnicas. Los programas sintéticos se pueden correr prácticamente en cualquier tipo de ambiente y generalmente se toma como referencia:· Velocidad de procesamiento.· Tiempo de respuesta para envío y recepción de datos desde las terminales.
· Compatibilidad: Ocasionalmente por cuestiones económicas se considera factible la compra de equipo llamado compatible. La ventaja de este equipo es un menor costo que el original, pero debe tenerse cuidado con los siguientes puntos:· Nivel de calidad.· Desempeño igual al original.· Garantías.· Acuerdos de servicio.· Factores financieros: Existen las siguientes posibilidades de adquirir equipo de cómputo:· Por alquiler ó renta: Las ventajas son el que tenemos un alto nivel de flexibilidad, no se requieren pagos altos y elevados, y a corto plazo es más económico alquilar que comprar. Como desventajas podemos decir que a la larga puede resultar más costoso que comprar el equipo y además podemos tener limitaciones en cuanto a uso.· Por compra: Tiene como ventaja que puede pagarse a crédito en pagos predeterminados en períodos fijos, no necesariamente se tienen que efectuar pagos elevados y se puede disponer del equipo a la hora que se quiera. Tiene como desventajas que es una decisión irrevocable, que se requiere capital inicial mayor que en el caso anterior y el riesgo a la bsolescencia. · Mantenimiento y soporte técnico: Los puntos de mayor interés son:· Fuente de mantenimiento: Una vez que el sistema se ha entregado e instalado, existe un período de garantía en el cual la unidad de ventas que efectuó la operación tiene la responsabilidad del mantenimiento, después
de este tiempo el comprador puede adquirir mantenimiento de varias fuentes. · Términos de mantenimiento: El contrato puede redactarse de manera tal que cubra tanto la mano de obra como las piezas que se hayan necesitado en el mantenimiento, ó mano de obra y piezas por separado.· Servicio y respuesta: El apoyo de mantenimiento es útil si se encuentra disponible cuando se requiere. Dos puntos de interés son el tiempo de respuesta y las horas en las que se puede obtener el apoyo. Requisición de Software Una vez que conozcamos los requerimientos de los sistemas que vamos a desarrollar, debemos hacer una comparación entre todos los paquetes que cumplen con las condiciones que requerimos y así elegir el más apto. Preguntas que debo hacerme en cuanto a requerimientos de Software:
· ¿¿Qué transacciones y qué tipos de datos vamos a manejar?· ¿¿Qué reportes o salidas debe producir el sistema?· ¿¿Qué archivos y bases de datos se manejan en el sistema?
· ¿Cual es el volumen de datos a almacenar?· ¿Cual es el volumen de operaciones?· ¿Qué hardware y características de comunicaciones se requiere?· ¿Cuanto cuesta? Las características a considerar en la Adquisición de software son: flexibilidad, capacidades, previsión de auditorías, confiabilidad, contratos de software y apoyos del proveedor.Las áreas donde la flexibilidad es deseable son:· En el almacenamiento de datos.· En la producción de informes.· En la entrada de datos.· En la definición de parámetros.Capacidad· El tamaño máximo de cada registro medido en bytes.· El tamaño máximo de cada archivo medido en bytes.· El número de archivos que pueden estar activos simultáneamente.· Número archivos que pueden trabajar. Previsión de Auditoría y Confiabilidad· Seguir las transacciones para examinar datos intermedios.· Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los criterios.· Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos.Apoyos del proveedor · Frecuencia del mantenimiento.· Servicios que se incluyen en el pago.· Saber si se incrementa el costo del mantenimiento.· Horarios disponibles de servicio.· Saber si tienen servicio de emergencia.Contratos de SoftwareHay dos tipos de contratos:· Alquilar un paquete de Software y asignación de programación al cliente.· Dentro del contrato se estipula la propiedad y mantenimiento del software.