Planificación Estratégica y Operativa para el Éxito Empresarial

Planificación

Objetivos

Dar un sentido de orientación o una dirección a los esfuerzos. Los objetivos bien definidos, conocidos y planteados de un modo práctico, tienen fuerza motivadora en sí mismos. “Si no sabe qué rumbo tomar, ningún viento es bueno”.

Estructura Integrada

La armonización de los objetivos sugiere una cierta jerarquía entre ellos; cada objetivo subsidiario deberá contribuir a que se cumpla su inmediato superior.

Derrame de Objetivos

Significa que primero se definen los objetivos generales o principales y luego estos se van extendiendo hacia abajo.

Planificación Eficaz

Se basa en hechos, datos e informaciones reales y estimadas, pero no en emociones o deseos.

Importancia, Principios y Limitaciones de la Planificación

Especificar, mediante la planificación, las metas u objetivos de una empresa para un período determinado es lo primero que se define y sirve para orientar todas sus acciones hacia dicho objetivo. Estas medidas tienden a eliminar todo trabajo que no se encuadre o no sirva al logro de la meta. La planificación es económica al concentrar las acciones en un sentido definido. Otro elemento por el cual es importante planear es que se evitan o aminoran riesgos innecesarios.

• Otra razón por la que es importante la planificación reside en que permite el control de la marcha de la empresa; al establecer metas precisas, se puede comparar lo realizado con lo programado, determinando así las diferencias o desviaciones y sentando una base para aplicar medidas correctivas en la ejecución y en la propia planificación futura.
• La planificación facilita, además, la coordinación de las distintas funciones de la empresa en función de la concordancia con el plan general.

Principios

• Flexibilidad: La inflexibilidad de los planes atenta contra su efectividad.
• Compromiso: Los planes deben ser motivadores para lograr el compromiso de todos quienes intervienen en el proceso y así favorecer su cumplimiento.
• Contribución: Si los planes no están debidamente integrados y encaminados hacia un propósito central, a través de una cadena enlazada de objetivos, los esfuerzos de la acción se diseminan.

Precauciones

Críticas al sistema de planificación: Poca exactitud en relación con los resultados obtenidos. Dificultades propias que plantea la actividad de planificar, sobre todo si no hay bases estadísticas.

Tipología de Planes

• A. Metas u Objetivos: Un objetivo debe considerarse como un tipo básico de plan; se refiere a las actividades futuras y su formulación requiere de planeamiento.
• B. Programas: Las metas deben ser distribuidas en el tiempo, de modo que su logro resulte de un paulatino cumplimiento de metas parciales con una exacta dimensión del tiempo.
• C. Presupuesto: Los presupuestos se relacionan con aspectos financieros de gastos o ingresos.
• D. Políticas: Se refieren a las fronteras o límites dentro de los cuales deberá desenvolverse una acción.
• E. Procedimientos: Un procedimiento es un plan que describe la secuencia cronológica de las tareas necesarias para ejecutar un cierto trabajo u operación.
• F. Métodos: El método es de menor alcance que el procedimiento, ya que se refiere a una descripción detallada de cómo se realizará una labor específica.

Planificación Estratégica y Operativa

Planeación estratégica: Se refiere a un proceso de planificación a largo plazo que, por lo común, se origina en los niveles gerenciales de la empresa y considera todos los factores externos e internos que inciden en la formulación de planes de desarrollo macro.

Planeación operativa: Consiste en la formulación de compromisos (planes) específicos para aplicar las políticas que contribuyen al cumplimiento de los objetivos. Dichos compromisos se refieren al tiempo (programas), al dinero (presupuestos) y al trabajo (procedimientos y métodos).

Planeación política: Las políticas proporcionan lineamientos u orientaciones para la toma de decisiones y contribuyen a adoptar medidas que ayuden al cumplimiento de los objetivos.

Planeación adaptativa: Los planes deben adaptarse a las condiciones del medio. Si tales condiciones son relativamente estables, ello facilita la planificación, permitiendo planes detallados, inclusive, para el mediano y largo plazo. En cambio, la inestabilidad dificulta el proceso.

La planificación estratégica es una especie de declaración de intenciones serias, con visión de futuro, de dónde estamos y adónde queremos llegar de aquí a un tiempo. Su misión es prevenir amenazas y aprovechar oportunidades provenientes del medio externo, así como detectar debilidades y fortalezas que se esconden dentro del sistema.

El desarrollo de un pensamiento estratégico resulta clave en el éxito de una empresa o de los negocios, como el estandarte o la punta de la organización que se encarga de señalar el rumbo correcto.

Se deben responder cuatro preguntas claves: ¿Cuál es nuestra posición actual? ¿Si no hiciéramos nada diferente, dónde estaremos? ¿Dónde nos gustaría estar en el futuro? ¿Qué opciones podemos intentar al respecto?

Jerarquía de Objetivos

• Objetivos regulares: Son continuos, recurrentes, rutinarios, ordinarios, esenciales, cuantificables. Son los que aportan la cuota de estabilidad a través de metas corrientes, propias de toda empresa, vinculadas a su operación normal o regular.
• Objetivos de resolución de problemas: Son los restauradores, curativos, restablecedores. Conforman una categoría superior a los anteriores.
• Objetivos innovadores: Son los más difíciles, creadores, inventivos, de alto rendimiento. Cambian el carácter de la organización, fomentando su crecimiento y desarrollo.

Etapas de la Planificación

Dentro del proceso de planeamiento, es posible distinguir las siguientes etapas:

Determinación de objetivos - Recopilación de antecedentes - Análisis y clasificación de los antecedentes - Formulación de supuestos - Formulación de planes alternativos - Determinación del plan definitivo - Control de avance del plan.

Objetivos de la Empresa

Según Peter Drucker, los objetivos específicos de una empresa cualquiera son:

Posición en el mercado - Prestigio - Innovación - Tecnología de vanguardia - Productividad - Captación de recursos físicos y financieros - Altas utilidades - Rentabilidad - Responsabilidad social, etc.

Administración por Objetivos (APO)

Corresponde a un enfoque para la determinación de objetivos y metas a todos los niveles de la empresa y no solo en el plano de los objetivos superiores.

La APO hace hincapié en la participación de los subordinados en la fijación de metas dentro de la estructura establecida por el estamento organizativo o jerárquico superior. El enfoque ha derivado en un sistema formal, estructurado para desarrollar una red interconectada de objetivos, desde los más generales y elevados hasta los más detallados y específicos.

El enfoque tradicional supone que la tarea de fijar objetivos es propia de los niveles jerárquicos superiores.

Los subordinados los van recibiendo desde arriba, en una especie de cascada que representamos como el derrame de objetivos. La APO dice no a este método de imposición e incorpora en el proceso a los subalternos, de forma de obtener de ellos un mayor compromiso con las metas, lo que, vía motivación, contribuiría a un mejor desempeño y, por ende, a una más alta probabilidad de cumplimiento de esas metas.

Extras

Concepto y Factores de Organización

Organizar es determinar las funciones necesarias para lograr el objetivo, estableciendo la autoridad y asignando responsabilidad a las personas que tendrán a su cargo estas funciones.

La organización es el proceso de determinar las actividades y cargos necesarios dentro de la empresa, distribuyéndolos de acuerdo con las mejores relaciones funcionales, definiendo claramente la autoridad, responsabilidad y deberes de cada uno y asignándolos a individuos para que el esfuerzo global disponible pueda ser aplicado y coordinado eficientemente. La meta de la organización es ayudar a las personas a trabajar juntas y con eficiencia.

Este es el fundamento esencial de la organización, que se manifiesta en el principio de división del trabajo o especialización.

Etapas de la Organización

1. Determinación del objetivo
2. División del trabajo global en operaciones parciales (análisis)
3. Agrupación de las operaciones parciales en unidades administrativas (síntesis):
   Criterios de departamentalización
   La homogeneidad - La categoría de operativa - El producto - El territorio - El cliente - El proceso - El equipo de tareas
4. Definición de obligaciones y responsabilidades
5. Asignación de personal
6. Delegación de autoridad

Autoridad y Poder

• De recompensa
• Coercitivo
• Legítimo
• Referencial
• Experto o profesional

Principios de Organización

• División del trabajo
• Jerarquía
• Descentralización
• Uso de staff

Concepto de Dirección

La dirección corresponde a una actuación o ejecución que, de acuerdo con la estrategia y alternativa escogidas para realizar el plan (organización), nos conduzca al objetivo o meta que nos hemos planteado (planificación).

Se incluye en esta función el trabajo (la actuación) de todo el personal que conforma el equipo de personas de la empresa.

La dirección se asocia con las personas, con las relaciones entre ellas y con las distintas circunstancias que se plantean cuando hay un grupo que trabaja por obtener metas comunes.

La dirección, entonces, más que la actuación y ejecución en sí, consiste en hacer actuar a otros.

Comunicaciones

El medio de comunicación usado no es menos importante que la comunicación misma.

Si un jefe de personal sugiere, por teléfono, una nueva política de remuneraciones al gerente general, es seguro que no conseguirá motivarlo, no lo convencerá tan fácilmente, no logrará “venderle” la idea.

Cualquiera sea el medio de comunicación, es útil tener presente algunos principios elementales para comunicar:

• Saber muy bien lo que se requiere comunicar.
• Comunicar lo justo y necesario, ni más ni menos.
• Tener presente que, al difundirse la comunicación, esta puede sufrir alteraciones.
• Usar símbolos y elementos visuales cuando sea posible.
• Destinar tiempo a elegir y seleccionar la información a comunicar, antes de hacerlo.

Benchmarking: Es una técnica utilizada para medir el rendimiento de un sistema o componente del mismo, frecuentemente en comparación con el que se refiere específicamente a la acción de ejecutar un benchmark. La palabra benchmark es un anglicismo traducible al castellano como “comparativa”.