OyM tema 4,5,6
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Unidad 4 - Graficos secuenciales
Fluxograma.- Es una forma de representacion grafica utilizada para demostrar esquematicamente los pasos de un determinado proceso en una empresa estableciendo su secuencia cronologica. Pautas diseño fluxo.- Identificar el proceso, los sectores y documentos que intervienen en el proceso, y la descripcion del proceso. Signos fluxo.- Redondo (Accion u operacion), cuadrad (Control), flecha (Transporte o movimiento), triangulo (Archivo), la mitad derecha de un redondo (Demora o espera). Tipos de fluxo.- Vertical (Muestra dla sucecion cronologica de los pasos de un proceso), Horizontal (Se utiliza para mostrar los pasos de un proceso). Diagrama de flujos.- Muestra las secuencias de un determinado proceso y se utiliza tanto manual y/o electronico. Diagrama de Gantt.- Se utiliza para representar las secuencias del trabajo en un estudio de O&M.
Unidad 5 - Elaboracion y control de formularios
Formularios.- Son instrumentos destinados a codificar, transmitir, comunicar, recibir y conservar cualquier tipo de datos en una organizacion. Diseño de formularios.- Determinacion de los objetivos del formulario (Justificar su creacion), especificacion de las funciones a ser cumplidas por el formulario (La funcion del formulario y mejor si tiene mas de una), determinacion de su contenido (Conjunto de datos que consta el formulario), la redaccion del texto (Brevedad; terminos claros y faciles; facilitar la infromacion; aceptacion de los usuarios; colocacion del nombre, direccion y logotipo dela empresa; numeracion individual y correlativa; titulo adecuado; numeracion generica o codigo; registro de la serie y de la fecha de impresion), el diseño del formulario (Disposicion de los titulos y de los espacios a ser llenados), la adecuacion al procedimiento (Que se base segun el procedimiento), la determinacion de la cantidad de copias (Se determina segun el numero de personas que deberan utilizarlo),
el formato (Se refiere al tamaño o las medidas del formulario), las consideraciones del orden fisico del papel (las medidas; el tipo y calidad del papel; los colores a ser utilizados; el tipo de letra y color de tinta a ser utliizados; la impresion del formulario; la forma de presentacion; archivo los originales de cada formulario). Objetivos o usos de los formularios.- Comunicar, tomar nota, autorizar,certificar, remitir, ordenar y controlar. Formulario especiales.- Son aquellos que son preparados para cierto tipo de trabajo y presentan caracteristicas fisicas fuera de lo tradicional. Ej: formularios que se transforman en sobre, formularios continuos confeccionados en tiras utilizado mas por el uso de la tecnologia informatica. Control de formularios.- Los principales objetivos son : suprimir los formularios innecesarios; estandarizar medidas; eleborar formularios mediante tecnicas cientificas; lograr economia en la produccion, distribucion y utilizacion de los formularios; realizar analisis periodicos de los formularios; lograr funcionalidad y practicidad. Unidad 6 - Manuales administrativos Concepto.- Es un documento que contine un conjunto de informaciones e instrucciones sobre objetivos, politicas, estructura organizacional, funciones, etc. de una organizacion. que sirve como instrumento de referencia y consulta. Tipos de manuales.- Manual de politicas (Especifica la forma de proceder y los limites para realizar los procesos), manual de estructura organizacional (contiene informacion general sobre la division del trabajo asi como el grado de diferenciacion, integracion y relaciones entre los distintos sectores o dependencias de una organizacion), manual de organizacion y funciones (establece la organizacion formal de una empresa. Que, con, donde, cuando), manual de procesos o procedimientos operacionales (contiene normas generales y especificas, con indicacion de las secuencias de las acciones o pasos a seguir para la realizacion de determinados trabajos).
el formato (Se refiere al tamaño o las medidas del formulario), las consideraciones del orden fisico del papel (las medidas; el tipo y calidad del papel; los colores a ser utilizados; el tipo de letra y color de tinta a ser utliizados; la impresion del formulario; la forma de presentacion; archivo los originales de cada formulario). Objetivos o usos de los formularios.- Comunicar, tomar nota, autorizar,certificar, remitir, ordenar y controlar. Formulario especiales.- Son aquellos que son preparados para cierto tipo de trabajo y presentan caracteristicas fisicas fuera de lo tradicional. Ej: formularios que se transforman en sobre, formularios continuos confeccionados en tiras utilizado mas por el uso de la tecnologia informatica. Control de formularios.- Los principales objetivos son : suprimir los formularios innecesarios; estandarizar medidas; eleborar formularios mediante tecnicas cientificas; lograr economia en la produccion, distribucion y utilizacion de los formularios; realizar analisis periodicos de los formularios; lograr funcionalidad y practicidad. Unidad 6 - Manuales administrativos Concepto.- Es un documento que contine un conjunto de informaciones e instrucciones sobre objetivos, politicas, estructura organizacional, funciones, etc. de una organizacion. que sirve como instrumento de referencia y consulta. Tipos de manuales.- Manual de politicas (Especifica la forma de proceder y los limites para realizar los procesos), manual de estructura organizacional (contiene informacion general sobre la division del trabajo asi como el grado de diferenciacion, integracion y relaciones entre los distintos sectores o dependencias de una organizacion), manual de organizacion y funciones (establece la organizacion formal de una empresa. Que, con, donde, cuando), manual de procesos o procedimientos operacionales (contiene normas generales y especificas, con indicacion de las secuencias de las acciones o pasos a seguir para la realizacion de determinados trabajos).